С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С 1 января 2026 года завершился переходный период, и теперь каждый работник имеет право вести свою трудовую книжку исключительно в электронном виде․ Для этого необходимо подать заявление работодателю․ В статье подробно рассмотрены правовые основы, порядок подачи заявления и приведён готовый образец․
Правовая основа перехода на электронные трудовые книжки
Основные нормативные акты, регулирующие электронный формат трудовой книжки:
- Федеральный закон № 122-ФЗ от 30 марта 2015 г․ «О системе обязательного пенсионного страхования» (п․ 5 статьи 31)․
- Постановление Правительства РФ № 1085 от 28 декабря 2019 г․ «Об организации ведения и хранения электронных трудовых книжек»․
- Приказ Фонда социального страхования № 31‑н от 30 апреля 2020 г․ «Об утверждении формы заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде»․
- Приказ Минтруда России № П‑12‑2020 от 22 июня 2020 г․ «Об обязательном предоставлении работодателями сведений о кадровых изменениях в ПФР по форме СЗВ‑ТД»․
Согласно этим документам, работник имеет право:
- Отказаться от бумажной трудовой книжки и вести её в электронном виде;
- Требовать от работодателя внесения всех записей в ЭТК в сроки, установленные законодательством (не позднее 5 рабочих дней после изменения);
- Получать электронный документ через портал Госуслуг, приложение «ПФР», либо через корпоративный сервис работодателя․
Кому и когда необходимо подавать заявление
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде подаёт любой работник, у которого:
- Есть бумажная трудовая книжка (или её отсутствие, если ранее использовалась электронная версия);
- Работодатель уже подключён к системе электронных трудовых книжек (это обязано быть у всех организаций, зарегистрированных в ПФР с 2020 года);
- Работник желает избавиться от бумажного носителя и получать все записи в цифровом виде․
Заявление можно подать в любой момент трудовых отношений, но рекомендуется сделать это в первые недели после начала работы, чтобы все начальные записи (дата приёма, должность, условия труда) сразу попали в ЭТК․
Пошаговая инструкция по оформлению заявления
Шаг 1․ Подготовьте необходимые данные
- ФИО работника (полностью, как в паспорте);
- СНИЛС;
- ИИН (если есть);
- Номер и серия бумажной трудовой книжки (если она у вас есть);
- Контактный телефон и e‑mail․
Шаг 2․ Выберите форму подачи
- Через портал Госуслуг – в разделе «Госуслуги → Пенсионное обеспечение → Электронная трудовая книжка»;
- Через приложение ПФР – в мобильном приложении «ПФР» в разделе «ЭТК»;
- В бумажном виде – распечатайте заявление, подпишите и передайте в отдел кадров․
Шаг 3․ Заполните заявление
В заявлении указываются все данные, перечисленные в Шаге 1, а также формулировка о желании вести трудовую книжку в электронном виде․
Шаг 4․ Подпишите заявление
Если заявление подаётся в электронном виде, подпись ставится с помощью ЭЦП (Электронной цифровой подписи) или через подтверждение в системе Госуслуг․ При бумажной форме подпись ставится обычной ручкой․
Шаг 5․ Передайте заявление работодателю
Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан:
- Подтвердить получение заявления;
- Внести все необходимые записи в электронную трудовую книжку через сервис СЗВ‑ТД;
- Уведомить работника о завершении процедуры․
Образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде
Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде Город ____________ «___» ___________ 2026 г․ Я, _______________________________ (ФИО полностью), проживающий(ая) по адресу: _______________________________, паспорт: серия ____ номер ____ выдан ______________________, СНИЛС: _____________, дата рождения: _____________, должность: ______________________, подразделение (наименование организации): ______________________, номер и серия бумажной трудовой книжки (если имеется): ____________, на основании Приказа Фонда социального страхования РФ № 31‑н от г․ и Постановления Правительства РФ № 1085 от г․, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) и вести её в системе ПФР․ Приложения: Копия паспорта (страница с данными); Копия СНИЛС; Копия бумажной трудовой книжки (если имеется)․ _____________________/_______________________ (подпись) (ФИО)
Если заявление подаётся через портал Госуслуг или приложение ПФР, прикрепите сканы указанных документов и подтвердите отправку с помощью ЭЦП․
Как подать заявление в электронном виде
- Зайдите на портал Госуслуг и авторизуйтесь․
- В поиске введите «Электронная трудовая книжка» и выберите сервис «Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»․
- Заполните онлайн‑форму, загрузите сканы паспорта, СНИЛС и (при наличии) бумажной трудовой книжки․
- Подтвердите отправку с помощью ЭЦП или кода, полученного в СМС․
- После обработки заявления получите уведомление о переводе в ЭТК․ Записи появятся в личном кабинете ПФР․
Альтернативно, в мобильном приложении «ПФР» процесс полностью аналогичен – достаточно выбрать пункт «ЭТК», заполнить форму и отправить․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода в ЭТК?
Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, обе версии могут использоваться одновременно․ Однако большинство работодателей переводят запись только в электронный формат, а бумажную книжку возвращают работнику для хранения․
Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о предыдущих местах работы?
Работник обязан предоставить работодателю копии старых записей (из бумажных книжек) или справки из ПФР․ Работодатель вносит недостающие данные в течение 5 рабочих дней․
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной версии?
Да, работник может подать заявление об отказе от электронного формата․ По закону работодатель обязан вернуть ему бумажную трудовую книжку, если она была изъята․
Как проверить, что запись внесена корректно?
В личном кабинете ПФР (на сайте pfr․gov․ru или в мобильном приложении) в разделе «Электронная трудовая книжка» отображаются все внесённые записи․ При обнаружении ошибок следует сразу обратиться в отдел кадров․
Полезные советы при заполнении заявления
- Проверьте точность данных․ Ошибки в серии/номере паспорта или СНИЛС могут задержать обработку․
- Сохраняйте копии всех отправленных документов․ Это поможет в случае спорных ситуаций․
- Убедитесь, что ваш работодатель подключён к системе СЗВ‑ТД․ Если нет – уточните у руководства сроки подключения․
- Используйте электронную подпись․ Это ускорит процесс и избавит от необходимости личного визита в отдел кадров․
- Следите за уведомлениями ПФР․ После подачи заявления вам придёт сообщение о статусе обработки․
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России․ Оформление заявления о ведении ЭТК простое, но требует внимательности к деталям․ Следуя приведённой в статье пошаговой инструкции и используя готовый образец, вы сможете быстро перевести свою трудовую книжку в электронный формат, избавиться от риска её утери и получать все кадровые записи в удобном онлайн‑режиме․
Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в службу поддержки ПФР․