После завершения трудового договора работник обязан получить свою трудовую книжку в течение трёх рабочих дней. Если по каким‑либо причинам сотрудник не может лично забрать документ, ему необходимо оформить заявление‑согласие на направление трудовой книжки по почте. Ниже приведён подробный разбор требований, порядок оформления и готовый шаблон заявления.
Когда требуется заявление‑согласие?
- Если сотрудник не может явиться в отдел кадров в последний рабочий день.
- Если работодатель не успел выдать книжку в течение 3‑дневного срока.
- При увольнении по собственному желанию, если работник находится в отпуске или в командировке.
- При удалённом трудоустройстве (т. е. работник находится в другом городе/стране).
В таком случае работник подписывает заявление‑согласие, в котором подтверждает, что он согласен на отправку трудовой книжки по почте.
Что должно содержать заявление?
- ФИО работника, место работы, должность.
- Указание даты увольнения и даты, когда работник получил уведомление о необходимости забрать книжку.
- Подтверждение согласия на отправку трудовой книжки по почте.
- Обязательство вернуть книгу в течение трёх дней после получения.
- Контактные данные для связи (телефон, e‑mail).
- Подпись работника и дата.
Как оформить заявление‑согласие на направление трудовой книжки по почте
Ниже приведён готовый образец заявления. Замените все заглушки (текст в квадратных скобках) на актуальные данные.
Шаблон заявления
Заявление Я, [ФИО работника], работавший(а) в компании [Наименование организации] на должности [Должность], прошу направить мне трудовую книжку по почте, поскольку я не могу лично забрать её в отдел кадров. Увольнение произошло [Дата увольнения]. В последний рабочий день я не получил(а) трудовую книжку. Согласно статье 132 Трудового кодекса РФ, я обязуюсь вернуть полученную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента её получения. Контактные данные для связи: телефон [Телефон], e‑mail [E‑mail]. Подпись: ___________________ [ФИО работника]
После заполнения заявления его необходимо подписать и передать в отдел кадров. При отправке по почте добавьте копию заявления в конверт.
Как правильно оформить отправку по почте
- Печать: в конверт укажите полное имя получателя и адрес организации.
- Почтовый штамп: укажите дату отправки и номер отправления.
- Письмо должно быть полностью оплачено (поместите нужное количество почтовых марок).
- Сохраняйте копию письма и подтверждение отправки для бухгалтерии.
Что делать, если работник не получил книгу в срок?
Если трудовая книжка не поступила в течение 3 дней после отправки, работник обязан сразу же связаться с работодателем и уточнить статус доставки. В случае задержки работодатель обязан компенсировать убытки, связанные с отсутствием документа.
Законодательные основы
- Трудовой кодекс РФ, статья 132 – «Трудовая книжка».
- Постановление Правительства РФ № 1266 «Об утверждении правил оформления трудовой книжки».
- Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» (для оформления копии).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить трудовую книжку по электронной почте? – Нет, трудовая книжка – это бумажный документ, который необходимо передать лично или по почте.
- Что делать, если я не получил книгу в течение 3 дней? – Обратитесь в отдел кадров с письменным заявлением о задержке. При необходимости можно обратиться в инспекцию труда.
- Можно ли оставить книгу в офисе работодателя? – Да, но работодатель обязан вернуть её в течение 3 дней.
Соблюдение требований к выдаче трудовой книжки после увольнения – важный этап завершения трудовых отношений. Оформление заявления‑согласия на направление по почте позволяет сотруднику получить документ, даже если он не может лично явиться в отдел кадров. Следуйте приведённому шаблону, соблюдайте сроки и обязательно подпишите заявление. Это обеспечит законность и своевременность получения трудовой книжки.