Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. Даже если человек в данный момент не работает, ему может потребоваться заверенная копия этой книжки: для получения пенсии, оформления социальных выплат, подачи в органы опеки, при получении кредита, при переезде в другой регион и во многих других ситуациях. В статье подробно рассматриваются правовые основания, порядок получения и оформления заверенной копии, а также типичные ошибки, которые допускают как работники, так и работодатели.

Содержание

1. Правовая база
2. Кто имеет право запросить копию
3. Зачем нужна заверенная копия для неработающего
4. Пошаговый порядок получения копии
5. Образцы заявлений и форм
6. Электронная трудовая книжка: как получить копию
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Оформление и выдача заверенных копий трудовых книжек регулируются несколькими нормативными актами:

• Статья 62 Трудового кодекса РФ – работодатель обязан выдавать копию трудовой книжки, заверенную подписью и печатью.
• Письмо Минтруда РФ от № 4412-ВЯ «О порядке применения Постановления Правительства РФ от № 175» – уточняет требования к прошивке, нумерации и опломбированию копий.
• Письмо Роструда от № ПГ/9518‑6‑1 – подтверждает обязанность работодателя выдавать надлежащим образом заверенные копии.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – устанавливает требования к оформлению копий официальных документов (подпись, печать, отметка «Копия верна»).
• Указ Президиума Верховного Суда СССР от № 9779‑X – исторический прецедент, в котором уже прописаны требования к заверению копий.

Все эти документы согласованы между собой, поэтому при оформлении копии необходимо соблюдать их совокупные требования.

Кто имеет право запросить копию

Запросить заверенную копию трудовой книжки может любой гражданин, который:

• Был официально трудоустроен (т. е. в его трудовой книжке есть записи о работе).
• Не является текущим сотрудником организации (неработающий), но нуждается в подтверждении стажа.
• Имеет законный интерес (пенсия, социальные выплаты, судебные разбирательства, оформление наследства и т.п.).

Важно: без письменного заявления работника работодатель не имеет права выдавать копию. Исключения возможны только по решению суда или в случае, когда копия требуется органу государственной власти в рамках их полномочий.

Зачем нужна заверенная копия для неработающего

Ниже перечислены наиболее типичные ситуации, в которых требуется именно заверенная копия трудовой книжки:

• Оформление пенсии (государственная, военная, по инвалидности) – копия подтверждает стаж и периоды работы;
• Получение социальных выплат (пособие по безработице, выплаты по беременности и родам, единовременная выплата при увольнении).
• Подтверждение стажа при переоформлении пенсионного страхования в другой регион.
• Судебные разбирательства – доказательство факта трудоустройства и условий труда.
• Оформление кредитов и ипотеки – банки часто требуют подтверждения стабильного дохода за прошлый период.
• Получение доплаты к государственной пенсии – копия должна быть прошита, пронумерована и опломбирована (письмо Минтруда 2001 г.)

Пошаговый порядок получения заверенной копии

Шаг 1. Подготовка заявления

Сотрудник (незанятый) направляет работодателю письменное заявление. Образец заявления приведён в разделе «Образцы заявлений». В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения, ИНН (при наличии);
• Наименование организации, её ИНН и ОГРН;
• Точная формулировка запроса: «выдать заверенную копию трудовой книжки»;
• Цель получения копии (например, «для подачи заявления о назначении пенсии»);
• Подпись и дата.

Шаг 2. Проверка оригинала

Работодатель проверяет оригинал трудовой книжки, сравнивает записи с внутренними реестрами и убеждается, что все листы присутствуют.

Шаг 3. Создание копии

Копируются все листы книжки, включая оборотную часть и листы с отметками о переводах. При копировании следует соблюдать следующее:

• Качество печати – не менее 300 dpi;
• Все страницы должны быть в том же порядке, что и в оригинале;
• Если копия делается на бумаге формата А5, следует использовать тот же формат, что и оригинал.

Шаг 4. Прошивка, нумерация и опломбирование

Согласно письму Минтруда от 2001 г., если копия требуется для государственных целей (например, доплата к пенсии), необходимо:

1. Прошить все листы в одну книжку (скрепка или клей).
2. Пронумеровать листы от первого до последнего (номер ставится в правом нижнем углу).
3. Опломбировать (наклеить печать‑наклейку) «Копия верна», подпись и печать работодателя.

Шаг 5. Заверение

На первом и последнем листе копии ставится отметка:

«Копия верна» – подпись уполномоченного лица – печать организации

Подпись должна быть читаемой, печать – действующей.

