В условиях, когда многие организации переходят на электронные формы документооборота, бумажная трудовая книжка по‑прежнему остаётся обязательным документом для ряда категорий работников. Для её получения необходимо подать официальное заявление в отдел кадров или в бухгалтерию.
Когда требуется заявление?
Заявление необходимо подать в следующих случаях:
- При оформлении новой трудовой книжки для сотрудника, у которого её ещё нет;
- При замене утерянной или повреждённой бумажной трудовой книжки;
- При необходимости внесения корректировок в данные, указанные в книжке (например, смена фамилии, места работы и т.д.).
Структура заявления
Ниже представлен образец заявления, который можно использовать в бумажном виде. Формулировка может быть адаптирована под требования конкретного предприятия.
Шапка заявления
Наименование организации: ООО «Пример»
Отдел/служба: Отдел кадров
Текст обращения
Уважаемые коллеги!
Суть заявления
Я, [ФИО работника], паспортный номер [номер], прошу оформить бумажную трудовую книжку в двух экземплярах.
В первой копии должна быть указана информация о моём трудовом стаже, местах работы и должностных обязанностях. Во второй копии – для личного пользования.
Перечень приложений
К заявлению прилагаю:
- Копию паспорта;
- Справку о предыдущем месте работы;
- Трудовой договор;
- Фотокопию диплома (при необходимости).
Подпись
_______________________
[ФИО работника]
Как правильно оформить заявление?
Для того чтобы заявление было принято без лишних задержек, обратите внимание на следующие детали:
- Ясность формулировок: используйте стандартные фразы «прошу оформить», «предлагаю», «согласен(на)»;
- Полные данные: укажите полностью ФИО, дату рождения, паспортный номер, ИНН (при необходимости);
- Подпись и дата: не забудьте поставить подпись и указать дату составления заявления;
- Приложения: перечислите все документы, которые будут прилагаться к заявлению.
Пример заполненного заявления
ООО «Пример» Отдел кадров Уважаемые коллеги! Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 1234567890, ИНН 123-45-67890, прошу оформить бумажную трудовую книжку в двух экземплярах. Первый экземпляр – для архивного хранения, второй – для личного пользования. К заявлению прилагаю: Копию паспорта; Справку о предыдущем месте работы; Трудовой договор; Диплом о высшем образовании. _______________________ Иванов И.И.
Что делать после подачи заявления?
После того как заявление будет рассмотрено, в отделе кадров:
- Составят акт оформления трудовой книжки;
- Внесут сведения в бумажную трудовую книжку;
- Выдадут вам одну копию для личного пользования и оформят второй копию для архивного хранения.
Если возникнут вопросы, обратитесь к специалисту по персоналу или к руководителю вашего подразделения.
Важно! Все документы, подлежащие хранению в бумажном виде, должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами организации.