При поиске новой работы соискатель часто сталкивается с ситуацией, когда оригинал трудовой книжки (ТК) еще не возвращен с предыдущего места работы, а новое предприятие требует этот документ для оформления․ В таком случае на помощь приходит заверенная копия трудовой книжки․ Но важно понимать, что это лишь временное решение, и у него есть строгие правила․
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Это точная фотокопия всех записей в трудовой книжке, которая была оформлена и заверена в соответствии с требованиями законодательства․ Заверение подтверждает, что копия полностью соответствует подлиннику на момент ее выдачи․
Юридический статус копии
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 62, 66, 67) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек:
- Оригинал трудовой книжки — это единственный основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․
- Заверенная копия имеет силу только временно, до момента предъявления оригинала․ Она не может заменить его при оформлении бессрочных документов (например, для назначения пенсии)․
- Работодатель вправе принять копию для временного оформления на работу (например, по срочному трудовому договору), но должен потребовать оригинал в разумный срок (обычно в течение 1-2 недель)․
Порядок оформления и заверения копии
Процесс состоит из нескольких обязательных шагов:
Сделать качественную копию
- Копия должна быть полной: все страницы, включая титульный лист, все записи о работе, увольнении, постановления, награждения․
- Копия должна быть читаемой, без помарок, смазанных чернил․
- Лучше использовать цветное сканирование или копирование, чтобы точно передать все штампы и подписи․
Заверение на предыдущем месте работы (идеальный вариант)
Это самый правильный и надежный способ․ Необходимо:
- Обратиться в отдел кадров (ОК) или бухгалтерию организации, где вы работали последним․
- Предъявить оригинал трудовой книжки․
- На каждой странице копии (или на последней, с указанием общего количества листов) кадровик должен поставить:
«Верно» / «Копия верна»
Подпись ответственного лица (часто начальника ОК или кадровика)
Расшифровка подписи (ФИО)
Дата заверения
Печать организации (гербовая или обычная, с наименованием)․
Заверение нотариусом (альтернативный вариант)
Если предыдущий работодатель отказывается или его нет (например, организация ликвидирована), можно обратиться к нотариусу․
- Нотариус удостоверит копию, сравнив ее с оригиналом․
- Это платная услуга (госпошлина + услуги нотариуса)․
- Нотариальное удостоверение имеет высокую юридическую силу и часто принимается без вопросов․
Заверение новым работодателем (не рекомендуется)
Некоторые компании готовы принять не заверенную копию и сами поставить на ней «Верно»․ Это рискованно:
- Новый работодатель не имеет права ставить такую отметку, так как не видел оригинал․ Его заверение юридически ничтожно․
- Это может вызвать вопросы у контролирующих органов (ГИТ, Фонд) при проверке․
Как правильно написать заявление о приеме на работу с копией?
В заявлении или в разделе «Сведения о документах» анкеты нужно указать:
«Трудовая книжка: оригинал в процессе возврата с предыдущего места работы․ Предоставляю заверенную копию для временного оформления․ Оригинал представлю в срок до [указать дату, например, ]»․
Это показывает вашу добросовестность и понимание требований․
Типичные проблемы и как их избежать
- Отказ прошлого работодателя заверять копию․ Настаивайте, ссылаясь на ст․ 62 ТК РФ (работодатель обязан вернуть ТК в день увольнения)․ Если ТК у вас на руках, вы вправе сделать с нее копию и заверять ее у нотариуса․ Если ТК не возвращена — пишите заявление на имя директора с требованием выдать документ․
- Копия сделана неаккуратно․ Пересфотографируйте или пересделайте копию․ Все записи должны быть четкими․
- Нет печати или подписи на копии․ Без этих элементов копия не имеет силы․ Вернитесь в ОК и попросите исправить недочет․
- Новый работодатель требует оригинал сразу․ Объясните ситуацию, покажите заверенную копию и письменное обязательство предоставить оригинал в конкретный срок․ Если настаивают — возможно, стоит рассмотреть другие варианты трудоустройства․
Что делать, если оригинал так и не нашли?
Если трудовая книжка утеряна или не была возвращена, необходимо:
- Написать заявление о восстановлении трудовой книжки в орган, ведающий ее выдачей (обычно последний работодатель или архив)․
- Получить справку об трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-С) по новым правилам (с 2021 г․)․ Эта справка имеет равную с ТК силу для подтверждения стажа․
- Для нового работодателя можно представить эту справку вместо ТК․
Краткий итог: главные правила
- Копия — временная мера․ Ее цель — подтвердить данные до получения оригинала․
- Заверять должен тот, кто видел оригинал․ Идеально — прошлый работодатель, альтернатива — нотариус․
- На копии должны быть все обязательные реквизиты: подпись, расшифровка, дата, печать․
- Сообщайте новому работодателю о ситуации и давайте письменное обязательство о предоставлении оригинала․
- Оригинал — ваш главный документ․ Прилагайте все усилия, чтобы его вернуть как можно быстрее․
Помните: Трудовая книжка — это документ, который сопровождает вас всю трудовую жизнь․ Относитесь к ее копиям и, особенно, к оригиналу с максимальной ответственностью․