В современной деловой практике заверенная копия трудовой книжки является одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж, опыт и профессиональную биографию работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки, бумажные экземпляры до сих пор активно используются, а их копии требуются для оформления пенсий, кредитов, виз, государственных услуг и при трудоустройстве. В этой статье подробно разберём, как правильно получить, оформить и заверить копию трудовой книжки в 2026 году, какие требования предъявляются к документу, и в каких случаях он необходим.
Законодательная основа
Право работника на получение заверенной копии трудовой книжки закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ:
«Работодатель обязан в трехдневный срок со дня подачи работником письменного заявления выдать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. копию трудовой книжки».
Также важным нормативным актом является Письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1, в котором разъяснены требования к оформлению копий трудовых книжек. Кроме того, с 1 июля 2018 года вступили в силу требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу), регламентирующие порядок заверения копий документов.
Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия трудовой книжки может понадобиться в следующих случаях:
- При устройстве на новую работу (для подтверждения стажа и опыта);
- При оформлении пенсии в Пенсионном фонде РФ;
- При подаче документов на получение гражданства или вида на жительство;
- При оформлении ипотеки или кредита в банке;
- При участии в государственных программах (например, «Молодая семья», «Дальневосточный гектар»);
- При подаче документов в суд, нотариат, органы соцзащиты;
- При переезде в другой регион или страну;
- При получении субсидий, пособий, льгот.
Важно! При подаче документов на паспорт или регистрацию по месту жительства заверенная копия трудовой книжки не требуется, если в законе не указано иное.
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Заверение копии — это не просто сканирование или фотокопирование. Это юридически значимый акт, который придаёт документу официальный статус. Ниже — пошаговая инструкция по правильному заверению копии трудовой книжки в 2026 году.
Шаг 1: Подготовка копии
Работник подаёт работодателю письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки. Работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Копия должна содержать:
- Все заполненные страницы трудовой книжки (включая титульный лист, разделы о работе, наградах, увольнениях);
- Последнюю запись о текущем месте работы (если работник ещё трудоустроен);
- Все печати и подписи, имеющиеся в оригинале.
Копия может быть сделана на бумаге формата А4 с помощью сканера или ксерокса. Фотографии или снимки с телефона не допускаются как юридически значимые копии.
Шаг 2: Заверение копии
Заверение производится только уполномоченным лицом работодателя, это может быть:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор);
- Инженер по кадрам, главный бухгалтер или иное лицо, на которое возложены функции ведения кадрового учёта (с соответствующим приказом и доверенностью).
На последней странице копии (или на отдельном листе, если копия многостраничная) необходимо сделать следующую надпись от руки:
- Слово «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»);
- Фамилия, имя, отчество (расшифровка подписи);
- Личная подпись;
- Дата заверения (день, месяц, год — обязательно текущего года!);
- Печать организации (если она есть).
Пример заверительной надписи:
Верно. Копия трудовой книжки выдана в соответствии с письменным заявлением работника. Начальник отдела кадров И.И. Иванов _______________________ [печать]
Шаг 3: Особенности заверения при наличии последней записи
Если работник продолжает работать в организации, на последней заполненной странице копии в свободной графе необходимо добавить запись:
«Работает по настоящее время»
Эта запись также должна быть подтверждена подписью, должностью и датой заверения. Это исключает возможность утверждения, что работник уволен, и подтверждает актуальность стажа.
Требования к сроку действия заверенной копии
Законодательство РФ не устанавливает жёсткого срока действия заверенной копии трудовой книжки. Однако многие организации (ПФР, банки, миграционные службы) требуют, чтобы дата заверения была не старше 1–3 месяцев на момент подачи документа.
Например, администрация города Байконур в своих внутренних правилах требует, чтобы дата заверения копии трудовой книжки совпадала с текущим годом и не была сделана ранее 1 января текущего года. Это означает, что копия, заверенная в декабре 2025 года, может быть отклонена в январе 2026 года.
Рекомендация: всегда запрашивайте копию непосредственно перед подачей документов, чтобы избежать отказа по причине «устаревшей» даты заверения.
Электронная трудовая книжка: что делать?
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник перешёл на ЭТК, то:
- Оригинал бумажной трудовой книжки остаётся у работника;
- Копия ЭТК выдаётся в виде выписки из электронной трудовой книжки;
- Выписка формируется через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуги;
- Выписка имеет электронную цифровую подпись (ЭЦП) и не требует дополнительного заверения;
- Печатная версия выписки, распечатанная с сайта ПФР, считается официальным документом.
Если работодатель по-прежнему ведёт бумажную трудовую книжку, то копия заверяется по вышеописанной схеме. Если ведётся ЭТК — копия не нужна, достаточно выписки.
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче копии?
Если работодатель отказывает в выдаче копии трудовой книжки или затягивает сроки более чем на 3 дня, работник имеет право:
- Направить повторное письменное заявление с указанием ссылки на ст. 62 ТК РФ;
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд);
- Подать жалобу в прокуратуру;
- Обратиться в суд с иском о взыскании морального вреда и компенсации за вынужденные расходы.
Работодатель, отказывающийся выполнять закон, может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей.
Образец заверенной копии трудовой книжки (2026)
Ниже приведён типовой образец оформления заверительной надписи на копии трудовой книжки:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ (страницы 1–10) │ │ │ │ [Сканированные/фотокопии всех страниц] │ │ │ └──────────────────────────────────────────────────────────────┘ │┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Верно. │ │ Копия трудовой книжки выдана работнику И.И. Иванову │ │ в соответствии с письменным заявлением от . │ │ Работает по настоящее время. │ │ │ │ Начальник отдела кадров │ │ И.И. Иванов │ │ ___________________________ │ │ │ │ [Печать организации] │ │ │ └──────────────────────────────────────────────────────────────┘
Важные ошибки при заверении копии
Частые ошибки, из-за которых копию могут отклонить:
- Отсутствие подписи или печати;
- Подпись не расшифрована;
- Дата заверения — прошлого года;
- Копия сделана не с оригинала, а с другого копийного экземпляра;
- Использование штампов вместо ручной подписи;
- Отсутствие записи «Работает по настоящее время» при текущем трудоустройстве;
- Копия содержит не все страницы (например, пропущены страницы с наградами или увольнениями).
Заверенная копия трудовой книжки — это не просто формальность, а юридически значимый документ, подтверждающий вашу профессиональную историю. В 2026 году правила её оформления остаются неизменными: копия должна быть полной, точной, заверенной уполномоченным лицом с указанием даты, должности, подписи и печати. Соблюдение этих требований гарантирует, что ваш документ будет принят в любых государственных и коммерческих структурах.
Помните:
- Заявление на копию подаётся в письменной форме;
- Срок выдачи — не более 3 дней;
- Дата заверения — только текущего года;
- Для электронной трудовой книжки — выписка из ПФР;
- Отказ в выдаче — основание для обращения в Роструд или суд.
Сохраняйте копию трудовой книжки в надёжном месте — она может понадобиться вам не один раз в жизни. И всегда запрашивайте её непосредственно перед подачей документов, чтобы избежать отказов по причине «устаревшей» даты заверения.