Для многих сотрудников трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий их трудовое право. Ее правильная оформление и своевременное заверивание в HR‑отделе – гарантия юридической чистоты отношений компании с работником.
Почему это важно
Трудовая книжка содержит сведения о:
- месте и дате трудоустройства;
- занесенных данных о работе и должностях;
- сведениях о профсоюзной деятельности;
- сведениях о наградах и поощрениях.
Если в книжке нет подписи и печати HR‑отдела, она считается недействительной, что может привести к проблемам при оформлении:
- пенсионных выплат;
- страховых выплат;
- разрешения на работу в других странах.
Что такое «заверивание»
Заверивание – это процесс подписания и ставится печатью HR‑отдела, подтверждая тем самым достоверность внесенных сведений. Это не просто формальность, а юридически значимый акт.
Этапы заверивания
Для корректного выполнения процедуры следуйте этим шагам:
- Соберите необходимые документы – копию трудовой книжки, паспорт сотрудника, приказ о приеме на работу.
- Проверьте заполненность данных – убедитесь, что все поля в книжке заполнены правильно и соответствуют документам компании.
- Подготовьте подпись и печать HR‑отдела – подпись руководителя отдела кадров и печать организации.
- Заполните графу «Заверировано» – укажите дату, подпись и печать.
- Передайте сотрудника – вручите заверенную копию и сохраните оригинал в личном деле.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты – всегда указывайте точную дату заверения.
- Неправильный порядок подписи – подпись должна идти после печати, но до даты.
- Отсутствие печати – без официальной печати документ не имеет юридической силы.
- Несоответствие данных – проверяйте, чтобы все сведения в книжке совпадали с кадровыми актами;
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли заверить трудовую книжку без личного присутствия сотрудника?
Ответ: Да, если у сотрудника есть письменное доверенное лицо, которое может передать документы в HR‑отдел.
Вопрос: Сколько времени занимает процедура?
Ответ: Обычно от 1 до 3 рабочих дней, в зависимости от загруженности отдела.
Вопрос: Что делать, если в книжке обнаружена ошибка?
Ответ: Сразу же оформить корректирующее заявление и заново заверить документ с правильными данными.
Заверивание трудовой книжки – обязательный этап оформления персонала, который защищает и интересы компании, и прав сотрудника. Следуя описанным выше шагам, начальник отдела кадров гарантирует полноту и юридическую корректность всех записей, а значит, снижает риск будущих юридических споров.
Помните: правильно оформленная трудовая книжка – залог стабильности и прозрачности трудовых отношений.