Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ряде ситуаций (оформление кредита, переезд в другой регион, проверка со стороны государственных органов) требуется предоставить заверенную копию этой книжки. С 1 июля 2018 года в действие вступил ГОСТ Р 7.0.97‑2016, а в 2025 году был обновлён до ГОСТ Р 7.0.97‑2025. Ниже подробно рассмотрены новые требования к оформлению и заверению копий трудовых книжек.
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ, статья 62 – порядок выдачи выписок и копий трудовой книжки.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (введён в действие 1 июля 2018 г.) – правила оформления и заверения копий официальных документов.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2025 – актуальная редакция, не меняет структуру, но уточняет требования к штампам, подписи и шрифту.
Сочетание этих актов определяет, как работодатель обязан оформить, заверить и выдать копию трудовой книжки.
Что считается «заверенной копией»?
Заверенная копия – это точная копия оригинального документа, подтверждённая подписью и печатью (или штампом) организации‑выдавателя, а также указанием даты и места заверения. По новому ГОСТу копия должна соответствовать следующим требованиям:
- Полностью воспроизводить все страницы оригинала, включая пустые листы.
- Быть выполнена в печатном виде (не рукописным сканированием).
- Иметь подпись ответственного лица (директора, главного бухгалтера или уполномоченного специалиста отдела кадров).
- Содержать печать организации (либо штамп, если печать отсутствует).
- В нижнем колоне указывать: «Копия документа, заверенная в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025».
Порядок обращения работника за копией
Согласно статье 62 ТК РФ, работник обязан направить письменное заявление к работодателю. Ниже – типовой образец заявления.
Образец заявления работника
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче заверенной копии трудовой книжки Работник: Иванов Иван Иванович, дата рождения , паспорт № 45 12 345678, выдан г. УФМС России по г. Москве, трудовой договор № 123/2022 от г. Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в соответствии с Трудовым кодексом РФ и ГОСТ Р 7.0.97‑2025. Основание: необходимость предоставления копии в банк (заявка № 5678 от г.). Срок выдачи: в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения настоящего заявления. Подпись работника ___________________ Дата ___
Заявление может быть подано лично, по почте с описью вложения или в электронном виде (если в организации используется электронный документооборот).
Порядок оформления и заверения копии работодателем
Работодатель (или уполномоченный сотрудник отдела кадров) обязан выполнить следующие шаги:
- Подготовка копий – отсканировать все листы трудовой книжки в формате PDF/A (разрешение не менее 300 dpi).
- Печать – распечатать документ на официальном бланке организации (если бланк не предусмотрен, допускается обычный лист А4).
- Проверка соответствия – сравнить оригинал и копию, убедиться в полном совпадении текста, штампов и подписей.
- Заверение:
- Подпись ответственного лица (директор, главный бухгалтер или уполномоченный специалист).
- Печать (или штамп) организации.
- Указание даты и места заверения (например: «Москва — 2026 г. 23 мая»).
- Регистрация выдачи – в журнале выдачи документов фиксировать:
- ФИО работника;
- Дата выдачи копии;
- Номер и дату заявления;
- Подпись лица, выдавшего копию.
Если копия выдаётся в электронном виде, вместо печати и подписи используется электронная подпись (ЭП) в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи».
Сроки выдачи копии
| Событие | Срок выдачи |
|---|---|
| Обычное заявление работника | Не более 5 рабочих дней с момента получения заявления |
| Срочное заявление (по требованию государственных органов) | Не более 1 рабочего дня |
| Отказ в выдаче (при отсутствии оснований) | Работодатель обязан письменно уведомить работника в течение 3 дней |
Несоблюдение сроков может повлечь административную ответственность в виде штрафа для работодателя (по статье 5.27 КоАП РФ).
Образцы заверения копии
Текстовое оформление заверения (печатный вариант)
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Копия трудовой книжки № 123456, выданной Иванову Ивану Ивановичу (дата рождения — ) в соответствии с Трудовым кодексом РФ и ГОСТ Р 7.0.97‑2025. Заверено: _____________________/И.П. Фамилия Должность: главный бухгалтер Печать организации «ООО «Пример»», ИНН — 7701234567 Москва — 2026 г. 23 мая
Электронное заверение (ЭП)
Для электронных копий в документе размещается блок «Электронная подпись», в котором указываются:
- ФИО подписанта;
- Должность;
- Дата и время подписи;
- Идентификатор сертификата ЭП.
Электронный документ сохраняется в формате PDF/A‑2b и отправляется работнику по защищённому каналу (например, через корпоративный портал).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить копию без печати?
- По новому ГОСТу печать обязательна, если только в организации не используется электронная подпись, заменяющая печать.
- Что делать, если в трудовой книжке есть пустые листы?
- Все листы, включая пустые, должны быть скопированы и заверены. Пропуск листов считается нарушением ГОСТа.
- Можно ли выдать копию, если работник уволен?
- Да. По требованию работника (или его законного представителя) копию выдают в течение того же срока, что и текущим сотрудникам.
- Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение ГОСТа?
- За нарушение порядка оформления и выдачи официальных копий предусмотрены административные штрафы для юридических лиц в размере от 10 000 до 30 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ).
С введением ГОСТ Р 7.0.97‑2025 требования к оформлению и заверению копий трудовых книжек стали более строгими, но при этом остаются понятными:
- Копия должна быть полной, печатной и заверенной подписью + печатью (или ЭП).
- Работник обязан подать письменное заявление.
- Работодатель имеет 5 рабочих дней на выдачу копии, а в особых случаях – 1 день.
- Все действия фиксируются в журнале выдачи.
Соблюдая перечисленные правила, вы избежите юридических конфликтов и обеспечите законность предоставления копий трудовых книжек.
Автор статьи: Юрист‑консульт по трудовому праву. Дата публикации: 23 мая 2026 г.