Статья подготовлена с учётом актуальной информации на и предназначена для кадровых специалистов, бухгалтеров и руководителей организаций, которые сталкиваются с необходимостью получения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Что такое заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Заявка – это официальный документ, в котором организация выражает потребность в получении определённого количества бланков трудовых книжек (и/или вкладышей) у уполномоченного органа или поставщика. Заявка служит основанием для:

• формирования приходно‑расходной книги учёта бланков;
• внесения записей в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
• подготовки приказа о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек.

Нормативная база

Основные правовые акты, регулирующие порядок учёта и выдачи трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 66 (ведение трудовых книжек).
2. Приказ Минтруда России № … «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них» (действует с 2024 г.).
3. Методические рекомендации КонсультантПлюс и ГАРАНТ по учёту трудовых книжек (2025‑2026 гг.).
4. Региональные нормативные акты (например, постановления администраций районов г. Минска о выдаче бланков).

Кто подаёт заявку

Заявку обычно готовит:

• кадровая служба (отдел кадров, служба по работе с персоналом);
• бухгалтерия (при необходимости отражения расходов на приобретение бланков);
• руководитель организации (в случае, если ответственное лицо не назначено).

Содержание заявки

В заявке должны быть указаны следующие реквизиты:

• Наименование организации (полное, согласно уставу).
• ИНН, КПП, ОГРН (для идентификации в налоговых органах).
• Дата составления.
• Наименование документа – «Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей в них».
• Количество бланков (указывается отдельно для трудовых книжек и для вкладышей).
• Серия и номер первых бланков (если известны от предыдущей поставки).
• Цель получения (например, «для оформления трудовых отношений с newly принятыми сотрудниками» или «для выдачи дубликатов в связи с утратой»).
• Подпись ответственного лица (ФИО, должность, подпись, расшифровка).
• Печать организации (при наличии).

Образец заявки (заполненный)

Ниже представлен пример заявки, оформленной в произвольной форме, но содержащей все обязательные элементы. Для удобства чтения выделены жирным шрифтом ключевые поля.

ООО «ТехноСервис»
ИНН 7701234567 КПП 770101001 ОГРН 1127746000123
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5
Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Просим выдать следующие бланки:

 
Трудовые книжки – 50 шт., серия ТК‑2026, номера с 000001 по 000050;
 
Вкладыши в трудовую книжку – 50 шт., серия ВК‑2026, номера с 000001 по 000050.


Цель получения: оформление трудовых отношений с newly принятыми сотрудниками в период с по .

Ответственный за получение и учёт:
Иванова Анна Petrovna, ведущий специалист отдела кадров.
Подпись: _____________________
Расшифровка подписи: _____________________
Печать организации: [ place for stamp ]

При необходимости заявка может быть оформлена на фирменном бланке организации‑работодателя, как рекомендуют источники Моё дело и JURK.BY.

Порядок подачи и получения бланков

После составления заявка направляется в один из уполномоченных органов:

1. В администрацию района (например, Администрация Октябрьского района г. Минска) – письмо в произвольной форме на имя главы администрации с просьбой выдать нужное количество бланков.
2. В коммунальное производственное унитарное предприятие (КПУП) «Гомельский городской информационный центр» – если организация расположена в Гомеле.
3. В специализированные поставщики бланков (государственные типографии, аккредитованные коммерческие организации).

Получение бланков подтверждается актом приёма‑передачи, после чего вносятся записи в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма КД02).

Учёт и хранение бланков

Согласно пункту VIII «Учёт и хранение трудовых книжек» (КонсультантПлюс):

• При получении бланков сразу же делается запись в приходно‑расходную книгу учёта бланков (форма КД02). В записи указываются: дата получения, количество, серия, номера первых и последних бланков, основание (номер и дата заявки).
• При расходе (выдаче сотруднику) делается расходная запись с указанием ФИО сотрудника, даты выдачи, номера выданного бланка.
• Испорченные или утраченные бланки списываются по акту о списании (образец акта также доступен в КонсультантПлюс).

Все книги учёта хранятся в отделе кадров в течение 75 лет с момента последней записи, как требует законодательство о хранении документов по личному составу.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Для обеспечения порядка учёта издаётся приказ о назначении ответственного лица. Приказ должен содержать:

• Наименование организации.
• Дата и номер приказа.
• ФИО, должность ответственного (например, «ведущий специалист отдела кадров»).
• Перечень обязанностей: приём и выдача бланков, ведение книг учёта, хранение документов, подготовка отчётов.
• Срок действия приказа (обычно до отмены или изменения кадровой структуры).

Пример формы приказа можно найти в материалах КонсультантПлюс («Приказ об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них»).

Особенности 2026 года

В 2026 году наблюдаются следующие тенденции, влияющие на процесс получения и учёта трудовых книжек:

• Продолжается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для работников, принятых после . Однако бланки бумажных книжек всё ещё требуются для сотрудников, принятых до этой даты, а также для выдачи дубликатов.
• Упрощённая форма заявки: многие региональные администрации принимают заявки в электронном виде через свои официальные порталы, но всё равно требуют подписи и печати.
• Увеличение контроля за целевым использованием бланков: при получении крупных партий (>100 шт.) может потребоваться дополнительное обоснование необходимости.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявку в произвольной форме?

Да, законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы. Главное – наличие всех обязательных реквизитов (см. пункт 4).

Нужно ли заверять заявку печатью организации?

Если организация использует печать, её наличие рекомендуется, но не является обязательным для всех органов. В некоторых регионах достаточно подписи ответственного лица.

Какой срок действия заявки?

Заявка считается действительной до момента получения бланков. После получения бланков составляется акт приёма‑передачи, а заявка архивируется вместе с бухгалтерскими документами.

Можно ли получить бланки без заявки?

Нет. Поставщики и уполномоченные органы выдают бланки только на основании официального запроса (заявки или письма).

Что делать, если бланки испорчены при получении?

Составляется акт о списании испорченных бланков (образец акта доступен в КонсультантПлюс), после чего делается запись в книгу учёта о списании и, при необходимости, подаётся новая заявка на замену.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей – важный элемент кадрового документооборота. Правильное оформление заявки, своевременное её подача и точный учёт полученных бланков позволяют избежать штрафов, обеспечить законность ведения трудовых книжек и упростить взаимодействие с контролирующими органами. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы, кадровая служба сможет эффективно организовать процесс получения, учёта и хранения трудовых книжек в своей организации.

Статья подготовлена 21 мая 2026 года. Информация актуальна на дату публикации.