Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный документ‚ который хранится в Системе Пенсионного фонда России и заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. С 1 января 2026 года завершился переходный период‚ и все работодатели обязаны вести учёт стажа в электронном виде.
Когда необходимо подавать заявление на ЭТК?
- При приёме на работу (работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку сразу же после подписания трудового договора).
- При переводе с бумажной трудовой книжки на электронную (по желанию работника).
- При восстановлении утерянной‚ повреждённой или уничтоженной бумажной трудовой книжки.
- При изменении персональных данных (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения) в системе ПФР.
Правовая база
Законодательством РФ не предусмотрен обязательный шаблон заявления на ЭТК. Согласно Трудовому кодексу РФ и приказу Минтруда России от № 102н‚ заявление может быть написано от руки или в электронном виде в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты (см. ниже).
Обязательные реквизиты заявления
- Шапка: «Заявление» (по центру).
- Дата и место составления (например‚ «23 мая 2026 г.‚ г. Москва»).
- Полные данные заявителя:
- Фамилия‚ имя‚ отчество
- Дата рождения
- СНИЛС
- Трудовой договор (номер‚ дата заключения)
- Наименование организации‑работодателя (полное официальное название‚ ИНН‚ ОГРН).
- Текст заявления – чётко сформулированная просьба (например‚ «прошу оформить электронную трудовую книжку и внести в неё сведения о моём трудовом стаже»).
- Перечень приложений (копия паспорта‚ СНИЛС‚ трудового договора‚ справка о переводе из бумажной книги и т.п.).
- Подпись заявителя (если заявление в электронном виде – цифровая подпись).
Пошаговая инструкция по оформлению заявления
- Подготовьте необходимые документы. К заявлению обычно прилагают:
- Копию паспорта (страница с фотографией).
- Копию СНИЛС.
- Трудовой договор (или его копию).
- Если переводите бумажную книжку – справку от работодателя о наличии записей в бумажной книге.
- Сформируйте текст заявления. Ниже приведён готовый образец‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор.
- Проверьте правильность заполнения. Убедитесь‚ что все данные совпадают с документами‚ а подпись (или электронная подпись) стоит в конце.
- Отдайте заявление в отдел кадров. По желанию можно отправить скан в электронном виде (email HR‑отдела) и одновременно передать оригинал.
- Ожидайте подтверждения. Работодатель в течение 5‑10 рабочих дней вносит запись в ЭТК и присылает вам подтверждение (обычно в виде печатного листа из ПФР или электронного сообщения).
Образец заявления на электронную трудовую книжку
Заявление 23 мая 2026 г. г. Москва Я‚ Иванов Иван Иванович‚ дата рождения г.‚ СНИЛС 123-456-789 00‚ трудовой договор № 45 от г.‚ прошу оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) и внести в неё сведения о моём трудовом стаже. Основание: статья 65 Трудового кодекса РФ‚ приказ Минтруда России № 102н от г. К заявлению прилагаю: Копию паспорта. Копию СНИЛС. Копию трудового договора. Справку от работодателя о наличии записей в бумажной трудовой книжке (если имеется). Подпись ______________________ Иванов И.И.
Электронная трудовая книжка: что изменилось после 2026 года?
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению ЭТК. Теперь:
- Все новые трудовые договоры оформляются с указанием ЭТК в качестве единственного трудового документа.
- Работодатели обязаны в течение 5 рабочих дней после приёма на работу внести запись в электронную книгу.
- Сотруднику предоставляется доступ к своей ЭТК через личный кабинет ПФР (веб‑сервис «Личный кабинет»).
- При увольнении запись о прекращении трудовых отношений также вносится в ЭТК автоматически.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от ЭТК и оставить бумажную?
С 2026 года работодатели обязаны вести только электронный учёт. Отказ от ЭТК возможен лишь в исключительных случаях (например‚ отсутствие доступа к интернету у работника)‚ но решение принимается индивидуально.
Что делать‚ если в ЭТК отсутствуют записи о предыдущих местах работы?
Необходимо собрать копии всех старых бумажных трудовых книжек‚ написать заявление о переводе записей в электронный формат и предоставить их в отдел кадров. После проверки данные будут внесены в ЭТК.
Как проверить‚ что запись в ЭТК внесена правильно?
Войдите в Личный кабинет ПФР‚ выберите раздел «Электронная трудовая книжка» и сравните указанные даты‚ должности и организации с вашими документами.
Нужно ли подписывать заявление в электронном виде?
Если заявление отправляется по электронной почте‚ рекомендуется использовать ЭЦП (электронную цифровую подпись). В случае подачи бумажного оригинала достаточно обычной подписи.
Какие штрафы могут быть наложены на работодателя за несвоевременное оформление ЭТК?
Согласно статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях‚ за нарушение сроков оформления ЭТК предусмотрен штраф от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц.
Где скачать готовый бланк заявления?
На специализированных юридических порталах (например‚ Docspapers.ru) можно бесплатно скачать готовый шаблон в формате DOCX или PDF. При скачивании убедитесь‚ что в шаблоне присутствуют все обязательные реквизиты‚ перечисленные выше;
Оформление заявления на электронную трудовую книжку – простая процедура‚ требующая лишь точного указания персональных данных и приложений. Благодаря цифровизации процесс стал быстрее‚ а доступ к сведениям о стаже – удобнее. Следуйте приведённому образцу и пошаговой инструкции‚ и ваш запрос будет обработан без задержек.
Помните: правильное оформление заявления и своевременное предоставление документов – залог того‚ что ваш трудовой стаж будет учтён в полном объёме.