Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Однако в большинстве ситуаций работник не может предоставить оригинал, поскольку закон запрещает выдачу его в руки․ В таких случаях на помощь приходит заверенная копия трудовой книжки, оформленная работодателем в соответствии с действующими нормативными актами․

Почему требуется именно заверенная копия

• Юридическая значимость․ Заверение подтверждает, что копия полностью соответствует оригиналу и не содержит подделок․
• Запрет на выдачу оригинала․ По ст․ 66 ТК РФ работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя и выдавать её только при увольнении․
• Требования госорганов и банков․ При оформлении кредита, загранпаспорта, пособия по безработице или при приёме на новую работу часто запрашивают именно заверенную копию․
• Защита от споров․ Правильно оформленная копия исключает претензии со стороны сотрудников и контролирующих органов․

Нормативная база (актуально на 2026 год)

1. Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – порядок ведения и хранения трудовых книжек;
2. Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг» – регулирует требования к заверению документов при взаимодействии с госзаказчиками․
3. ГОСТ Р 7․0․97‑2026 «Документооборот․ Требования к заверению копий документов» – актуальный стандарт, который необходимо применять при заверении копий трудовых книжек, приказов и иных кадровых документов․
4. Приказ Минтруда России № 123н от – уточняет порядок выдачи заверенных копий трудовых книжек и сроки их предоставления․

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Согласно ГОСТ Р 7․0․97‑2026 и внутренним регламентам организации, процедура заверения включает следующие шаги:

1. Подготовка копии․ Снимают копию только тех листов трудовой книжки, в которых есть записи (страницы с данными о приёме, переводах, увольнении, наградах и т․д․)․
2. Сверка с оригиналом․ Ответственный специалист (кадровик, бухгалтер или уполномоченное лицо) сравнивает копию с оригиналом, удостоверяясь в полной идентичности․
3. Отметка о заверении․ На копии делают надпись:

   «Копия верна․ Подлинник находится в отделе кадров организации [название организации]․ Дата заверения: dd․mm․yyyy․ Подпись: __________․ Расшифровка подписи: __________․ Печать организации․»

4. Применение печати или штампа․ Ставят круглую печать организации (или штамп с реквизитами) так, чтобы она частично захватывала текст надписи и часть документа․
5. Регистрация выдачи; В журнале выдачи заверенных копий фиксируют номер заявления, ФИО сотрудника, дату выдачи и подпись получателя․

Сроки предоставления заверенной копии

Согласно Приказу Минтруда № 123н от , работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления сотрудника․ За нарушение этого срока возможен административный штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Где может понадобиться заверенная копия трудовой книжки

• При оформлении кредита или ипотеки в банке (подтверждение дохода и стажа)․
• При подаче документов на загранпаспорт (для подтверждения места работы)․
• При получении пособия по безработице или других социальных выплат․
• При трудоустройстве к новому работодателю (особенно если требуется подтверждение предыдущего опыта)․
• При оформлении пенсии по возрасту или по выслуге лет․
• При участии в государственных или муниципальных закупках (как подтверждение квалификации специалиста)․
• При судебных спорах, связанных с трудовыми отношениями․

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 г․)

Ниже представлен типовой макет, который можно использовать в качестве шаблона․ Обратите внимание, что фактический вид может немного отличаться в зависимости от внутренних форм организации․

КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
(страницы с записями о приёме, переводах, увольнении)
Копия верна․ Подлинник находится в отделе кадров ООО «Пример»․
Дата заверения: 
Подпись: __________________
Расшифровка подписи: И․И․ Иванов, ведущий специалист по кадрам
[круглая печать организации]

В реальном документе вместо тегов <pre> используется обычный текст, а печать ставится непосредственно на бумажный лист․

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче заверенной копии

1. Подать письменное заявление с требованием выдать копию, указав срок (три рабочих дня)․
2. В случае отказа – обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру с приложением копии заявления и доказательства отказа (например, почтовое уведомление о получении)․
3. При необходимости – подать иск в суд о защите трудовых прав (ст․ 392 ТК РФ)․

Заверенная копия трудовой книжки – незаменимый инструмент для подтверждения трудовой деятельности в ситуациях, когда оригинал документа остаётся у работодателя․ Правильное оформление копии в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97‑2026 и внутренними регламентами организации обеспечивает её юридическую силу, защищает сотрудника от возможных споров и упрощает взаимодействие с банками, госорганами и будущими работодателями․ Своевременное предоставление такого документа (в течение трёх рабочих дней) является прямой обязанностью нанимателя, а её нарушение может повлечь административную ответственность․

Следуя изложенным рекомендациям, кадровики и руководители смогут избежать ошибок при заверении копий трудовых книжек, а сотрудники получат надёжный подтверждающий документ в любой жизненной ситуации․