В 2026 году процесс цифровизации трудовых отношений в России уже прошел этап активной трансформации. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, подтверждающим стаж, однако бумажный аналог у многих сотрудников все еще находится на руках. Важнейшим этапом окончательного перехода является правильное оформление волеизъявления работника. В этой статье мы подробно разберем, как написать заявление на отказ от бумажной трудовой книжки в пользу электронной, и какие последствия это несет.
Почему это важно: текущая ситуация в 2026 году
Согласно данным, к 2025 году переход на электронные трудовые книжки фактически завершился. Однако у многих граждан, работавших до 2020 года, бумажные книжки остаются на руках или хранятся у работодателей.
Ключевые правила, действующие сегодня:
- Для работников, впервые устроившихся на работу после 1 января 2021 года, бумажные книжки не заводятся — только электронный формат.
- Для сотрудников, имевших стаж до 2021 года, переход на ЭТК носит добровольный характер.
- Если сотрудник не написал заявление о переходе, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную версии параллельно.
- Отказавшись от бумажной версии в пользу электронной, вернуться обратно будет невозможно.
Кто и когда может подать заявление?
Работник может принять решение о переходе на электронную трудовую книжку в любой момент своей трудовой деятельности. Законодательство не устанавливает жестких сроков для подачи такого заявления после 2020 года, когда проходила массовая кампания по сбору предпочтений.
Важно: Перевести работника на исключительно электронный формат ведения стажа можно только с его письменного согласия. Инициатива должна исходить от сотрудника.
Как правильно написать заявление: пошаговая инструкция
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Документ адресуется руководителю организации.
Структура документа:
- Шапка: В правом верхнем углу указывается должность, ФИО руководителя и наименование организации. Ниже — должность и ФИО заявителя.
- Посередине строки пишется слово «Заявление».
- Текст: Четкое изъявление желания отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и переход на электронную.
- Приложение: Указание на то, что бумажная трудовая книжка будет возвращена владельцу (если она хранится у работодателя).
- Дата и подпись: Обязательно с расшифровкой.
Образец заявления
Ниже приведен примерный текст, который можно использовать как шаблон:
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И;И.
от менеджера Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (предоставлять сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ) и не оформлять бумажную трудовую книжку (или прекратить ее ведение).
О том, что после подачи данного заявления бумажная трудовая книжка будет мне выдана на руки с соответствующей записью и больше не будет вестись работодателем, я предупрежден(а). Я осознаю, что изменить свое решение и вернуться к ведению бумажной трудовой книжки после этого будет невозможно.
Подпись: _____________ /Петров П.П./
Что происходит после подачи заявления?
После регистрации заявления работодателем запускается следующий алгоритм действий:
- Формирование отчета: Работодатель обязан подать в Социальный фонд России (СФР) форму СЗВ-ТД (или ее актуальный аналог в 2026 году) с указанием события «Подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».
- Внесение записи: В раздел «Сведения о работе» вносится запись о подаче заявления.
- Выдача бумажной книжки: Если бумажная трудовая книжка велась и хранилась у работодателя, она выдается сотруднику на руки. В ней обязательно делается запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.
- Прекращение записей: С момента выдачи бумажной книжки на руки, работодатель больше не делает в ней никаких записей. Все дальнейшие сведения о стаже, наградах и увольнениях фиксируются только в электронном виде.
Частые вопросы и важные нюансы
Можно ли забрать заявление обратно?
Нет. Это самый важный момент. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую и получил бумажную на руки, обратного пути нет. Работодатель больше не имеет права вносить записи в бумажный документ, даже если сотрудник об этом попросит.
Что делать, если бумажная книжка утеряна?
Если бумажная трудовая утеряна, это не препятствует переходу на ЭТК. Сотрудник подает заявление, а работодатель вносит в электронную систему сведения о имеющемся стаже (на основании других документов: справок, архивных выписок), если они были ранее восстановлены или подтверждены.
Нужно ли писать заявление тем, кто устраивается на работу впервые?
Нет. Для граждан, впервые вступающих в трудовые отношения после 1 января 2021 года (а по некоторым данным и с 2022 года), бумажные трудовые книжки вообще не оформляются. Им автоматически заводится электронная, и писать заявление о выборе формата им не требуется.
Переход на электронную трудовую книжку, это современный и удобный шаг, который избавляет от риска потери бумажного документа и упрощает подтверждение стажа при оформлении пенсии или кредита. Однако это решение требует осознанности, так как оно необратимо. Правильно составленное заявление станет юридическим основанием для завершения эпохи бумажного документооборота в вашей трудовой биографии.
Помните: в 2026 году электронная трудовая книжка является основным и наиболее защищенным способом фиксации трудового стажа.