В процессе трудовой деятельности сотруднику часто требуется подтвердить свой стаж и текущее место работы для предоставления в государственные органы, банки (например, при оформлении кредита), визовые центры или другие организации․ В таких случаях запрашивается заверенная копия трудовой книжки․
Особый вопрос возникает, когда сотрудник продолжает работать в организации․ Поскольку запись об увольнении еще не сделана, копия трудовой книжки в данном случае служит подтверждением текущего трудоустройства․
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия имеет юридическую силу и подтверждает, что данные в ней соответствуют оригиналу․ Основные цели получения такой копии:
- Оформление визы (подтверждение стабильного дохода и занятости)․
- Получение кредита или ипотеки в банке․
- Предоставление документов в социальные службы или пенсионный фонд․
- Подтверждение квалификации и стажа при участии в тендерах или профессиональных конкурсах․
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан по требованию работника выдать ему копии документов, связанных с его работой; Процесс заверения выглядит следующим образом:
- Копирование: Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, где есть записи (включая ьный лист)․
- Проверка: Кадровый специалист проверяет соответствие копий оригиналу․
- Нанесение отметки: На каждой странице или на итоговом листе ставиться штамп или надпись о заверении․
- Подпись и печать: Документ подписывается уполномоченным лицом (директором или начальником отдела кадров) и скрепляется печатью организации․
Образец формулировки для заверения
Для того чтобы копия считалась официальной, на ней должна быть следующая надпись:
«Копия верна․
Должность руководителя/кадровика ___________ (Подпись) / ФИО
М․П․ (Место печати)
Особенности при статусе «Работает по настоящее время»
Если сотрудник работает в компании, в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении с последнего места работы․ Чтобы копия была максимально информативной и принятой в сторонних организациях, рекомендуется:
- Приложить справку с места работы: Часто одной копии трудовой книжки недостаточно․ Рекомендуется приложить справку по форме или в свободной форме, где указано: «Иванов И․И․ работает в ООО «Компания» с по настоящее время в должности главного инженера»․
- Заверить последнюю страницу: Обязательно убедитесь, что последняя запись о приеме на работу четко видна и заверена печатью организации․
Важные рекомендации для работодателя и работника
Для работодателя:
Помните, что отказ в предоставлении копии трудовой книжки может быть расценен как нарушение прав работника․ Срок подготовки документов обычно составляет от 3 до 5 рабочих дней․
Для работника:
Если вы запрашиваете копию для банка или консульства, уточните, требуется ли нотариальное заверение․ Обычная печать организации («Копия верна») подходит для большинства случаев, но некоторые структуры требуют заверения именно у нотариуса․ В этом случае вам нужно будет взять оригинал трудовой книжки в отделе кадров (под расписку) и обратиться к нотариусу․
Краткий чек-лист проверки документа:
- Присутствует ли копия ьного листа?
- Все ли страницы с записями скопированы?
- Стоит ли актуальная дата заверения?
- Разборчива ли подпись и печать организации?