Шаг 6. Передача копии

Готовую заверенную копию передают сотруднику лично (под распиской) либо отправляют заказным письмом с описью вложения.

Образцы заявлений и форм

Образец заявления сотрудника

Заявление
 
 Иванов Иван Иванович
 
 ИНН 770123456789
 Адрес: г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5
 
 Руководителю ООО «Ромашка»
 123456, г. Москва, ул. Ленина, д.20
 
 Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (все листы) в связи с необходимостью подачи документов
 на назначение государственной пенсии.
 
 _______________________/И.И. Иванов
 «__» __________ 2026 г.

Образец отметки «Копия верна»

На первом листе (и последнем) печатается следующая надпись:

Копия верна
_______________________
(подпись уполномоченного лица)
Печать организации

Форма заявки в отдел кадров (для работодателя)

Копия трудовой книжки в электронном виде

С 2024 года в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Получить её копию может как работающий, так и неработающий гражданин, при условии, что он был зафиксирован в системе ранее.

Порядок получения электронной копии

1. Обратиться в Госуслуги через личный кабинет.
2. Выбрать услугу «Получить копию электронной трудовой книжки».
3. Заполнить форму запроса (указать цель, загрузить скан паспорта).
4. Подтвердить запрос через СМС‑код или электронную подпись.
5. Скачать готовый PDF‑документ, который уже содержит электронную подпись уполномоченного лица (Министерства труда).

Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, однако в некоторых случаях (например, при подаче в суд) может потребоваться распечатка и заверение печатью организации‑работодателя.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие прошивки и нумерации. При подаче в органы, требующие официальную копию, такой документ будет отклонён.
• Неполный набор листов. Копия должна включать каждый лист оригинала, включая оборотную часть и листы с отметками о переводах.
• Отсутствие подписи и печати на первом и последнем листе. По закону подпись и печать обязательны именно на этих листах.
• Неиспользование ГОСТ‑р 7.0.97‑2016. Неправильный шрифт, отсутствие отметки «Копия верна» – документ считается недействительным.
• Отсутствие заявления от работника. Работодатель не имеет права выдавать копию без письменного запроса.
• Неправильный способ опломбирования. Обычная скотч‑лента не считается опломбированием; требуется специальная пломба‑наклейка с надписью «Копия верна».

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется использовать готовые шаблоны (см. раздел Образцы) и проверять готовый документ по чек‑листу:

1. Все листы скопированы?
2. Копия прошита и пронумерована?
3. На первом и последнем листе есть подпись и печать?
4. Опломбирована ли копия?
5. Сохранена ли оригинальная трудовая книжка у работодателя?

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить заверенную копию, если я уволился более 5 лет назад?

Да. По статье 62 ТК работодатель обязан выдать копию в течение 5 рабочих дней с момента получения письменного запроса, независимо от срока увольнения.

Вопрос: Нужно ли платить за копию?

Согласно нормативным актам, выдача копии трудовой книжки является бесплатной услугой работодателя. Платить могут только за услуги сторонних копировальных центров, если работодатель использует их.

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?

Сначала направьте письменный запрос с требованием в установленный срок (5 дней). Если ответ отрицательный, подайте жалобу в Госуслуги или в инспекцию по труду.

Вопрос: Можно ли заверить копию самостоятельно?

Нет. Заверять копию может только уполномоченный представитель организации (директор, главный бухгалтер) либо нотариус, если копию запрашивает не работодатель, а третье лицо.

Вопрос: Как оформить копию для подачи в суд?

Для суда требуется:

• Полностью прошитую и пронумерованную копию;
• Отметку «Копия верна» с подписью и печатью;
• Приложить к копии заявление о её использовании в судебном деле.

Заверенная копия трудовой книжки – важный документ, который нужен не только работающим, но и тем, кто временно не имеет места работы. Соблюдение правовых требований (ст. 62 ТК, письма Минтруда и Роструда, ГОСТ Р 7.0.97‑2016) гарантирует, что копия будет принята в любых государственных и частных инстанциях.

Следуйте описанному в статье пошаговому алгоритму, используйте готовые образцы заявлений и не забывайте про правильную прошивку и опломбирование. При этом помните, что электронная трудовая книжка открывает новые возможности для получения копий в цифровом виде, что экономит время и упрощает процесс.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому делу или в отдел кадров вашего бывшего работодателя – они обязаны помочь вам в получении заверенной копии.