С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник может оформить свой трудовой стаж в электронном виде, хранящемся в Социальном фонде России. Для этого необходимо подать заявление на перевод (или оформление) электронной трудовой книжки. Ниже представлен подробный разбор, что такое ЭТК, когда требуется заявление и как правильно его составить.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, содержащий сведения о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), о местах работы, должностях, периодах трудовой деятельности и наградах.
• ЭТК хранится в единой информационной системе Социального фонда России и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или через работодателя.
• Преимущества ЭТК: невозможность утраты или повреждения, мгновенный доступ к выписке, упрощённое подтверждение стажа для пенсии и социальных выплат.

Когда необходимо подавать заявление на ЭТК

1. Первичное оформление – если вы впервые устраиваетесь на работу после 1 января 2026 года и у вас ещё нет электронной трудовой книжки.
2. Переход с бумажной на электронную форму – если у вас уже есть бумажная ТК и вы хотите перевести её в электронный вид (доступно до конца переходного периода).
3. Восстановление утерянной или повреждённой книжки – при утрате бумажного документа можно запросить выдачу выписки из ЭТК и, при необходимости, оформить новую электронную запись.
4. Изменение личных данных – при смене фамилии, имени, отчества или даты рождения требуется подать заявление на внесение поправок в ЭТК.

Структура заявления на электронную трудовую книжку

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже перечислены элементы, которые рекомендуется включить:

• Шапка – наименование органа, куда подаётся заявление (Социальный фонд России, отделение ПФР по месту жительства или работодатель).
• Данные заявителя – ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС, контактный телефон, адрес электронной почты.
• Наименование документа – «Заявление о выдаче (переводе, восстановлении) электронной трудовой книжки».
• Основание – краткое описание причины подачи (первичное оформление, переход с бумажной формы, восстановление и т.д.).
• Просьба – чётко сформулированная просьба о выполнении конкретного действия (выдать выписку из ЭТК, перевести бумажную ТК в электронный вид, внести изменения и т.п.).
• Перечень прилагаемых документов – копия паспорта, СНИЛС, трудовая книжка (если есть), документы, подтверждающие изменение личных данных (например, свидетельство о браке).
• Дата и подпись – ставится дата подачи и собственноручная подпись заявителя (при электронной подаче – подпись усиленной квалифицированной электронной подписью).

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон заявления о переводе бумажной трудовой книжки в электронную форму. Вы можете скопировать его, заполнить своими данными и подать в соответствующий орган.

Заявление о переводе бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку
В Социальный фонд России

Отделение ПФР по г. Москва

ул. Примерная, д. 10, офис 5

От: Иванов Иван Иванович

Дата рождения: 

СНИЛС: 123‑456‑789 00

Паспорт: серия 45 № 678901, выдан ОВД г. Москвы 

Адрес регистрации: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 25

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

E-mail: ivanov@example.com

Заявление

Прошу перевести мою бумажную трудовую книжку (серия ТК № 001234, выданная ) в электронную трудовую книжку, хранящуюся в информационной системе Социального фонда России.

Основание: переход на электронную форму ведения трудовой книжки в соответствии с Федеральным законом от № 123‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» и завершением переходного периода с .

Прилагаемые документы:


 
Копия паспорта (страницы с данными и регистрацией);
 
Копия СНИЛС;
 
Копия бумажной трудовой книжки (все заполненные страницы);
 
Заявление о согласии на обработку персональных данных (приложение № 1).


Подпись: _______________ /Иванов И.И./

Как подать заявление

1. Лично в отделении ПФР/Социального фонда – прийти с пакетом документов и подать заявление в окно приёма.
2. Через портал Госуслуги – авторизоваться, выбрать услугу «Подача заявления на электронную трудовую книжку», заполнить электронную форму и приложить сканы документов.
3. Через работодателя – многие организации принимают заявления от сотрудников и самостоятельно направляют их в Социальный фонд.
4. Почтовым отправлением – отправить заказным письмом с описью вложения на адрес отделения ПФР.

Полезные советы

• Перед подачей проверьте актуальность реквизитов получателя (адрес отделения, код подразделения) на официальном сайте Социального фонда России.
• Сохраняйте копии всех отправленных документов и квитанции о приёме заявления.
• Если подаёте заявление через Госуслуги, следите за статусом в личном кабинете – обычно ответ приходит в течение 5‑10 рабочих дней.
• При обнаружении ошибок в уже оформленной ЭТК сразу же подавайте заявление о внесении исправлений, указав неверные записи и приложив подтверждающие документы.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Для уточнения деталей рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайт Социального фонда России (sf.gov.ru) и портал Госуслуги (gosuslugi.ru).