Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовую историю сотрудника. Иногда работнику (или другому лицу) требуется заверенная копия этой книжки: для оформления визы‚ получения кредита‚ подачи в суд и т.п. В статье подробно рассматривается‚ какие правовые нормы регулируют процесс заверения‚ какие документы нужны‚ как правильно оформить штамп и подпись‚ а также типичные ошибки‚ которых следует избегать.

Содержание

1. Правовая база: что говорит Трудовой кодекс и ГОСТ
2. Кто может запросить заверенную копию
3. Сроки предоставления
4. Образец заявления работника
5. Порядок заверения копии трудовой книжки
6. Как оформить штамп «Верно» и что в нём должно быть
7. Частые ошибки при заверении
8. Вопросы и ответы

Правовая база

• Статья 62 Трудового кодекса РФ (часть 1) – работник имеет право запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки. Работодатель обязан предоставить её бесплатно в течение трех рабочих дней после получения заявления.
• Заверению подлежат только листы‚ содержащие записи (например‚ о приёме‚ увольнении‚ переводе). Пустые листы заверять не требуется.
• Требования к оформлению копий регулируются ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (утверждён приказом Росстандарта от ). В частности‚ в пункте 5.26 ГОСТа указано‚ что печать не должна перекрывать подпись ответственного лица.

Кто может запросить заверенную копию

Заявление может подать:

• Сам работник (по собственному желанию);
• Лицо‚ действующее в интересах работника (например‚ законный представитель‚ доверенное лицо).
• Орган‚ которому требуется копия (виза‑центр‚ банк‚ суд) – только по письменному запросу от работника.

Без письменного заявления работодатель копию не выдаёт.

Сроки предоставления

Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. Если копия состоит из нескольких листов‚ все листы должны быть:

1. Пронумерованы последовательно;
2. Сшиты (скреплены) и опломбированы (наклейка «Опломбировано»).

Образец заявления работника

Заявление
о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ 
дата рождения: ‚
паспорт: 1234 567890‚ выдан «» г. 
проживающий по адресу: г. Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 10‚ кв. 5‚

прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (листов ___–___) в соответствии со ст. 62 ТК РФ.
Приложения:
Копия паспорта.
Согласие (если копию запрашивает доверенное лицо).

Заявление подписывается работником (или его представителем) и подаётся в отдел кадров.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Подготовка копий

• Сделайте копию только тех листов‚ где есть записи.
• Пронумеруйте листы в правом нижнем углу (1‚ 2‚ 3 …).
• Сшейте листы в один блок (скрепка‚ скотч или клей).
• Опломбируйте блок специальной наклейкой «Опломбировано» (не перекрывая подпись).

Оформление штампа

Для ускорения процесса можно изготовить штамп с постоянной информацией:

• Надпись «Верно» (цвет – чёрный).
• Место хранения оригинала (например‚ «Хранилище кадровой службы»).
• Должность заверяющего лица (например‚ «Начальник отдела кадров»).
• ФИО заверяющего (можно оставить пустым‚ чтобы подписать вручную).

Штамп ставится слева от подписи‚ но так‚ чтобы не закрывать её (см. п. 5.26 ГОСТа).

Подпись и расшифровка

1. Подпись лица‚ заверяющего копию (рукописная).
2. Подпись сопровождается расшифровкой (ФИО‚ должность‚ контактный телефон).
3. Указывают дату заверения (полный формат: «»).

Лист №	Подпись	Расшифровка	Дата	Штамп
1	____________________	Иванов Петр Сергеевич‚ начальник отдела кадров

Передача копии работнику

После заверения копию выдают работнику под расписку. В расписке фиксируется‚ что копия получена в полном комплекте и без повреждений.

Как оформить штамп «Верно»

Штамп может быть изготовлен в любой типографии. Рекомендуемый набор полей:

• Верно
• Место хранения оригинала (например‚ «Кадровый архив»)
• Должность («Начальник отдела кадров»)
• ФИО (оставить пустым для подписи)

Пример макета штампа:

+--------------------------------------+
| Верно |
| Хранилище: Кадровый архив |
| Должность: Начальник отдела кадров |
| ФИО: _______________________________ |
+--------------------------------------+

Важно‚ чтобы штамп не перекрывал подпись и не закрывал номер листа.

Частые ошибки при заверении копий трудовой книжки

• Отсутствие письменного заявления. Без него работодатель не имеет права выдавать копию.
• Заверение пустых листов. По закону заверяются только листы с записями.
• Неправильное расположение печати. Печать не должна закрывать подпись (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
• Отсутствие нумерации. При отсутствии последовательной нумерации копию могут отклонить.
• Неопломбированный комплект. Если копия состоит из нескольких листов‚ отсутствие опломбирования считается нарушением.
• Слишком мелкая подпись. Подпись должна быть разборчива‚ толщиной не менее 0‚5 мм.
• Отсутствие даты заверения. Дата обязательна – без неё копию нельзя считать заверенной.

Вопросы и ответы

Нужно ли платить за заверенную копию?

Нет. Трудовой кодекс предписывает бесплатную выдачу копии в течение трёх рабочих дней.

Можно ли заверить копию электронным способом?

Да‚ если копия оформлена в виде электронного документа и подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП) Фонда социального страхования; В этом случае дополнительное заверение работодателем не требуется.

Что делать‚ если оригинал трудовой книжки находится у бывшего работодателя?

Тогда работник обращается к бывшему работодателю с тем же заявлением. По закону он обязан предоставить заверенную копию в течение трёх рабочих дней.

Как оформить заверение‚ если копия состоит из более чем 10 листов?

Разделите комплект на несколько блоков‚ каждый из которых пронумерован и опломбирован отдельно. На каждый блок ставьте отдельный штамп и подпись.

Можно ли использовать обычный офисный клей вместо опломбирующей наклейки?

Нет. По ГОСТу требуется специальная опломбирующая наклейка‚ чтобы обеспечить целостность комплекта.

Верное заверение копии трудовой книжки – это сочетание соблюдения правовых требований (ст. 62 ТК РФ‚ ГОСТ Р 7.0.97‑2016) и правильного оформления документов (заявление‚ штамп‚ подпись‚ нумерация‚ опломбирование). Следуя описанному порядку‚ вы избежите типичных ошибок и сможете быстро предоставить работнику нужный документ.

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ вы всегда можете обратиться в отдел кадров вашего предприятия или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.