С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит‚ что с этой даты все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде‚ а бумажные трудовые книжки сохранятся только как уже выданные документы. Ниже – пошаговое руководство‚ которое поможет работодателям и сотрудникам корректно оформить переход на ЭТК.

Нормативная база

• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение сведений о трудовой деятельности в ПФР.
• Приказ Минтруда России от № 534н – утверждает форму СЗВ‑ТД и порядок её подачи.
• Постановление Правительства РФ от № 1765 – устанавливает сроки и порядок перехода на электронные трудовые книжки.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет право работника на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Этапы перехода

1. Информирование сотрудников (до ). Работодатель обязан ознакомить всех работников с upcoming changes‚ разъяснить преимущества ЭТК и порядок подачи заявления о переходе.
2. Сбор заявлений (с по ). Каждый сотрудник‚ желающий перейти на ЭТК‚ подаёт заявление в письменной форме (можно в электронном виде через корпоративный портал).
3. Формирование и передача данных в ПФР (ежемесячно). После получения заявления работодатель формирует форму СЗВ‑ТД и направляет её в территориальный орган ПФР не позднее 15‑го числа месяца‚ следующего за отчётным.
4. Подтверждение перехода. После обработки СЗВ‑ТД ПФР выдаёт электронную выписку о трудовой деятельности‚ которую сотрудник может получить в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение ПФР.
5. Завершение переходного периода . С этой даты все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде; бумажные книжки больше не выдаются.

Действия работодателя

Подготовительный период

• Назначить ответственного за переход (обычно специалист по кадрам или специалист по работе с ПФР).
• Обеспечить доступ сотрудников к инструкциям и FAQ (можно разместить на внутреннем портале или в корпоративной почте).
• Обновить внутренние нормативные акты: положение о ведении трудовых книжек‚ политику конфиденциальности персональных данных.
• Провести обучение кадровой службы работе с формой СЗВ‑ТД и электронным взаимодействием с ПФР.

Текущая работа

• При приёме на работу сразу оформлять электронную трудовую книжку (запрос данных через ПФР при наличии согласия сотрудника).
• Ежемесячно формировать и отправлять СЗВ‑ТД в срок.
• Хранить копии всех поданных форм и подтверждений получения ПФР не менее 50 лет (как требует законодательство).
• Обеспечить защиту персональных данных при передаче в ПФР (использовать защищённые каналы связи‚ шифрование).

Действия сотрудника

• Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (можно через отдел кадров или личный кабинет на «Госуслугах»).
• Предоставить согласие на обработку персональных данных в рамках передачи сведений в ПФР.
• Получить электронную выписку о трудовой деятельности после первого отправленного СЗВ‑ТД (доступно в личном кабинете ПФР).
• При необходимости запросить бумажную выписку (если потребуется для внешних организаций‚ которые пока не принимают ЭТК).
• Следить за актуальностью данных в личном кабинете ПФР и при выявлении неточностей сразу сообщать в отдел кадров.

Преимущества и возможные риски

Преимущества

• Снижение затрат на печать‚ хранение и учёт бумажных книжек.
• Быстрый доступ к сведениям о трудовой деятельности (в режиме онлайн).
• Уменьшение риска потери или повреждения документа.
• Упрощение взаимодействия с ПФР‚ фондами социального страхования и другими государственными органами.
• Повышение прозрачности и защита от подделок.

Риски и способы их минимизации

• Технические сбои при передаче данных – использовать проверенные сервисы ЭДО‚ иметь резервные каналы связи.
• Ошибки в заполнении формы СЗВ‑ТД – проводить регулярные внутренние аудиты‚ обучать сотрудников.
• Несогласие сотрудников на переход – провести разъяснительную работу‚ подчеркнуть законность и выгоды перехода.
• Нарушение требований по защите персональных данных – соблюдать положения Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных»‚ применять шифрование и контроль доступа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли увольнять сотрудников‚ которые не хотят переходить на ЭТК?

Нет. Трудовая книжка в бумажном виде остаётся действительной до момента её замены или до момента‚ когда сотрудник сам решит перейти на электронный вариант. Работодатель не может принудительно уволить сотрудника из‑за отказа от ЭТК.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ до допускается ведение обеих форм. После этой даты бумажная книжка больше не выдаётся‚ но уже выданные экземпляры сохраняют свою юридическую силу.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка доступна в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении ПФР. Для получения необходимо авторизоваться с подтверждённой учётной записью.

Что делать‚ если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка?

Сотрудник должен обратиться в отдел кадров своего работодателя‚ который в свою очередь направит уточняющую форму СЗВ‑ТД в ПФР. После исправления данные будут обновлены в электронной выписке.

Нужно ли информировать сотрудников о каждом отправленном СЗВ‑ТД?

Нет‚ обязательного уведомления о каждой отправке нет. Однако сотрудники имеют право запросить у работодателя подтверждение факта подачи формы за интересующий период.

Переход на электронные трудовые книжки – это обязательный этап цифровизации трудовых отношений в России‚ направленный на повышение эффективности‚ прозрачности и безопасности учёта трудовой деятельности. Соблюдение установленных сроков‚ правильное оформление заявлений и своевременная сдача формы СЗВ‑ТД позволяют избежать штрафов и обеспечить бесперебойное взаимодействие с ПФР. Работодателям рекомендуется заранее подготовить внутренние регламенты‚ обучить кадровый персонал и обеспечить защиту персональных данных‚ а сотрудникам – своевременно подать заявления и следить за актуальностью своих данных в электронном виде.

Следуя данному руководству‚ ваша организация сможет безболезненно завершить переходный период и полностью воспользоваться преимуществами электронных трудовых книжек уже с 1 января 2026 года.