С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это законодательное нововведение кардинально меняет порядок учёта трудовой деятельности и снимает с работодателей обязанность вести традиционные бумажные трудовые книжки.

Почему работодатель больше не обязан вести бумажные трудовые книжки?

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от 28 декабря 2020 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронных трудовых книжек» установил, что с 1 января 2021 года начинается поэтапный переход к ЭТК.
• Переходный период был установлен до 31 декабря 2025 года включительно. По истечении этого срока все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде.
• Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ (в редакции, действующей с ), работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) в электронной форме, а не вести и хранить бумажную трудовую книжку.

Что именно должен делать работодатель после 1 января 2026 года?

1. Информировать сотрудника о переходе на ЭТК – при приёме на работу или при первом начислении страховых взносов после .
2. Передавать сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях в ПФР через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или mediante специализированное программное обеспечение, совместимое с системой ПФР.
3. Обеспечивать доступ сотрудника к своей электронной трудовой книжке – работник может в любой момент посмотреть свои сведения через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении ПФР.
4. Хранить электронные копии всех кадровых документов (приказы, соглашения, трудовые договоры) в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных (ФЗ‑152).

Какие права сохраняются у работника?

• Право на получение выписки из электронной трудовой книжки в любой момент бесплатно.
• Право на корректировку неверных сведений – при обнаружении ошибки работник направляет заявление в ПФР, который вносит исправления после проверки.
• Право на сохранение трудового стажа – все периоды работы, отражённые в ЭТК, учитываются при назначении пенсии и других социальных выплат.

Что делать, если работник всё ещё хочет получить бумажную трудовую книжку?

С  года выдача бумажной трудовой книжки не является обязательной для работодателя. Однако работник может:

1. Попросить работодателя распечатать выписку из ЭТК и заверить её печатью организации (это будет считаться справкой, а не трудовой книжкой).
2. Самостоятельно получить заверенную выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или в клиентской службе ПФР.

Важно понимать, что такая распечатка не заменяет электронную трудовую книжку и не имеет юридической силы как основной документ о трудовой деятельности.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки

• Снижение административной нагрузки – нет необходимости вести, хранить и выдавать бумажные документы.
• Повышение точности и оперативности учёта – сведения передаются в ПФР в реальном времени.
• Защита от потери или повреждения – электронные данные хранятся в защищённых информационных системах.
• Удобство для работников – доступ к своей трудовой истории в любое время и из любого места с доступом к интернету.

Возможные риски и как их минимизировать

• Технические сбои – рекомендуется иметь резервные копии кадровых данных и регулярно проверять их целостность.
• Нарушение конфиденциальности – соблюдать требования ФЗ‑152 о защите персональных данных, использовать шифрование и ограниченный доступ к системам.
• Недостаток квалификации сотрудников отдела кадров – проводить обучение и инструктаж по работе с ЭТК и порталом «Госуслуги».

С 1 января 2026 года работодатель больше не обязан вести бумажные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки упрощает кадровый учёт, повышает прозрачность и снижает риски потери данных. Работодателям необходимо сосредоточиться на своевременной передаче сведений в ПФР и обеспечении доступа сотрудников к их электронной трудовой книжке, а работники получают удобный и надёжный инструмент для подтверждения своего трудового стажа.