С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это исторический момент для рынка труда: бумажный формат окончательно уходит в прошлое, уступая место цифровым данным, которые хранятся в Социальном фонде России (СФР). Несмотря на то, что система работает уже несколько лет, у многих сотрудников и работодателей до сих пор возникают вопросы о правильном оформлении документов, особенно если переход на «цифру» не был совершен вовремя.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление на электронную трудовую книжку, какие нюансы существуют в 2026 году и почему этот документ критически важен для сохранения трудового стажа.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это формат хранения сведений о трудовой деятельности гражданина в цифровом виде. В отличие от бумажного аналога, ЭТК:

• Хранится в единой информационной системе Социального фонда России (СФР).
• Содержит актуальные данные о местах работы, должностях, периодах работы, причинах увольнения и начисленных страховых взносах.
• Защищена от потери, порчи или хищения, что часто случалось с бумажными документами.
• Доступна работодателю и самому сотруднику в режиме онлайн через портал «Госуслуги».

Для работающих по трудовому договору россиян ведение ЭТК стало обязательным с 2020 года. Однако до 2026 года существовала возможность выбора для тех, кто впервые устраивался на работу или кто не успел подать заявление ранее. Сейчас, после завершения переходного периода, правила стали еще строже.

Кто и когда должен писать заявление?

Ситуации, когда требуется подача заявления, делятся на две основные категории:

1. Сотрудники, выбравшие ЭТК в период переходного периода (2020–2025 гг.), но не подавшие письменное уведомление. В некоторых случаях работодатели могли не получить от сотрудника документ о выборе формы трудовой книжки. Чтобы исправить ситуацию и обеспечить корректную передачу данных в СФР, необходимо написать заявление;
2. Новые сотрудники, принятые на работу в 2026 году. Для граждан, впервые устраивающихся на работу, бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Информация о них сразу формируется в электронном виде. Однако, если у человека была бумажная трудовая, он должен предоставить ее работодателю для сканирования и внесения сведений в базу, сопроводив это соответствующим заявлением о переходе на ЭТК.

Важно: Если сотрудник ранее не подал заявление о выборе электронной трудовой книжки, работодатель обязан был уведомить его о такой возможности. В 2026 году отсутствие поданного заявления может создать сложности при подтверждении стажа для пенсии, поэтому оформить этот документ необходимо как можно скорее.

Как правильно составить заявление: Требования и образец

Законодательством РФ не установлена жесткая унифицированная форма заявления на переход на электронную трудовую книжку. Документ составляется в произвольной форме. Его можно написать от руки или напечатать на компьютере. Главное — соблюдение делового стиля и наличие обязательных реквизитов.

Структура заявления:

• Шапка: В правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя организации (или ИП), а также ФИО и должность заявителя.
• По центру листа пишется слово «Заявление».
• Текст: Основная часть, где сотрудник выражает свое желание вести трудовую книжку в электронном виде. Необходимо указать, что вы просите работодателя представлять сведения о вашей трудовой деятельности в СФР.
• Приложения: Если к заявлению прилагаются копии документов (например, копия бумажной трудовой для внесения архивных данных), это нужно перечислить.
• Дата и подпись: Внизу слева ставится дата составления, справа — личная подпись сотрудника с расшифровкой.

Примерный образец заявления:

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера отдела продаж
Петровой А.И.

Заявление

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и представлять сведения о моей трудовой деятельности в Социальный фонд России в соответствии с частью 1 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ.

Копию бумажной трудовой книжки (если имеется) прилагаю для внесения сведений о стаже работы до 2020 года.

Подпись: ___________ /Петрова А.И./

Порядок действий после подачи заявления

После того как сотрудник подал заявление, запускается следующий алгоритм:

1. Регистрация: Работодатель регистрирует входящий документ в журнале учета заявлений.
2. Передача данных: Работодатель обязан передать сведения о выборе сотрудником электронной формы ведения трудовой книжки в Социальный фонд России. Обычно это делается в рамках ежемесячной отчетности (форма ЕФС-1), но при первичном приеме или выборе формы сроки могут быть сокращены до момента подачи заявления.
3. Уведомление: Сотрудник получает подтверждение того, что его данные теперь ведуться в электронном формате. Проверить это можно самостоятельно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в клиентской службе СФР.

Частые вопросы и важные нюансы 2026 года

Можно ли вернуться к бумажной трудовой?
Нет. С завершением переходного периода в 2026 году возможность вернуться к бумажному формату для тех, кто выбрал электронный, исключена. Бумажная трудовая, если она была на руках у сотрудника, остается у него как исторический документ, подтверждающий стаж до 2020 года, но все новые записи в нее не вносятся.

Что делать внутренним совместителям?
Если сотрудник работает в одной организации по основному месту работы и как внутренний совместитель, заявление пишется одно на имя работодателя. Электронная трудовая книжка ведется одна, независимо от количества должностей у одного работодателя.

Нужно ли заверять выписки?
Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника предоставить ему сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК). Заверять печатью организации такие выписки в 2026 году не требуется, так как они формируются из государственной информационной системы и имеют юридическую силу.

Переход на электронные трудовые книжки, это шаг к прозрачности трудовых отношений и упрощению бюрократических процедур. Для сотрудника наличие правильно оформленной ЭТК гарантирует сохранность стажа для будущей пенсии и упростит процесс получения кредитов или виз, где требуется подтверждение занятости.

Если вы еще не написали заявление о выборе электронной трудовой книжки или сомневаетесь в статусе своей ЭТК, не откладывайте решение этого вопроса. Обратитесь в отдел кадров вашей организации прямо сейчас, чтобы убедиться, что все данные передаються в Социальный фонд корректно и своевременно.