В современной практике кадрового и бухгалтерского учета заверенная работодателем копия трудовой книжки становится одним из самых востребованных документов. Она требуется для получения кредитов, оформления пенсий, участия в конкурсах, переезда за границу, трудоустройства в новой организации и многих других официальных процедур. В этой статье вы найдете исчерпывающую информацию о том, как правильно сделать, заверить и выдать копию трудовой книжки, а также образец заполнения и юридические основания для этого действия.

Почему нужна заверенная копия трудовой книжки?

Оригинал трудовой книжки, согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, хранится у работодателя, если сотрудник трудоустроен. Однако работник имеет полное право на получение копии любого документа, связанного с его трудовой деятельностью — в т.ч. и трудовой книжки. Это закреплено в части 1 статьи 62 ТК РФ.

Заверенная копия необходима, потому что:

• Она подтверждает достоверность информации о трудовом стаже, должности, наградах и увольнениях;
• Без печати и подписи копия не имеет юридической силы;
• Многие государственные и коммерческие структуры (банки, ПФР, загс, вузы, миграционные службы) требуют именно заверенный документ.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

Заверить копию трудовой книжки может только:

• Руководитель организации — генеральный директор, директор, глава;
• Уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя — как правило, это кадровик, секретарь, бухгалтер по кадрам.

Важно! Лицо, заверяющее копию, должно быть официально назначено на эту обязанность внутренним документом организации. Иначе заверение может быть признано недействительным.

Как правильно сделать копию трудовой книжки?

Процесс подготовки копии состоит из нескольких обязательных этапов:

Шаг 1: Получение письменного заявления от сотрудника

Работодатель не вправе выдавать копию трудовой книжки без письменного заявления работника. Заявление можно подать в произвольной форме, но желательно указать:

• ФИО сотрудника;
• Табельный номер (если есть);
• Цель получения копии (например, «для предоставления в банк»);
• Дата и подпись.

Шаг 2: Подготовка копии

Копия должна быть точной и полной:

• Скопированы все страницы трудовой книжки — включая ьный лист, листы с записями о приеме, переводах, увольнениях и наградах, а также обратные стороны;
• Не допускается обрезание, срезание или частичное копирование;
• Копия должна быть читаемой, без размытых или пропущенных фрагментов;
• Если трудовая книжка электронная — выдается форма СТД-Р (формат, утвержденный Приказом Минтруда РФ от № 585н).

Шаг 3: Заверение копии

Это самый важный этап. Неверно заверенная копия не будет принята ни одним учреждением. Ниже — строгий алгоритм заверения:

1. Скрепление — все листы копии должны быть прошиты ниткой (обычно 3-4 отверстия) и пронумерованы по порядку.
2. Надпись на обороте последнего листа:

   «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов»

   На месте пропуска указывается общее количество листов (например, «12»).

3. Подпись и расшифровка — лицо, заверяющее копию, ставит:
   • Личную подпись;
   • Расшифровку подписи (ФИО полностью);
   • Должность (например, «Начальник отдела кадров»);
   • Дата заверения (число, месяц, год).
4. Печать организации — обязательна! Печать должна быть наложена так, чтобы:
   • Часть оттиска заходила на подпись и расшифровку;
   • Часть оттиска заходила на нитку прошивки (это подтверждает, что документ не был подменен).

Пример заверения (образец):

На обороте последнего листа копии:

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 14 листов.

___________________ /И;И. Иванов/

Начальник отдела кадров

«23» мая 2026 г.

Важно! Печать должна быть официальной, с полным наименованием организации, ОГРН, ИНН. Штампы «для копий» или «для справок» не заменяют печать организации!

Сроки выдачи копии

Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления.

Пропуск срока — нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

Копия электронной трудовой книжки

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки. В этом случае:

• Работник может запросить выписку в форме СТД-Р;
• Выписка формируется через личный кабинет на сайте ПФР или через работодателя;
• Работодатель выдает распечатанную версию СТД-Р с печатью и подписью, также в течение 3 рабочих дней.

Важно! Электронная трудовая книжка не имеет бумажного оригинала, поэтому выписка СТД-Р — это единственный юридически значимый документ, подтверждающий трудовой стаж.

Частые ошибки при заверении

Вот типичные ошибки, из-за которых копию могут отказать принять:

• Отсутствие печати или печать не заходит на подпись/прошивку;
• Подпись поставлена без расшифровки;
• Не указаны дата и должность;
• Скопированы не все страницы (например, пропущен лист с наградами);
• Использованы цветные или размытые копии;
• Заверение выполнено неуполномоченным лицом (например, обычным бухгалтером без приказа);
• Отсутствует заявление от работника.

Можно ли отказаться выдать копию?

Нет, работодатель не имеет права отказаться! Отказ — это нарушение статьи 62 ТК РФ. Работник может:

• Подать жалобу в трудовую инспекцию (Роструд);
• Обратиться в прокуратуру;
• Подать иск в суд о принудительном предоставлении документа.

Кроме того, копия предоставляется бесплатно. Работодатель не вправе требовать оплату за выдачу копии трудовой книжки.

Чтобы копия трудовой книжки была юридически значимой, запомните эти 5 правил:

1. Только письменное заявление — без него копию не выдадут.
2. Полная копия — все страницы, включая обороты.
3. Прошивка и нумерация, обязательны для предотвращения подмены.
4. Подпись + расшифровка + должность + дата — без этого — недействительно.
5. Печать организации — должна заходить на подпись и прошивку.

Соблюдение этих требований гарантирует, что копия будет принята в любом учреждении — от банка до загса. Не экономьте на деталях: одна ошибка может привести к отказу в кредите, пенсии или трудоустройстве.

Помните: Заверенная копия трудовой книжки, это не просто бумажка. Это официальное подтверждение вашей трудовой биографии. И работодатель несет за нее юридическую ответственность.

Если вы — работник — требуйте документ в срок. Если вы — кадровик — делайте это правильно. Вместе мы обеспечиваем законность и прозрачность трудовых отношений.