Важное уточнение на 2026 год: С 1 января 2021 года для граждан, устраивающихся на работу впервые (без имеющегося трудового стажа), бумажная трудовая книжка не оформляется. Работодатель обязан сразу завести электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако на практике работник может получить от кадровика просьбу написать заявление. Эта статья объясняет, когда оно нужно, и предоставляет актуальный образец.
Законодательная основа и ключевые изменения
Регулируется статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и Постановлением Правительства № 906н. Основные положения:
- Для впервые устраивающихся (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 4): бумажная трудовая книжка не выдается. Сведения о приеме на работу и об увольнении (в будущем) вносятся исключительно в электронную трудовую книжку.
- Автоматизация: При подаче сведений о приеме на работу в форму ЕФС-1 (раздел 1.1) в Пенсионный фонд (СФР) ЭТК формируется автоматически. Отдельного заявления от работника не требуется.
- Переходный период: Если у гражданина уже была бумажная трудовая книжка (даже пустая) до 2021 года, он может выбрать способ ведения: бумажный или электронный. В этом случае заявление о выборе необходимо.
Когда заявление на оформление трудовой книжки впервые НЕ нужно?
В стандартной ситуации 2026 года, когда человек устраивается на работу впервые и у него никогда не было трудовой книжки:
- Работодатель самостоятельно вносит данные о приеме на работу в ЕФС-1.
- На основании этих данных СФР открывает гражданину электронную трудовую книжку.
- Заявление от работника не является обязательным документом.
Практический совет: Если кадровый отдел настаивает на заявлении, это часто делается для внутреннего учета и документального оформления факта трудоустройства. Написать его просто, и это не нарушает закон.
Образец заявления на оформление трудовой книжки впервые (на 2026 год)
Данный образец можно использовать, если работодатель или сам работник желает иметь письменное подтверждение факта обращения. Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты.
Директору ООО «Пример»
(ФИО руководителя, если известно)
от сотрудника: Иванова Ивана Ивановича
(ФИО полностью)
паспорт: серия 1234 № 567890, выдан ОВД района Ленинского г. Москвы
адрес регистрации: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 2
контактный телефон: +7 (999) -23-45-67
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, Иванов Иван Иванович, впервые поступаю на работу в вашу организацию. На момент приема на работу у меня отсутствует трудовая книжка в бумажном виде, а также не была ранее оформлена электронная трудовая книжка.
В соответствии с частью 4 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку.
Подпись: _________________ / Иванов И.И. /
Пояснения к образцу:
- В шапке: Указываются данные руководителя (можно без ФИО, просто «Директору организации»), а затем полные данные заявителя (работника).
- В тексте: Ключевая фраза, «впервые поступаю на работу» и «отсутствует трудовая книжка«. Это прямо указывает на основание для оформления ЭТК.
- Просьба: Четко указано, что просим оформить электронную трудовую книжку, что соответствует закону.
- Дата и подпись: Обязательны.
Пошаговая инструкция для работника и работодателя (2026)
- Прием на работу: Гражданин предоставляет паспорт, СНИЛС, ИНН (при необходимости). Подписывает трудовой договор.
- Кадровое делопроизводство: Кадровик готовит приказ о приеме на работу.
- Подача сведений в СФР: Работодатель обязан в течение одной недели с даты приема подать сведения о трудовой деятельности работника в раздел 1.1 формы ЕФС-1. Это автоматически создаст ЭТК в системе СФР.
- Информирование работника: Работодатель должен уведомить работника о том, что его трудовая книжка ведется в электронном виде. Обычно это делается через служебную записку, заказное письмо или вручение под роспись текста уведомления. Заявление работника для этого не требуется.
- Получение доступа: Работник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись) или в отделении СФР/МФЦ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я потребовать бумажную трудовую книжку, если устраиваюсь впервые в 2026 году?
Нет. Законом прямо запрещено оформлять бумажную трудовую книжку лицам, не имеющим стажа на . Ваша трудовая деятельность будет фиксироваться только в электронном виде.
Что, если у меня уже есть старая, пустая бумажная книжка?
Если у вас на руках есть оформленная (заведенная) бумажная трудовая книжка (даже без записей), вы вправе выбрать, как вести ее дальше. Вы можете:
- Продолжить вести ее в бумажном виде (тогда работодатель будет делать в нее записи).
- Перевести ее в электронный вид (подать заявление о выборе ЭТК).
В этом случае заявление о выборе способа ведения (не об оформлении впервые!) действительно потребуется.
Как проверить, создали ли мне ЭТК?
Через 2-3 недели после приема на работы проверьте:
- Личный кабинет на Госуслугах (раздел «Трудовая книжка»).
- Личный кабинет на портале ПФР (СФР).
- Обратившись с паспортом в отделение СФР или МФЦ.
А если работодатель отказываеться оформлять ЭТК и требует бумажную?
Это нарушение закона. Ведущаяся с 2021 года практика и разъяснения контролирующих органов (Роструд, ПФР) однозначны: для впервые устраивающихся бумажная книжка не оформляется. Настаивайте на оформлении электронной. При отказе можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или ПФР.
- Бумажная трудовая книжка для впервые устраивающихся с 2021 года не оформляется.
- Электронная трудовая книжка создается автоматически на основании сведений, подаваемых работодателем в СФР (ЕФС-1).
- Отдельное заявление от работника в стандартной ситуации не требуется.
- Образец заявления может быть полезен для внутреннего документооборота организации или если работник хочет иметь письменное подтверждение своего обращения.
- Все сведения о стаже и трудовой деятельности будут доступны работнику онлайн через Госуслуги или портал СФР.
Информация в статье актуальна на 2026 год. Перед применением рекомендуется уточнять детали в местном отделении Пенсионного фонда (СФР) или у юриста.