Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки‚ бумажные экземпляры до сих пор активно используются‚ особенно у сотрудников‚ трудоустроенных до 1 января 2021 года и не перешедших на цифровой формат. Одним из ключевых элементов корректного оформления трудовой книжки является заверительная запись. В этой статье мы подробно разберём‚ когда‚ как и почему нужно делать заверительную запись‚ какие требования к ней предъявляются в 2026 году‚ и как правильно оформить копию трудовой книжки.

Что такое заверительная запись в трудовой книжке?

Заверительная запись — это официальная фраза‚ вносимая в трудовую книжку (или её копию) для подтверждения:

• завершения ведения документа (после увольнения);
• корректности и полноты всех внесённых записей;
• подлинности копии документа при её выдаче третьим лицам.

Эта запись не являеться просто формальностью, она имеет юридическую силу и служит гарантией того‚ что в документе нет недостающих или поддельных страниц‚ а все записи сделаны в соответствии с законодательством;

Когда требуется заверительная запись?

При увольнении работника

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ при увольнении работника в трудовую книжку вносится запись об увольнении‚ а на последней странице — заверительная запись следующего содержания:

«Запись о трудовой деятельности последняя.»
Должность: ______________
Подпись: _______________
Расшифровка подписи: ___________
«___» ___________ 20__ г.
Печать организации

Эта запись означает‚ что все сведения о трудовой деятельности сотрудника в данной трудовой книжке исчерпаны‚ и никакие новые записи в неё вноситься не будут.

При выдаче копии трудовой книжки

Если работнику требуется копия трудовой книжки (например‚ для получения кредита‚ оформления пенсии‚ устройства на новую работу)‚ то копия должна быть заверена работодателем.

Важно: для копии заверительная надпись ставится на каждой странице‚ а не только на последней. Это требование обусловлено тем‚ что копия может быть разрезана‚ перепутана или подменена. Поэтому для защиты от подделок:

• на каждой странице копии проставляется надпись: «Верно»;
• указывается дата;
• ставится подпись уполномоченного лица;
• расшифровывается подпись;
• наносится печать организации.

Пример заверительной надписи на странице копии:

«Верно»
Должность: начальник отдела кадров
Подпись: И.И. Иванов
Расшифровка: Иванов Иван Иванович
«15» апреля 2026 г.
Печать ООО «Прогресс»

На последней странице копии также допускается дополнительная запись: «Копия трудовой книжки выдана в полном объёме.»

При утрате или замене листов

Если в трудовой книжке произошла утрата страницы (например‚ из-за повреждения)‚ то после восстановления записи в новом листе также делается заверительная запись с указанием причины замены и даты восстановления. В этом случае запись может выглядеть так:

«Запись о трудовой деятельности последняя. Лист № 12 заменён в связи с повреждением. Все записи в трудовой книжке подтверждены.»
Должность: ______________
Подпись: _______________
Расшифровка подписи: ___________
«___» ___________ 20__ г.
Печать организации

Какие требования к заверительной записи?

В 2026 году действуют следующие нормы:

1. Форма записи — не строго регламентирована‚ но должна содержать ключевые элементы: указание на завершение ведения‚ подпись‚ расшифровку‚ дату и печать.
2. Подпись — должна быть проставлена уполномоченным лицом (обычно это руководитель или кадровик‚ имеющим соответствующий приказ о полномочиях).
3. Расшифровка подписи — обязательна. Нельзя оставлять только подпись — обязательно указываются ФИО полностью.
4. Печать — по-прежнему допускается использование как основной печати организации‚ так и печати кадрового отдела. Правомерность использования любой печати подтверждена письмами Роструда от № ПГ/13282-6-1 и от № 1450-6-1.
5. Дата — указывается дата составления записи‚ а не дата увольнения или выдачи копии.
6. Место хранения оригинала — необязательно указывать‚ если копия выдаётся внутренним пользователям (например‚ бухгалтерии). Для внешних целей (например‚ в Пенсионный фонд) рекомендуется добавить: «Оригинал трудовой книжки хранится в ООО «Прогресс» в деле № 45 за 2026 год».

Можно ли делать заверительную запись на каждой странице?

Для оригинала трудовой книжки, нет необходимости. Достаточно одной заверительной записи на последней странице. Это подтверждено позицией Роструда и практикой аудита;

Однако для копии — обязательно на каждой странице. Почему? Потому что копия может быть разрезана‚ переставлена‚ подменена. Заверение каждой страницы исключает возможность манипуляций с документом.

