Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начавшийся в рамках национального проекта «Цифровая экономика», бумажный формат по-прежнему остается актуальным и обязательным для многих категорий граждан. В ряде ситуаций, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, сотруднику необходимо написать заявление на оформление новой трудовой книжки.
В каких случаях требуеться заявление на новую трудовую книжку?
Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку сотруднику в следующих случаях:
- Первое трудоустройство: если человек устраивается на работу впервые и данного документа у него никогда не было.
- Утрата трудовой книжки: если документ был утерян самим работником или по вине предыдущего работодателя.
- Повреждение: если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела и т.д.) и не подлежит восстановлению.
- Отсутствие по иной причине: например, если работник просто не хочет продолжать вести старую бумажную книжку и желает завести новую (при условии соблюдения законодательства об ЭТК).
Законодательство обязывает работодателя оформить документ в присутствии работника в течение недели со дня приема на работу, но только при наличии письменного заявления сотрудника.
Как правильно составить заявление?
Заявление об оформлении новой трудовой книжки составляется в произвольной письменной форме, однако для удобства в кадровых службах часто используются разработанные типовые бланки. Если строгой формы в организации нет, заявление можно написать от руки или распечатать, соблюдая стандартные правила делопроизводства.
Структура заявления
- Шапка (в правом верхнем углу):
- Должность руководителя организации (например: Директору ООО «Ромашка»).
- ФИО руководителя в дательном падеже.
- Должность и ФИО заявителя в родительном падеже (от кого).
- Название документа: по центру строки пишется слово «Заявление».
- Основная часть: текст с просьбой оформить и выдать новую трудовую книжку. Здесь же обязательно указывается причина (например, «в связи с утратой прежней» или «по причине первичного трудоустройства»). Если книжка оформляется взамен утерянной, работник может добавить фразу о том, что обязуется возместить стоимость бланка (если это предусмотрено локальными актами).
- Заключительная часть: дата составления заявления и личная подпись работника.
Образец заявления на оформление новой трудовой книжки
Ниже представлен универсальный образец, который подойдет как для первичного трудоустройства, так и для случая утери или повреждения документа.
Пример заполнения:
Директору ООО «Название Компании»
Иванову И.И;
от должности и ФИО работника
(например: от менеджера Петрова П.П.)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с ее утратой (или: в связи с первичным трудоустройством / повреждением прежней).
Стоимость бланка трудовой книжки обязуюсь возместить (если применимо).
«___» _________ 202_ г. ______________ / Петров П.П. /
(дата) (подпись) (расшифровка)
Важные нюансы и сроки
- Сроки выдачи: При первичном трудоустройстве работодатель должен завести трудовую книжку в течение 7 дней с момента приема на работу. При утере, в течение 15 дней после получения заявления (с оформлением дубликата).
- Дубликат или новый документ? Если книжка утеряна, юридически оформляется дубликат, в который вносится суммарный стаж. Если это первое трудоустройство — оформляется чистый новый бланк.
- Оплата бланка: Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель вправе взыскать с работника стоимость бланка, за исключением случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек или если работник обнаружил недостоверную запись не по своей вине.
- Выдача на руки: Если вам нужна сама книжка (например, для предоставления в СФР или банк), пишется отдельное заявление о выдаче трудовой книжки на руки. По общему правилу работодатель выдает ее только при увольнении. Для других целей (подтверждение страхового стажа, для банка) достаточно написать заявление о выдаче копии или выписки из трудовой книжки — такой документ обязаны предоставить в течение 3 дней.
Написание заявления на новую трудовую книжку — это обязательный юридический факт, который защищает работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции. Даже если вы трудоустраиваетесь впервые, не стесняйтесь напомнить кадровику о необходимости взять с вас письменное заявление. Использование простых и понятных форм, представленных выше, поможет избежать бюрократических проволочек и гарантирует, что ваш стаж будет официально зафиксирован.