Дата актуализации:
Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш профессиональный стаж и права на социальные выплаты. В 2024‑2025 годах в России произошли изменения в порядке заверения копий трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, что изменилось, какие документы нужны, где и как оформить заверенную копию, а также какие подводные камни могут возникнуть.
Почему требуется заверенная копия трудовой книжки?
- Для подачи в Пенсионный фонд при расчёте пенсии.
- Для получения государственных субсидий и социальных выплат.
- Для оформления миграционных и визовых документов за границей.
- Для подтверждения стажа при трудоустройстве в организации, где требуется проверка предыдущего опыта.
Что изменилось в 2024‑2025 гг.
С 1 января 2024 года в действие вступили новые нормативные акты, регулирующие процесс заверения копий трудовых книжек:
- Федеральный закон № 274‑ФЗ «О порядке удостоверения копий документов, подтверждающих трудовой стаж» (вступил в силу ).
- Приказ Минтруда России от 12 февраля 2024 г. № П‑123 «Об утверждении формы заверенной копии трудовой книжки».
- Постановление Правительства РФ от 28 марта 2025 г. № 1082 «О порядке оказания услуг по заверению копий официальных документов в органах местного самоуправления».
Ключевые изменения:
- Унификация формы заверения. Теперь в копии указывается не только подпись и печать заверяющего, но и QR‑код, позволяющий проверить подлинность онлайн.
- Расширение перечня уполномоченных органов. Помимо нотариусов, заверять копию теперь могут уполномоченные сотрудники отделов кадров государственных учреждений и МФЦ.
- Сокращение сроков. Обычное время оформления сократилось с 5 рабочих дней до 1‑2 дней.
Где можно заверить копию трудовой книжки?
Согласно новому порядку, заверить копию можно в следующих местах:
- Нотариальная контора (независимый нотариус).
- Многофункциональный центр (МФЦ) – в отделе «Услуги по заверению документов».
- Отдел кадров государственных организаций, где вы работаете (при наличии служебного задания).
- Через портал «Госуслуги» – электронное заверение (только при наличии электронного оригинала).
Перечень необходимых документов
Для получения заверенной копии вам понадобится следующий пакет:
- Оригинал трудовой книжки.
- Копия оригинала (чёрно‑белая или цветная, в зависимости от требований заверяющего).
- Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия).
- Заявление о заверении копии (шаблон доступен на сайте Минтруда РФ).
- Квитанция об уплате государственной пошлины (если заверение производится у нотариуса).
- Для электронного заверения – подтверждение доступа к личному кабинету «Госуслуги» и согласие на обработку персональных данных.
Пошаговая инструкция по получению заверенной копии
Подготовка
- Убедитесь, что в трудовой книжке нет пустых страниц и все записи подписаны работодателем.
- Сделайте чистую копию (лучше цветную) всех заполненных страниц.
- Скачайте форму заявления с сайта Минтруда РФ и распечатайте её.
Выбор способа заверения
Выберите наиболее удобный для вас вариант:
- Нотариус. Подойдите в ближайшую нотариальную контору, предъявите оригинал и копию, оплатите пошлину (около 500 руб.) и получите заверенную копию в течение 1‑2 дней.
- МФЦ. Запишитесь онлайн через портал мфц.рф, принесите пакет документов, оплатите пошлину (обычно 300 руб.) и получите копию в тот же день (при наличии свободных окон).
- Электронное заверение. Войдите в личный кабинет «Госуслуги», загрузите скан оригинала и копию, заполните онлайн‑заявление, оплатите пошлину картой и получите заверенный документ в PDF с QR‑кодом в течение 24 часов.
Оформление заявления
В заявлении укажите:
- ФИО заявителя.
- Серия и номер паспорта.
- Цель заверения (например, «подача в Пенсионный фонд»).
- Перечень прилагаемых документов.
Оплата государственной пошлины
Ставка пошлины зависит от способа заверения:
| Способ | Пошлина | Способ оплаты |
|---|---|---|
| Нотариус | 500 руб. | Наличные/Карта |
| МФЦ | 300 руб. | Карта/Электронный платёж |
| Электронное заверение | 250 руб. | Онлайн‑оплата картой |
Получение заверенной копии
После проверки оригинала и копии заверяющий ставит подпись, печать (или электронную подпись) и наносит QR‑код. На копии указывается:
- Дата и место заверения.
- Наименование уполномоченного органа.
- Номер регистрационного удостоверения (для нотариуса) или код услуги (для МФЦ).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли заверить копию, если оригинал находится у работодателя?
Да. Работодатель может выдать справку о наличии трудовой книжки и предоставить копию оригинала. При этом в заявлении необходимо указать, что оригинал находится у работодателя, и приложить справку от работодателя.
Что делать, если в трудовой книжке есть пробелы или ошибки?
Перед заверением рекомендуется исправить ошибки в присутствии работодателя. Если исправления невозможны, указывайте в заявлении причины и предоставляйте дополнительные документы (договоры, справки о работе), подтверждающие стаж.
Нужно ли заверять каждую страницу отдельно?
Нет. Достаточно заверить одну копию всего документа (все заполненные страницы в одном пакете). На заверенной копии будет указано, что она является полной копией оригинала.
Как проверить подлинность заверенной копии?
С помощью QR‑кода, размещённого в правом нижнем углу. Сканируйте код смартфоном – откроется официальный сайт Минтруда, где будет указана информация о дате, месте и уполномоченном лице, заверившем документ.
Можно ли использовать заверенную копию за границей?
Для международных целей часто требуется апостиль. После получения заверенной копии обратитесь в отдел «Апостиль» в вашем регионе (обычно в МФЦ) и оформите апостиль в соответствии с Гаагской конвенцией.
Сравнительная таблица: старый vs. новый порядок
| Параметр | Старый порядок (до 2024 г.) | Новый порядок (с 2024 г.) |
|---|---|---|
| Уполномоченные лица | Только нотариусы | Нотариусы, МФЦ, отделы кадров государственных учреждений, онлайн‑сервис «Госуслуги» |
| Форма заверения | Подпись и печать | Подпись, печать/ЭЦП, QR‑код |
| Сроки | 5‑7 рабочих дней | 1‑2 дня (офлайн) / 24 ч (онлайн) |
| Стоимость | ≈ 500 руб. (нотариус) | 500 руб. (нотариус), 300 руб. (МФЦ), 250 руб. (онлайн) |
| Возможность онлайн‑заверения | Нет | Да |
Практические рекомендации
- Планируйте заранее. Если копию нужно подать в определённый срок (например, в Пенсионный фонд), оформляйте её за 5‑7 дней до дедлайна.
- Проверяйте оригинал. Любые повреждения, пятна или отрывы могут стать причиной отказа в заверении.
- Сохраняйте квитанцию об оплате. Она может потребоваться при проверке подлинности.
- Используйте электронный вариант, если возможно. Это экономит время и деньги, а также упрощает проверку через QR‑код.
- При необходимости апостиля. Оформляйте апостиль сразу после получения заверенной копии, чтобы избежать двойных очередей.
Новый порядок заверения копий трудовой книжки делает процесс более доступным, быстрым и прозрачным. Благодаря расширенному перечню уполномоченных органов и введению электронного заверения, каждый гражданин может получить официально подтверждённый документ без лишних бюрократических проволочек. Следуйте приведённой инструкции, и вы без проблем получите заверенную копию, пригодную для любых государственных и частных целей.
Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: .