Заверивание трудовой книжки — это официальная процедура подтверждения подлинности записей о трудовой деятельности, которая требуется при утере, повреждении или заполнении всех свободных страниц документа. С 2024 года в России действуют обновлённые правила, упрощающие и стандартизирующие этот процесс. В этой статье подробно разберём, кто и как может заверить трудовую книжку, какие документы нужны и на что обратить особое внимание.

Что такое заверивание трудовой книжки и когда оно требуется?

Заверивание — это нотариальное или кадровое удостоверение того, что записи в трудовой книжке соответствуют действительности. Процедура необходима в следующих случаях:

• Утеря или кража трудовой книжки. При оформлении дубликата старые записи должны быть подтверждены.
• Полное заполнение всех страниц. Когда в книжке не осталось свободных листов для новых записей.
• Повреждение документа (подтёки, разрывы, незаметные исправления), ставящее под сомнение его подлинность.
• Предъявление трудовой книжки в органы власти, банки или нотариуса, где требуется подтверждение её аутентичности.

Кто имеет право заверить трудовую книжку? Новые правила 2024 года

Согласно Постановлению Правительства РФ № 796 и изменениям в Трудовом кодексе, круг уполномоченных лиц расширился. Заверить трудовую книжку теперь могут:

1. Нотариус. Классический и самый надёжный вариант. Нотариус проверяет документы, сверяет записи и ставит свою подпись и печать. Стоимость услуги — по тарифам нотариуса.
2. Организация, в которой находился работник на момент последней записи (последний работодатель). Это главное нововведение: если у работника есть последнее место работы, именно оно обязано заверить книжку бесплатно в течение 3 рабочих дней при предоставлении необходимых документов.
3. Организация, в которой находился работник на момент утери/повреждения книги, если последний работодатель недоступен (ликвидирован, реорганизован без правопреемника).
4. Пенсионный фонд России (ПФР). В отделениях ПФР можно заверить книжку, если невозможно получить подтверждение от работодателей (например, при длительной работе в нескольких организациях, которые уже не существуют). Услуга также бесплатна.

Важно! Самостоятельное заполнение или «заверивание» печатью и подписью бывшего руководителя без официального запроса от уполномоченной организации не имеет юридической силы.

Пошаговая инструкция: как заверить трудовую книжку в 2025 году

Шаг 1: Подготовка документов

Необходимо собрать следующий пакет:

• Сама трудовая книжка (подлинник) с повреждёнными/заполненными страницами или без записей (при утере).
• Паспорт гражданина РФ (для идентификации).
• Заявление о заверинии (образец можно взять в организации или нотариусе).
• Документы, подтверждающие трудовую деятельность (если записи в книжке повреждены или их нет):
  • Копии трудовых договоров.
  • Справки о заработке (форма 182н, 182-1).
  • Выписки из штатного расписания.
  • Иные документы из архивов бывших работодателей.

Шаг 2: Обращение в уполномоченный орган

Выбирайте организацию в следующем приоритете:

1. Последний работодатель. Обращайтесь в кадровый отдел с заявлением и документами. Работодатель обязан проверить записи в своей части и поставить подпись ответственного лица, дату и печать организации.
2. Нотариус. Если последний работодатель отказывается, недоступен или вы хотите получить максимально юридически сильный документ. Нотариус самостоятельно запросит информацию у ПФР и архивов, если это необходимо.
3. ПФР. При невозможности получить заверивание от работодателей. В отделении ПФР нужно представить все имеющиеся документы о трудовой деятельности. Специалист фонда проверит информацию в своих базах и, если записи подтвердятся, заверит книжку.

Шаг 3: Получение заверённой книжки

После проверки уполномоченное лицо (кадровик, нотариус, сотрудник ПФР) ставит на свободной странице или на отдельном листе (вкладыше) следующую надпись:

«Заверяю, что записи о трудовой деятельности в данной трудовой книжке (на указанных страницах) соответствуют данным архивных документов (или имеющимся сведениям).
Должность, подпись, ФИО лица, заверяющего
Печать организации/нотариуса
«___» __________ 20__ г.»

Книжка возвращается заявителю. Если страницы были заполнены, после заверивания можно продолжать делать новые записи при трудоустройстве.

Ключевые изменения и важные нюансы на 2024-2025 годы

• Отмена обязательного нотариального заверения для большинства случаев. Теперь приоритет — последний работодатель или ПФР.
• Бесплатность процедуры при обращении к работодателю или в ПФР. Нотариус берёт госпошлину.
• Сроки. Работодатель обязан завершить процедуру в течение 3 рабочих дней. Нотариус и ПФР — в сроки, установленные их внутренними регламентами (обычно до 30 дней при необходимости запроса архивов).
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если у работника была ЭТК, то при её переводе в бумажный вид (или при утере) все записи уже находятся в базе ПФР. Заверить бумажный документ в этом случае значительно проще через ПФР.
• Запрет на исправления. В процессе заверивания нельзя вносить исправления в записи. Все расхождения должны быть урегулированы через архивные справки или суд.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работодатель отказать в заверивании?

Да, если: 1) записи в книжке не соответствуют архивным данным; 2) работник не предоставил достаточных доказательств своей трудовой деятельности; 3) истёк срок давности (но для подтверждения факта работы сроки давности не применяются). Отказ должен быть мотивированным и оформлен письменно.

Что делать, если последний работодатель ликвидирован?

Обращаться в Пенсионный фонд России или к нотариусу. ПФР имеет доступ к централизованной базе данных о страховых периодах и может подтвердить записи на их основе.

Нужно ли заверять дубликат трудовой книжки?

Да, обязательно. При оформлении дубликата (при утере) все записи, перенесённые из старой книги или подтверждённые документально, должны быть заверены в установленном порядке. Без этого дубликат не имеет юридической силы.

Можно ли заверить трудовую книжку в МФЦ?

Нет. МФЦ не уполномочены на эту процедуру. Обращение возможно только к нотариусу, последнему работодателю или в ПФР.

Процедура заверивания трудовой книжки с новыми правилами стала более доступной для граждан. Ключевой шаг — обращение к последнему работодателю или в Пенсионный фонд. Важно заранее подготовить все возможные документы, подтверждающие трудовую деятельность, и действовать в строгом соответствии с регламентом. При сложных ситуациях (споры о записях, ликвидация множества работодателей) оптимально обратиться к нотариусу, который возьмёт на себя все хлопоты по сбору и подтверждению информации.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Актуальные требования и процедуры могут уточняться. Для получения точной информации рекомендуется обращаться в органы ПФР, последний работодатель или консультироваться с юристом.