Важно: если копия сшита‚ то достаточно заверить только первую и последнюю страницы‚ а также указать на обложке: «Сшито и заверено» с подписью и печатью. Но если копия не сшита — каждая страница должна быть заверена отдельно.

Особенности заверения копии трудовой книжки в 2026 году

В 2026 году при выдаче копии трудовой книжки важно соблюдать следующий алгоритм:

1. Отсканируйте или сделайте точную копию всех страниц трудовой книжки‚ содержащих записи о трудовой деятельности.
2. Пронумеруйте страницы (например‚ 1 из 8‚ 2 из 8 и т.д.).
3. Скрепите страницы (если выдаёте в виде отдельных листов — обязательно заверяйте каждую; если сшиты, заверяйте первую‚ последнюю и место сшивки).
4. На каждой странице сделайте надпись: «Верно» + подпись + расшифровка + дата + печать.
5. На последней странице добавьте: «Копия трудовой книжки выдана в полном объёме.»
6. Укажите место хранения оригинала (если копия выдаётся внешним организациям).
7. Зарегистрируйте выдачу копии в журнале учёта выданных документов (если в организации есть такой журнал).

Что будет‚ если не заверить трудовую книжку?

Несоблюдение требований к заверительной записи может повлечь:

• отказ в приёме документа Пенсионным фондом РФ;
• отказ в оформлении кредита или визы;
• претензии со стороны трудовой инспекции — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ);
• споры при оформлении пенсии — перерасчёт стажа‚ задержки выплат.

Важно: даже если запись в трудовой книжке сделана правильно‚ но не заверена — она может быть признана недействительной при проверке.

Заверительная запись и электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде для новых сотрудников. Для них заверительная запись не требуется, вся информация хранится в системе Пенсионного фонда РФ и доступна через личный кабинет на сайте Госуслуг.

Однако для работников‚ которые остались на бумажной трудовой книжке‚ правила заверения остаются в силе. Также при запросе выписки из электронной трудовой книжки работодатель может выдать заверенную копию — в этом случае применяются те же правила‚ что и для бумажной копии.

Образец заверительной записи (для оригинала при увольнении)

На последней странице трудовой книжки:

Запись о трудовой деятельности последняя.

Должность: начальник отдела кадров

Подпись: _______________

Расшифровка подписи: Петрова Мария Сергеевна

«20» мая 2026 г.

Печать ООО «Свет»

Образец заверительной надписи на копии (на каждой странице)

Верно

Должность: кадровый специалист

Подпись: _______________

Расшифровка подписи: Сидоров Алексей Владимирович

«10» июня 2026 г.

Печать ООО «Свет»

Важные рекомендации на 2026 год

• Никогда не оставляйте заверительную запись без печати — даже если организация не обязана иметь печать‚ её отсутствие может вызвать сомнения в подлинности документа.
• Не используйте фразу «работает по настоящее время» в заверительной записи — это относится только к копиям‚ выдаваемым для подтверждения текущего трудоустройства‚ и требует нотариального заверения‚ а не простого заверения работодателем.
• Всегда проверяйте‚ чтобы все записи в трудовой книжке были пронумерованы и не имели пропусков — это снижает риск признания документа недействительным.
• Храните журналы учёта выданных копий трудовых книжек — это защитит вас от претензий и проверок.
• При смене руководителя или кадровика — убедитесь‚ что полномочия на ведение трудовых книжек и заверение документов переданы по приказу.

Заверительная запись в трудовой книжке — это не просто формальность‚ а важный элемент юридической защищённости как работника‚ так и работодателя. В 2026 году правила остаются неизменными: для оригинала — одна запись на последней странице‚ для копии — заверение каждой страницы. Несоблюдение этих требований может привести к серьёзным последствиям: отказу в выплатах‚ штрафам‚ судебным спорам.

Помните: правильно оформленная заверительная запись — это гарантия‚ что ваш трудовой стаж будет учтён полностью и без споров. Поэтому всегда уделяйте этому внимание — даже если кажется‚ что «всё и так понятно».

Если вы сомневаетесь в правильности оформления, обратитесь к юристу или в региональное управление Роструда. Лучше перестраховаться‚ чем столкнуться с проблемами при оформлении пенсии или приёме на новую работу.