В 2026 году в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом работникам часто требуется официально зафиксировать свои запросы, в т.ч.:

• оформление отпуска;
• перевод в другой отдел;
• проверка отработанного стажа;
• возврат излишне удержанных сумм;
• получение копий записей в ЭТК.

Ниже представлен образец заявления, который можно использовать в любой из указанных ситуаций. Текст составлен в свободной форме, но обязательны:

1. полные ФИО заявителя;
2. дата подачи;
3. наименование организации (или подразделения);
4. конкретное требование;
5. подпись заявителя.

Общий шаблон заявления

Заполнить шаблон можно в текстовом редакторе или напечатать на листе бумаги. При необходимости в конце документа можно добавить приложения (например, копию трудовой книжки, справку о доходах и т.д.).

ЗАЯВЛЕНИЕ

о [указать цель заявления]

Я, [ФИО полностью], паспорт: [серия, номер], выдан [кем, когда], ИНН: [номер], проживающий по адресу [адрес], 
работник [название организации, подразделение], 
с кодом ТК [код], 
обращаюсь с просьбой оформить/изменить/проверить информацию в моей электронной трудовой книжке.

Требования:
[Перечислить конкретные требования, например: «Одобрить отпуск с по »] 
[При необходимости – уточнить дополнительные условия]

Подтверждаю, что все сведения, указанные в настоящем заявлении, являются достоверными.

Дата: «[дата]»

Подпись: ______________________

Как правильно оформить заявление

Шапка документа

В левом верхнем углу указываются:

• наименование организации;
• наименование подразделения (отдел кадров, бухгалтерия и т.д;);
• номер и дата обращения (если известно).

Данные заявителя

Указываются полные ФИО, паспортные данные, СНИЛС, ИНН и контактный телефон. При необходимости добавляется информация о месте жительства.

Суть запроса

Ясно формулируется, что именно требуется от организации:

• внесение изменений в ЭТК;
• выдача копии записи;
• подтверждение факта работы;
• иные действия, предусмотренные Трудовым кодексом.

Обоснование

Если требуется, указывается причина запроса (например, необходимость отпуска для ухода за больным родственником).

Подпись

В конце документа ставится подпись заявителя. При подаче заявления через электронную почту подпись может быть заменена на электронную подпись.

Примеры типовых заявлений

Заявление о добавлении нового места работы в ЭТК

«Я, Иванов Иван Иванович, прошу внести в мою электронную трудовые книжку запись о работе в ООО «Пример» с по в качестве инженера‑проектировщика».

Заявление о проверке отработанного стажа

«Я, Петрова Мария Сергеевна, прошу проверить и подтвердить сведения о отработанном стаже в организации, начиная с , в целях расчета пенсионных выплат».

Заявление о возврате излишне удержанных сумм

«Я, Сидоров Алексей Дмитриевич, прошу вернуть излишне удержанные суммы страховых взносов в размере 12 000 рублей, которые были списаны ошибочно в июне 2026 года».

Что происходит после подачи заявления

После того как заявление подписано и отправлено в отдел кадров (или в соответствующий орган), происходит следующее:

1. Приём и регистрация – сотрудники отдела кадров фиксируют поступление заявления и присваивают ему номер.
2. Экспертиза – в течение установленного законодательством срока (обычно 5–10 рабочих дней) проверяется достоверность указанных данных.
3. Внесение изменений – при положительном решении в ЭТК вносятся соответствующие записи, после чего работнику выдается подтверждающий документ (печатный или электронный).
4. Уведомление – заявитель получает ответ (в письменной форме или в электронном виде) о результатах рассмотрения.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление в электронном виде? Да. Электронные заявления принимаются через корпоративную почту или в личный кабинет на портале работодателя.
• Нужна ли подпись в электронном заявлении? Для электронных заявлений допускается электронная подпись или простая подпись в виде скан‑копии подписи.
• Сколько времени занимает обработка? По закону – не более 10 рабочих дней, однако в практике часто занимает меньше.
• Можно ли отозвать заявление? Да, отзыв подается в том же виде, что и оригинальное заявление, до момента его окончательного исполнения.

Правильно составленное заявление по электронной трудовой книжке – важный шаг для обеспечения прозрачности трудовой деятельности и защиты прав работника. Используя приведённый выше шаблон и следуя рекомендациям по оформлению, вы сможете быстро и без лишних сложностей решить любые вопросы, связанные с вашей ЭТК.

Помните, что в случае сомнений лучше проконсультироваться с юристом или специалистом по персоналу, чтобы избежать ошибок в оформлении документа.