Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажный вариант продолжает существовать. В ряде ситуаций работнику или работодателю необходимо оформить новую трудовую книжку, для чего требуется письменное заявление.

Ключевые изменения с 2021 года

С 1 января 2021 года все работодатели обязаны:

• Вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в единой государственной системе).
• По письменному заявлению работника выдавать ему бумажную трудовую книжку (или продолжать ее вести, если она уже есть).

Важно: Если работник не подал заявление о формате ведения книжки, работодатель вносит сведения только в электронную систему. Бумажную книжку при этом не выдает и не ведет.

Когда требуется заявление на новую трудовую книжку?

Ситуации, при которых необходимо оформление новой книжки:

Первичное оформление (при приеме на работу впервые)

Если у гражданина нет трудовой книжки (например, он никогда не работал официально или документ утерян), работодатель обязан завести новую. Для этого требуется:

• Письменное заявление работника.
• Документы, подтверждающие отсутствие книжки (справка из предыдущего работодателя, из архивов, из МФЦ о невыдаче и т.д;).

Замена утерянной, пришедшей в негодность или украденной

Это наиболее частый случай. По ст. 65 Трудового кодекса РФ работодатель обязан оформить новую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины утраты.

Перевод с бумажного формата на электронный (или наоборот)

Работник вправе выбрать:

• Только электронный формат (сведения в системе, бумажная книжка не выдается).
• Электронный + бумажный (работодатель ведет записи в системе и одновременно в бумажную книжку).

Для смены формата также нужно заявление.

Как правильно составить заявление?

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты и четкую просьбу.

Структура заявления:

1. Шапка: «Директору [Название организации]», «От [ФИО работника]», «Должность».
2. «Заявление».
3. Основная часть: Четко указать причину и просьбу.
   • Для утерянной: «…в связи с утратой (указать причину: потеряна, украдена, повреждена) предыдущей трудовой книжки…».
   • Для первичного оформления: «…в связи с отсутствием трудовой книжки…».
   • Для смены формата: «…прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде и (или) выдать мне бумажную трудовую книжку…».
4. Дата и подпись.

Куда подавать заявление и какие документы нужны?

Заявление подается непосредственно работодателю (в отдел кадров, бухгалтерию или напрямую руководителю).

Необходимый пакет документов:

• Заявление (в одном экземпляре).
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ).
• Дополнительные документы (по ситуации):
  • Копия заявления в полицию (при краже/утрате).
  • Справка из архивного учреждения о невыдаче трудовой книжки.
  • Копия предыдущей трудовой книжки (если есть, даже неполная).

Срок оформления: Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления и всех необходимых документов (ст. 65 ТК РФ).

Что вносится в новую трудовую книжку?

В новую (заменяющую) книжку вносятся:

• Все записи о предыдущей работе, которые удалось восстановить (на основании справок, выписок из архивов, предыдущей книжки).
• Текущая запись о приеме на работу к данному работодателю (с указанием даты и основания).
• ьный лист заполняеться заново.

Если восстановить полную историю невозможно, в книжке делается запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной. Предыдущие записи о работе не восстанавливались».

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить новую книжку без заявления?

Нет. Без письменного заявления работодатель не имеет права оформить новую трудовую книжку. Это прямое требование ст. 65 ТК РФ.

Что делать, если работодатель отказывается оформить новую книжку?

Работник может:

1. Направить письменную претензию работодателю с требованием оформить документ.
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
3. Подать иск в суд о восстановлении права на оформление трудовой книжки и взыскании компенсации за задержку.

Будет ли стоить оформление новой книжки?

Нет. Оформление новой трудовой книжки (бланк, внесение записей) — это обязанность работодателя и осуществляется бесплатно для работника.

Как проверить, есть ли у меня электронная трудовая книжка?

Узнать наличие ЭТК можно:

• Через личный кабинет на портале «Работа в России» (требуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах).
• Обратившись с запросом в Сбербанк или другой банк-партнер системы (если ранее соглашались на хранение там).
• Через работодателя (в отделе кадров).

Заявление о новой трудовой книжке — это формальный, но критически важный документ, который запускает процесс восстановления вашей трудовой истории. Правильное и полное его составление с указанием причины ускорит оформление и защитит ваши права. В случае споров или бездействия работодателя помните о защите своих интересов через Госинспекцию труда или суд.

Информация в статье актуальна на 2026 год и основана на положениях Трудового кодекса РФ.