Трудовая книжка – это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В современных условиях работодатели часто вынуждены выдавать копии трудовых книжек сотрудникам‚ а также сторонним организациям (банкам‚ пенсионным фондам‚ госслужбам). Чтобы такая копия имела юридическую силу‚ её необходимо заверить в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия – это точная копия оригинала‚ в которой каждая страница подтверждена надписью «Верно» (или «Копия верна») и штампом‚ указывающим‚ что копия соответствует подлиннику. Важным элементом является указание места хранения оригинала‚ чтобы получатель мог убедиться в его наличии.

Правовые основания

• Статья 62 Трудового кодекса РФ – порядок выдачи копий трудовых книжек.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (приказ Росстандарта от № 435‑ст.) – требования к оформлению заверенных копий.
• Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. – инструкция о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно данным КонсультантПлюс‚ после последней записи в трудовой книжке необходимо написать фразу «Работает по настоящее время».

Кому нужна заверенная копия?

1. Сотруднику‚ при переходе на новый работодатель.
2. Банкам и пенсионным фондам для расчёта пенсии.
3. Государственным органам при проверках.
4. Сторонним организациям‚ которым требуется подтверждение стажа.

Важно помнить: если работник уже получил копию‚ работодатель не вправе изготавливать и заверять новую копию.

Как оформить заверенную копию

Подготовка копии

• Копия должна быть сделана на фотокопировальном аппарате‚ а не сканером.
• Все страницы‚ включая обложку‚ индекс и оборотные листы‚ должны быть полностью воспроизведены.
• Страницы нумеруются последовательно.
• Копия печатается в чёрно‑белом режиме на том же типе бумаги‚ что и оригинал.

Заверение

• Надпись «Верно» (или «Копия верна») ставится либо на каждой странице‚ либо на последнем листе прошитой копии.
• На последнем листе ставится штамп с надписью «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год».
• Штамп должен содержать: дату заверения‚ должность‚ ФИО лица‚ проставившего отметку.
• После последней записи в оригинале пишется «Работает по настоящее время».

Пример надписи о месте хранения

Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Круиз».

или

Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N 12345 за 2025 год.

Шаблон заверения (2026 г.)

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016‚ образец надписи выглядит так:

Верно
Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ____ за ____ год
ФИО: ______________________
Должность: __________________

Штамп может быть выполнен в виде печати с надписью «Верно» и указанием места хранения оригинала.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли заверить копию‚ если работник уже получил её? – Нет‚ работодатель не вправе изготавливать и заверять копию после того‚ как работник уже получил её.
• Можно ли заверить копию‚ если работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК)? – Нет‚ заверить копию можно только при наличии подлинника. Если трудовая книжка уже выдана в виде ЭТК‚ заверить её копию нельзя.
• Где хранится подлинник? – Обычно в сейфе отдела кадров. В сертификате указать точное место хранения.
• Сколько времени действует заверенная копия? – В течение 3 дней с момента выдачи копии работник может предъявить её в любой организации. После этого срок действия не ограничен‚ но копия остаётся действительной‚ пока оригинал хранится в порядке.

Заверенная копия трудовой книжки – это документ‚ который подтверждает‚ что копия полностью соответствует оригиналу. Для её оформления необходимо строго соблюдать требования ГОСТа и ТК РФ‚ включая надпись о месте хранения оригинала‚ дату и подпись лица‚ ответственного за выдачу. Соблюдение этих правил гарантирует‚ что копия будет принята в любой организации‚ где требуется подтверждение трудового стажа.

Если вы – работодатель‚ убедитесь‚ что ваш отдел кадров имеет все необходимые материалы и шаблоны для правильного оформления заверенных копий. Если вы – работник‚ попросите работодателя предоставить вам заверенную копию в надлежащем виде‚ чтобы избежать проблем при обращении в банки‚ пенсионные фонды и другие учреждения.