Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий стаж и условия работы. Иногда работнику (или организации) требуется предоставить заверенную копию этой книжки: в банк‚ в суд‚ при получении государственных льгот и т.п. Оформление текста заверения регулируется нормативными актами и ГОСТ‑ом‚ а также локальными инструкциями работодателя.

Правовая база

• Инструкция о порядке заверения трудовых книжек (утверждена Минтрудом России 25 ноября 2019 г.) – основной документ‚ определяющий порядок и форму заверения.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – правила подготовки и оформления документов‚ используемых в делопроизводстве.
• Локальные нормативные акты организации (приказ‚ регламент HR‑отдела).

Когда и зачем нужна заверенная копия трудовой книжки

Копию трудовой книжки могут потребовать:

1. Банки (для получения кредита‚ ипотеки).
2. Госорганы (при оформлении пенсии‚ соцльгот).
3. Суд (в рамках трудовых споров).
4. Новые работодатели (при проверке стажа).

Кто имеет право заверять копию

Заверять копию трудовой книжки может только лицо‚ уполномоченное организацией:

• директор (или его заместитель);
• начальник отдела кадров;
• уполномоченный сотрудник HR‚ имеющий печать организации.

Заверять копию может только в пределах своих полномочий. Заверение «лицом‚ не имеющим полномочий»‚ а также с изношенной печатью считается недействительным (см. пример из 2024‑го года).

Обязательные элементы текста заверения

Согласно Инструкции Минтруда и ГОСТ‑у‚ на каждой странице копии‚ если копия предоставляется в виде отдельных листов‚ должны присутствовать следующие реквизиты:

Образцы текста заверения

Образец для полной копии (все листы в одной связке)

Копия верна
ФИО уполномоченного лица: ________________________
Должность: ________________________
Подпись: ________________________ (расшифровка)
Печать организации

Образец для отдельных листов (каждый лист)

Копия верна
ФИО: ________________________
Должность: ________________________
Подпись: ________________________ (расшифровка)
Печать

Образец заверения в заявлении работника

Если работник подаёт заявление о выдаче заверенной копии‚ в заявлении обычно указывается цель получения копии:

Заявление
Я‚ ______________________ (ФИО)‚ прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в ______________________ (наименование организации/банка). 
Подпись работника: ________________________

Пошаговая инструкция оформления заверенной копии

1. Подготовка оригинала – убедитесь‚ что оригинальная трудовая книжка полностью заполнена‚ без ошибок и повреждений.
2. Сделайте копию – используйте копировальный аппарат с высоким разрешением (не менее 300 dpi). Копию следует прошить и пронумеровать в том же порядке‚ что и оригинал.
3. Заполните текст заверения – используйте один из образцов (см. раздел 5). Печатайте или пишите от руки‚ но разборчиво.
4. Поставьте печать – печать должна быть чёткой‚ без искажений‚ размещённой под текстом‚ а не поверх записей.
5. Подпишите документ – подпись должна соответствовать подписи в штатном расписании‚ с расшифровкой.
6. Укажите количество листов – если копия состоит из нескольких листов‚ укажите «Всего прошито‚ пронумеровано и заверено ___ листов».
7. Сохраните оригинал – оригинальная трудовая книжка остаётся в отделе кадров‚ а копия передаётся работнику.

Часто встречающиеся ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи или её неразборчивость – всегда проверяйте‚ чтобы подпись была чёткой и имела расшифровку.
• Печать размещена поверх текста – печать должна стоять ниже текста‚ иначе запись может стать нечитаемой.
• Неправильная дата – указывайте реальную дату заверения‚ а не дату составления копии.
• Отсутствие надписи «Копия верна» – без этой надписи копия считается неполноценной.
• Заверение лицом без полномочий – убедитесь‚ что подпись принадлежит руководителю отдела кадров или директору.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

Нужно ли заверять каждую страницу отдельной надписью?

Если копия предоставляется в виде отдельного листа (не прошитого)‚ то на каждой странице должна быть надпись «Копия верна»‚ подпись‚ дата и печать. Если же листы прошиты в единую связку‚ достаточно одной надписи на последнем листе.

Можно ли заверить копию с исправлениями в оригинале?

Нет. Согласно рекомендациям Современного предпринимателя (2026 г.)‚ заверять копию с исправлениями запрещено. В случае исправлений оригинал должен быть заменён‚ а новая копия заверяется заново.

Как оформить заверение‚ если оригинал находится в архиве?

В таком случае в тексте заверения указывается место хранения оригинала‚ например: «Оригинал хранится в архиве отдела кадров‚ 2‑й этаж‚ кабинет 215».

Нужно ли указывать цель получения копии в тексте заверения?

Не обязательно‚ но в заявлении работника цель указывается. В самом заверении достаточно указать‚ что копия соответствует оригиналу.

Пример полного пакета документов

Для подачи в банк (пример) понадобится:

1. Заявление работника (см. 5.3).
2. Заверенная копия трудовой книжки (полный комплект листов с надписями).
3. Справка из отдела кадров о стаже (при необходимости).

Оформление текста заверения трудовой книжки – процесс‚ требующий внимательности к деталям: правильная надпись‚ подпись‚ дата‚ печать и соответствие локальным нормативным актам. Следуя приведённым образцам и пошаговой инструкции‚ вы сможете подготовить документ‚ который будет принят любой государственной или банковской структурой без замечаний.

Дата актуализации:  г.