В случае потери, порчи или отсутствия трудовой книжки работник имеет право обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата или оформлении новой трудовой книжки в бумажном формате. Этот документ регулируется статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225.

Когда необходимо подавать заявление на новую трудовую книжку?

Заявление на новую трудовую книжку в бумажном виде подается в следующих случаях:

• Потеря или кража трудовой книжки;
• Порча документа (например, при пожаре, затоплении и т.д.);
• Завершение предыдущей трудовой книжки (если в ней закончились свободные страницы);
• Отсутствие трудовой книжки у работника при приеме на работу (если ранее он не работал);
• Обнаружение ошибок или неточностей в записях, требующих исправления путем оформления новой книжки.

Куда и как подавать заявление?

Заявление подается:

1. Работодателю — если вы уже работаете или устраиваетесь на новое место;
2. В кадровую службу организации;
3. В письменном виде, на бумажном носителе или в электронной форме (если это предусмотрено локальными нормативными актами компании).

Если вы устраиваетесь на работу впервые и у вас нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить ее в течение 5 дней со дня приема на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Как правильно составить заявление?

Заявление на новую трудовую книжку не имеет строгой унифицированной формы, но должно содержать обязательные реквизиты:

Обязательные элементы заявления:

• Шапка: указывается наименование организации, ФИО руководителя, ФИО заявителя, его адрес и контактные данные;
• Наименование документа: слово «ЗАЯВЛЕНИЕ»;
• Текст заявления: причина обращения (потеря, порча и т.д.), должность, дата приема на работу;
• Приложения: перечень документов, подтверждающих обстоятельства (например, справка из полиции о потере, акт о порче и т.д.);
• Дата и подпись: дата составления, личная подпись заявителя.

Документы, которые необходимо приложить

К заявлению обычно прилагаются:

• Копия паспорта;
• Копия СНИЛС (страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования);
• Копия документа об образовании (если есть);
• Справка из полиции (при утере);
• Акт о порче документа (если трудовая книжка испорчена);
• Другие документы по требованию работодателя.

Сроки рассмотрения и выдачи новой трудовой книжки

Согласно трудовому законодательству:

• Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 15 дней;
• Новая трудовая книжка выдается бесплатно;
• При оформлении дубликата в него вносятся все записи из старой трудовой книжки, подтвержденные документами;
• В случае отсутствия подтверждающих документов записи могут быть внесены на основании устных объяснений работника (с обязательной отметкой об этом в трудовой книжке).

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче новой трудовой книжки?

Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче дубликата или новой трудовой книжки, вы можете:

1. Обратиться с письменным заявлением к вышестоящему руководству;
2. Написать жалобу в Государственную инспекцию труда;
3. Обратиться в суд с иском о понуждении к исполнению обязанности по оформлению трудовой книжки;
4. Подать жалобу в прокуратуру.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить трудовую книжку в электронном виде?

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка, но она не отменяет бумажный формат. Если работник не подал заявление о ведении электронной трудовой книжки, работодатель обязан оформить бумажный вариант;

Можно ли восстановить трудовую книжку без заявления?

Нет, без письменного заявления работодатель не имеет права инициировать процесс оформления новой трудовой книжки. Заявление — это обязательный документ для начала процедуры.

Сколько стоит оформление новой трудовой книжки?

Оформление новой трудовой книжки для работника бесплатно. Работодатель не может взимать плату за эту услугу.

Можно ли получить дубликат трудовой книжки без работы?

Да, если вы потеряли трудовую книжку и не работаете, вы можете обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Если такого работодателя нет, обратитесь в органы Пенсионного фонда РФ.

Заявление на новую трудовую книжку в бумажном виде, это важный документ, который позволяет восстановить или получить дубликат трудовой книжки при утере, порче или отсутствии. Составление заявления не требует сложных юридических знаний, но должно соответствовать установленным правилам. Главное — помнить, что без заявления процедура невозможна, а работодатель обязан рассмотреть его в установленные законом сроки.

Если у вас возникли сложности с оформлением, рекомендуется обратиться за помощью к специалистам по трудовому праву или в кадровую службу организации.