В современном мире трудовая книжка остаётся одним из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника; Часто требуется не только оригинал, но и его копия, заверенная работодателем. Такая копия может понадобиться при получении кредита, оформлении визы, поступлении в учебные заведения, а также при смене места работы.
Что такое копия трудовой книжки, заверенная работодателем?
Копия трудовой книжки – это точная копия оригинала, сделанная по фотокопировальному аппарату или в электронном виде. Заверение работодателя подтверждает, что копия соответствует оригиналу и не была изменена. Заверение обычно оформляется печатью, штампом и подписью уполномоченного лица.
Юридическая база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 62: сотрудник имеет право получить копию любого документа, касающегося его трудовой деятельности.
- ГОСТ 2.301-2011 «Копии документов» – требования к оформлению копий.
- Положение о ведении трудовых книжек – порядок выдачи копий и выписок.
Когда и зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?
- Переход на новый трудовой договор.
- Получение кредита или ипотеки.
- Поступление в вуз, колледж или на стажировку.
- Проверка квалификации при работе в госструктуре.
- Внутренние проверки и аудит в компании.
Как оформить заявление на получение копии?
Для получения копии необходимо подать письменное заявление в отдел кадров. В заявлении должны быть указаны:
- ФИО сотрудника.
- Должность и отдел.
- Дата рождения.
- Номер и дата выдачи оригинала трудовой книжки.
- Цель получения копии.
- Срок, в течение которого копия нужна.
- Контактные данные (телефон, e‑mail).
После подачи заявления работодатель оформляет копию и ставит подпись с расшифровкой должности, печатью и датой заверения.
Пример заявления (шаблон)
Заявление Я, ФИО сотрудника, работник отдела название отдела в компании ООО "Название", прошу выдать мне заверенную работодателем копию трудовой книжки. Данные сотрудника: - ФИО: ФИО - Должность: Должность - Отдел: Отдел - Дата рождения: дд.мм.гггг - Номер трудовой книжки: № - Дата выдачи оригинала: дд.мм.гггг Цель получения копии: указать цель (например, оформление кредита, поступление в вуз и т.д.) Срок получения: указать срок (например, до ) Контактные данные: - Телефон: +7 (XXX) XXX-XX-XX - E‑mail: email@example.com Подпись: ______________________
Как правильно заверить копию?
В 2026 году требования к заверению копии трудовой книжки не изменились, но важно соблюдать несколько ключевых моментов:
- Печать/штамп работодателя – должен быть официальным, с надписью «ООО «Название»» и подписью уполномоченного лица.
- Подпись – подпись лица, заверяющего, с расшифровкой должности (например, «Директор по персоналу»).
- Дата – точная дата заверения.
- Номер дела – если оригинал хранится в сейфе, укажите: «Подлинник находится в сейфе отдела кадров ООО «Название»».
- Текст заверения – можно использовать стандартный шаблон: «Верно».
Пример текста заверения
«Верно, подтверждено печатью и подписью руководителя отдела кадров ООО «Название»»
Сроки выдачи и порядок работы с копией
- Срок выдачи копии – в течение 3 дней после подачи заявления.
- Копия может быть оформлена в бумажном виде или в виде электронного файла (формы СТД‑Р).
- При выдаче копии сотрудник может получить расписку о получении оригинала, если это требуется.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить копию без письменного заявления? – Нет, для соблюдения законодательства требуется письменное заявление.
- Кто может заверять копию? – Лицо, уполномоченное работодателем (директор, начальник отдела кадров, бухгалтер).
- Нужна ли доверенность? – Если копию заверяет лицо, не являющееся сотрудником компании, требуется приказ/доверенность.
- Можно ли получить копию в электронном виде? – Да, в форме СТД‑Р, но она должна быть заверена печатью и подписью.
Получение заверенной копии трудовой книжки – это простая процедура, но она требует соблюдения формальных требований. Главное – правильно оформить заявление, убедиться, что копия заверена официальной печатью и подписью, а также указать место хранения оригинала. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужный документ.
Если у вас возникнут вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей компании – они всегда готовы помочь с оформлением.