В связи с масштабным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) вопрос о сохранении традиционного бумажного формата остается актуальным. Многие работники по-прежнему предпочитают иметь физический документ на руках. В этой статье мы подробно разберем‚ в каких случаях необходимо писать заявление на бумажную трудовую книжку‚ как его правильно оформить и какие нюансы важно учитывать в 2026 году.

Кому и зачем нужно заявление на бумажную трудовую книжку?

С 2021 года для сотрудников‚ которые впервые устраиваются на работу‚ бумажные трудовые книжки больше не оформляются — для них ведется только электронный формат. Однако для тех‚ кто начал свою трудовую деятельность до этого периода‚ сохранилось право выбора.

Если сотрудник хочет‚ чтобы работодатель продолжал вести его трудовую книжку на бумажном носителе наряду с электронной‚ ему необходимо подать соответствующее заявление. Без этого заявления работодатель по умолчанию переходит на формирование только электронных сведений о трудовой деятельности‚ а бумажный бланк выдается на руки.

Основные ситуации для подачи заявления:

• Выдача бумажной книжки на руки. Если сотрудник выбрал исключительно электронный формат‚ он забирает бумажный документ. При этом в нем делается специальная отметка о подаче заявления на ЭТК.
• Временная выдача оригинала. Например‚ для предоставления в Социальный фонд России (СФР) для подтверждения страхового стажа или оформления пенсии.
• Оформление дубликата. В случае утери старой книжки сотрудник может попросить работодателя оформить новый бумажный документ (дубликат).

Как правильно составить заявление?

Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы для такого заявления. Оно составляется в произвольной письменной форме‚ однако для удобства кадрового документооборота многие организации разрабатывают собственные типовые бланки.

Структура заявления:

1. Шапка (правый верхний угол): Должность руководителя организации‚ название компании‚ ФИО руководителя (в дательном падеже)‚ а также должность и ФИО сотрудника‚ подающего заявление (в родительном падеже).
2. Название документа: Посередине строки пишется «Заявление».
3. Основная часть: Текст с четко сформулированной просьбой. Например: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе» или «Прошу выдать мне трудовую книжку на руки в связи с переходом на электронный формат».
4. Заключительная часть: Дата составления заявления и личная подпись сотрудника с расшифровкой.

Образцы заявлений для разных ситуаций

Образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Это самый частый вариант для тех‚ кто решил не отказываться от бумажного документа.

Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации‚ выражаю свое желание и прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе наряду с ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки на руки (при переходе на ЭТК)

Если работник решил полностью перейти на электронный формат‚ он забирает бумажный бланк.

Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от инженера

Сидорова С.С.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне оригинал моей трудовой книжки на руки в связи с подачей заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (отказом от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе).

С тем‚ что после выдачи трудовой книжки на руки организация-работодатель больше не будет нести ответственность за ее хранение и ведение‚ ознакомлен.

Образец заявления о временной выдаче книжки для подтверждения стажа

Иногда книжка нужна на короткий срок (например‚ для назначения пенсии в СФР).

Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от бухгалтера
Кузнецовой Е.А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на руки для предоставления в Социальный фонд России (СФР) в целях подтверждения страхового стажа. Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров ООО «Пример» в течение трех рабочих дней с момента ее возвращения фондом.

Важные нюансы и ответственность

• Снятие ответственности с работодателя: Если сотрудник выбрал электронный формат и забрал бумажную трудовую книжку‚ работодатель освобождается от ответственности за ее сохранность. В самой книжке при выдаче делается запись: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде».
• Оформление дубликата: Если бумажная книжка была утеряна самим работником‚ для оформления дубликата также необходимо написать заявление. При этом можно использовать чистые бланки как старого‚ так и нового образца (если они есть в наличии у работодателя).
• Автоматизация в 1С: Современные бухгалтерские программы упрощают процесс. Например‚ в программах 1С заявление можно сформировать через раздел «Кадры» или «Отчетность‚ справки» — «Журнал Электронные трудовые книжки»‚ выбрав нужную организацию и сотрудника.
• Сроки: Если работник до сих пор не определился с выбором‚ работодатель имеет право принять от него заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде‚ после чего внести запись в бумажную‚ выдать ее сотруднику и направить соответствующие сведения в СФР.

Правильно составленное заявление на трудовую книжку в бумажном варианте — это гарантия того‚ что ваши права как работника будут соблюдены‚ а кадровый документооборот не нарушит требования Трудового кодекса РФ. Вы можете использовать предложенные выше образцы‚ адаптируя их под свою конкретную ситуацию‚ либо запросить типовой бланк в отделе кадров вашей организации.