Вопрос о том, как правильно оформить заявление директора о выдаче, внесении сведений или ведении трудовой книжки, часто возникает в организациях. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и практических примерах 2025‑2026 года.

Что такое заявление директора о трудовой книжке?

Заявление директора – это официальный документ, который направляется работнику (или в отдел кадров) для:

• выдачи трудовой книжки на руки;
• передачи в электронный формат;
• внесения сведений о назначении, переводе, увольнении и т.д.;
• предоставления копии трудовой книжки для обращения в социальные фонды.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 123 (с ) все трудовые книжки, выдаваемые работникам с , могут быть в электронном виде. При этом заявление директора должно содержать обязательные реквизиты, указанные в Постановлении от № 456.

Кому адресуется заявление?

В зависимости от цели заявления:

1. Выдача на руки – адресуется директору организации (или его представителю).
2. Ведение в электронном виде – адресуется отделу кадров или службе, ведущей кадровый учет.
3. Копия для социального фонда – адресуется директору организации с копией в социальный фонд (СФР).

Обязательные реквизиты заявления

Каждое заявление должно содержать:

• Наименование организации и её ИНН;
• ФИО и должность лица, подающего заявление (директора);
• Дата и место составления;
• Текст просьбы с указанием цели (выдача, внесение сведений, переход в электронный формат);
• Подпись и печать (если заявление в бумажном виде).

Шаги по подготовке заявления

1. Определите цель заявления. Выберите, нужна ли вам выдача, внесение сведений или переход в электронный формат.
2. Соберите данные работника. ФИО, должность, место работы, дата начала работы.
3. Заполните шаблон заявления. Используйте образец ниже.
4. Подпишите и поставьте печать. Если заявление в электронном виде – подпись может быть цифровой.
5. Отправьте заявление. В бумажном виде – в отдел кадров; в электронном виде – через систему электронного документооборота.

Образец заявления директора

Ниже приведён шаблон, который можно скопировать в Word, PDF или в электронную систему.

Заявление директора о выдаче трудовой книжки

ООО «Альфа Сундуков»
ИНН 1234567890

Генеральному директору ООО «Альфа Сундуков»
Петру Петровичу Альфову

От: Кладовщика
Романа Романовича Лимонова
Должность: Кладовщик

Уважаемый Петр Петрович,
Прошу выдать на руки трудовую книжку сотруднику организации:


 
ФИО: Иванов Иван Иванович
 
Должность: Оператор
 
Дата начала работы: 01 01 2023 г.


Причина: обращение в Социальный фонд России (СФР) по вопросам начисления пенсии.

Прошу оформить данное заявление в соответствии с действующим законодательством.

С уважением,
_________________________
Роман Романович Лимонов
Кладовщик
Печать организации

Как оформить заявление о переходе в электронный формат

Если сотрудник не имеет трудового стажа на , ему будет выдана электронная трудовая книжка. В заявлении необходимо указать:

• ФИО работника;
• Дата начала работы;
• Номер электронного документа (если есть);
• Требуется ли подтверждение в бумажном виде.

Пример:

Заявление директора о ведении трудовой книжки в электронном виде

ООО «Альфа Сундуков»
ИНН 1234567890

Отделу кадров
Генеральному директору ООО «Альфа Сундуков»

От: Генерального директора
Петра Петровича Альфова
Уважаемые коллеги,

Прошу вести трудовую книжку сотрудника ООО «Альфа Сундуков»:


 
ФИО: Иванов Иван Иванович
 
Дата начала работы: 01 01 2025 г.
 
Позиция: Оператор


В соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 123, прошу оформить электронный формат трудовой книжки.

С уважением,
_________________________

Петр Петрович Альфов
Генеральный директор
Печать организации

Что делать, если трудовая книжка не выдана?

Если работник не получил трудовую книжку на руки, он может направить работодателю заявление с требованием её выдачи. В случае отказа – обратиться в Онлайн‑Инспекцию и подать заявление о выдаче трудовой книжки.

Советы по оформлению

• Проверяйте актуальность нормативных актов (Постановления Правительства РФ, Трудовой кодекс).
• Используйте официальные бланки организации, если они есть;
• Сохраняйте копию заявления в личном архиве директора.
• При работе с электронными документами используйте цифровую подпись.
• Указывайте точную дату начала работы и должность сотрудника.

Правильное оформление заявления директора о трудовой книжке обеспечивает соблюдение законодательства, упрощает кадровый учет и защищает права как работодателя, так и работника. Следуя приведённой инструкции и образцам, вы сможете быстро и без ошибок подготовить любой тип заявления.

Если возникнут вопросы, обратитесь к отделу кадров или в службу юридической поддержки вашей организации.