Участие в конкурсах на замещение вакантных должностей в государственных и муниципальных учреждениях часто требует предоставления копии трудовой книжки, заверенной работодателем или нотариально․ В этой статье мы разберём, зачем нужна такая копия, какие требования к её оформлению, как правильно её получить и какие ошибки стоит избегать․
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?
- Подтверждение факта трудовой деятельности․
- Проверка стажа, должностей и сроков работы․
- Официальный документ, принимаемый в конкурсных комиссиях․
- Защита от споров с работодателем и внешними органами․
Юридические основания
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работник имеет право получить копию любого документа, касающегося его трудовой деятельности, включая трудовую книжку․ Для участия в конкурсах на госслужбу, в частности, Министерство юстиции РФ в своих инструкциях указывает:
«копию трудовой книжки, заверенную нотариально или кадровой службой по месту службы (работы)»
Таким образом, заверенная копия является обязательным документом для большинства конкурсов․
Кому нужна копия?
Копия трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- При подаче заявления на конкурс на вакантную должность․
- Для получения загранпаспорта, социальных льгот, пособий․
- При обращении в органы соцзащиты․
Как получить заверенную копию?
Уточните требования конкретного конкурса
Разные организации могут предъявлять разные требования к оформлению копии․ Обычно это:
- Копия в оригинальном виде (не сканированная)․
- Надпись «Верно» и подпись/печать кадровой службы․
- Указание должности лица, заверившего документ․
Пошаговый процесс
- Запрос в отдел кадров: Подайте письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки․ В заявлении укажите цель (конкурс) и дату, до которой нужна копия․
- Получение копии: Отдел кадров выдает вам копию в оригинальном виде․
- Заверение: Копию необходимо заверить либо нотариально, либо кадровой службой․ В большинстве случаев достаточно заверения в отделе кадров․
- Проверка ГОСТ: Убедитесь, что заверение соответствует последнему ГОСТу (например, ГОСТ 12․1-2002)․ Неправильное заверение может привести к отказу в приёме․
- Срок действия: Копия обычно действительна до 3 лет с даты заверения, но уточните срок в конкретном конкурсе․
Что делать, если работник не может предоставить копию?
Если работник не имеет трудовой книжки (например, первый раз работает), в конкурсных документах обычно допускается предоставить:
- Справку о трудовой деятельности от работодателя․
- Письмо о стаже․
- Сертификат о прохождении стажировки․
Как правильно заверить копию?
Ниже приведён образец оформления заверения, который можно использовать в отделе кадров․
Копия трудовой книжки
Заверено:
________________________________
(ФИО, должность)
________________________________
(Подпись, печать)
Верно
________________________________
(Дата)
Обратите внимание на следующие моменты:
- Надпись «Верно» должна быть чёткой․
- Подпись должна быть от лица, имеющего полномочия․
- Печать должна быть официальной и актуальной․
- Дата заверения должна быть в формате ДД․ММ․ГГГГ․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать скан копии? Нет, конкурсные комиссии обычно требуют оригинал․
- Нужно ли нотариальное заверение? В большинстве случаев достаточно заверения в отделе кадров․ Нотариальное заверение требуется только при особых обстоятельствах․
- Что делать, если копия не принята? Проверьте, соответствует ли она ГОСТу․ При необходимости перезапросите заверение․
Заверенная копия трудовой книжки – это ключевой документ для участия в конкурсах на вакантные должности․ Следуйте официальным требованиям, используйте актуальный ГОСТ, и ваш конкурсный пакет будет принят без лишних вопросов․
Удачи в конкурсах и успешного прохождения всех этапов!