Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и квалификацию работника․ В ряде ситуаций (трудоустройство в новой организации, оформление кредита, участие в государственных программах) требуется предоставить заверенную копию трудовой книжки․ В статье рассмотрим, что представляет собой заверенная копия, какие нормативные акты регулируют её оформление, где и как её заверять, а также представим готовые образцы, которые можно использовать в практике․
Что такое «заверенная копия» трудовой книжки?
Заверенная копия – это точное воспроизведение оригинального документа, подтверждённое подписью и печатью уполномоченного лица (нотариуса, руководителя организации, сотрудника отдела кадров)․ Такая копия имеет юридическую силу, аналогичную оригиналу, и может использоваться в официальных процедурах․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 71) – определяет порядок ведения трудовой книжки․
- Федеральный закон № 115‑ФЗ «О нотариате» – регулирует порядок заверения копий документов у нотариуса․
- Приказ Минтруда России № 4н от «Об утверждении формы трудовой книжки» – устанавливает обязательные реквизиты․
- Гражданский кодекс РФ (ст․ 168) – признаёт заверенные копии как доказательство в гражданском процессе․
Почему требуется заверенная копия трудовой книжки?
- Подтверждение подлинности – работодатели и финансовые организации часто сомневаются в оригинале, представляемом в копии․
- Сохранность оригинала – в случае потери или повреждения оригинала копия остаётся официальным подтверждением стажа․
- Требования государственных программ – многие льготные программы требуют именно заверенную копию․
Как заверить копию трудовой книжки?
У нотариуса
Нотариус проверяет оригинал, сравнивает его с копией и ставит нотариальную печать и подпись․ При этом оформляется акт нотариального удостоверения, в котором указывается:
- Дата и место заверения;
- ФИО нотариуса, номер его лицензии;
- Подтверждение того, что копия полностью соответствует оригиналу;
- Подпись и печать․
Внутри организации (руководитель/отдел кадров)
Если копию требуется предоставить в рамках трудовых отношений, её может заверить руководитель организации или сотрудник отдела кадров․ В этом случае ставится печать организации и подпись ответственного лица․ При этом в заверительном листе указываются:
- Наименование организации;
- ФИО и должность заверяющего;
- Дата и место заверения;
- Подтверждение соответствия копии оригиналу․
Образцы заверенных копий
Образец заверения у нотариуса
Нотариальная контора _____________________________ (Наименование, адрес) Акт нотариального удостоверения г․ ____________ «___» ___________ 2026 г․ Я, ______________________, нотариус, удостоверяю, что копия трудовой книжки № ____________, принадлежащая гражданину Иванову Ивану Ивановичу, полностью соответствует оригиналу, представленного в моём присутствии․ Подпись ______________________ Печать ______________________
Образец заверения в организации
ООО «Пример» ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667 _____________________________ (адрес организации) Заверительный лист г․ ____________ «___» ___________ 2026 г․ Настоящим подтверждаю, что копия трудовой книжки № ____________, принадлежащая сотруднику Петрову Петрy Петровичу, полностью соответствует оригиналу, находящемуся в кадровом отделе․ Руководитель отдела кадров: ______________________ (Ф․И․О․) Подпись: ______________________ Печать организации: ______________________
Образец заверения в виде «заявления‑заверения» (для частных лиц)
Заявление‑заверение Я, ______________________, паспорт серии ___ № __________, выдан ____________, настоящим заверяю, что копия трудовой книжки № ____________, принадлежащая мне, полностью соответствует оригиналу, находящемуся у меня в личном владении․ Подтверждаю, что копия будет использована исключительно в целях ____________․ Подпись ______________________ Дата «___» ___________ 2026 г․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли заверить копию без оригинала?
- Нет․ По закону заверяющий обязан сравнить копию с оригиналом, чтобы подтвердить её достоверность․
- Сколько стоит заверение копии у нотариуса?
- Стоимость зависит от региона и тарифов нотариуса, но обычно составляет от 500 до 1500 рублей за один документ․
- Можно ли заверить несколько копий одновременно?
- Да․ Нотариус может заверить несколько копий, указав в акте количество заверенных экземпляров․
- Какие реквизиты обязаны быть в копии трудовой книжки?
- Все записи о местах работы, должностях, датах начала и окончания, а также подписи и печати работодателей․
- Нужна ли печать организации, если заверяет руководитель?
- Да, печать обязательна, если она предусмотрена уставом организации․ Без печати заверение может быть признано недействительным․
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие подписи заверяющего лица – копия считается незаверенной․
- Неуказание даты и места заверения – в случае спора документ может быть отклонён․
- Сокращение или искажение текста оригинала – приводит к несоответствию и отказу в приёме․
- Отсутствие печати (если она требуется) – делает заверение формально недействительным․
Где можно получить заверенную копию?
Для получения заверенной копии трудовой книжки можно обратиться в:
- Нотариальную контору (рекомендовано, если требуется официальное подтверждение для государственных органов)․
- Отдел кадров текущего (или последнего) работодателя – часто организации заверяют копии по запросу сотрудника․
- Многофункциональные центры (МФЦ) – в некоторых регионах предоставляют услуги по заверению копий документов․
Заверенная копия трудовой книжки – важный документ, который может понадобиться в самых разных жизненных ситуациях․ Правильное оформление, соблюдение требований законодательства и использование проверенных образцов гарантируют, что копия будет принята без вопросов․ При подготовке копии уделяйте особое внимание точности воспроизведения всех записей, наличию подписи и печати заверяющего лица, а также правильному оформлению заверительного листа․
Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется проконсультироваться с нотариусом или специалистом отдела кадров вашей организации․
Дата публикации: