Важное уточнение с 2021 года: С 1 января 2021 года в России при приеме на работу работодатель обязан открывать работнику электронную трудовую книжку (ЭТК) в Единой государственной системе информации о социальном обеспечении (ЕГИССО). Физическая (бумажная) трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника‚ если он не имеет ЭТК или хочет ее получить в дополнение к электронной. Поэтому сегодня чаще всего требуется заявление на:
- Открытие (выдачу) электронной трудовой книжки (если у работника ее еще нет).
- Восстановление сведений о работе в электронную книжку (если данные утеряны или есть пробелы).
- Выдачу дубликата бумажной трудовой книжки (если оригинал утерян‚ испорчен или если работник предпочитает бумажный вариант‚ имея при этом ЭТК).
Заявление на открытие (выдачу) электронной трудовой книжки
Это основное заявление для нового сотрудника или работника‚ у которого ранее не было оформленной трудовой книжки (ни бумажной‚ ни электронной).
Образец заявления:
Директору ООО "Пример" [ФИО директора] от сотрудника [Ваша должность] [Ваше ФИО полностью] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу открыть мне электронную трудовую книжку в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Постановлением Правительства РФ от № 796. Сведения о моем предыдущем трудовом стаже (при наличии): [Укажите‚ если есть: период работы‚ место работы‚ должность]. При этом прошу внести в нее сведения о приеме на работу в вашу организацию с [дата приема] в должность "[ваша должность]". Одновременно прошу выдать мне на руки бумажный документ‚ подтверждающий открытие ЭТК (информационное письмо/справку)‚ в соответствии с моим заявлением. Подпись: _____________ / [Фамилия И;О.] /
Ключевые моменты:
- Указать реквизиты работодателя и свои данные.
- Ссылаться на закон (ст. 66.1 ТК РФ) и Постановление № 796.
- Если у вас есть стаж с предыдущих мест работы‚ укажите их. Если нет — можно не указывать.
- Работодатель обязан открыть ЭТК в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу.
Заявление на восстановление сведений в электронной трудовой книжке
Если в вашей ЭТК отсутствуют сведения о периоде работы‚ который должен быть в ней отражен (например‚ работодатель не внес данные‚ или они утеряны в системе).
Директору [Название организации] [ФИО директора] от [Ваша должность] [Ваше ФИО полностью] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу восстановить в моей электронной трудовой книжке сведения о трудовой деятельности‚ которые отсутствуют или внесены некорректно. Период работы‚ требующий восстановления: С [дата начала] по [дата окончания] Место работы: [Название организации‚ ИНН] Должность: [должность] Основание для внесения сведений: [например‚ трудовая книжка СССР/РФ‚ приказ о приеме на работу‚ справка с места работы]. Приложения: Копия трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) на бумажном носителе (при наличии) – 1 л. Копия паспорта – 1 л. Копия СНИЛС – 1 л; Подпись: _____________ / [Фамилия И.О.] /
Важно: Для восстановления вам нужно предоставить работодателю документы‚ подтверждающие факт работы (трудовую книжку‚ приказы‚ справки). Работодатель обязан проверить документы и в течение 5 рабочих дней внести корректные сведения в ЭТК.
Заявление на выдачу дубликата бумажной трудовой книжки
Если у вас была бумажная трудовая книжка и она утеряна‚ испорчена‚ или вы хотите получить ее дубликат‚ даже имея ЭТК (для личного архива).
Директору [Название последней организации‚ где вы работали] [ФИО директора] от [Ваша должность на момент увольнения] [Ваше ФИО полностью] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне дубликат бумажной трудовой книжки в связи с ее утерей / порчей (нужное подчеркнуть). Сведения о последнем месте работы в вашей организации: С [дата приема] по [дата увольнения] Должность: [должность] Основание увольнения: [приказ № ... от ...]. Одновременно прошу внести сведения о моей трудовой деятельности в вашей организации в мою электронную трудовую книжку (при ее наличии) в соответствии с законодательством. Приложения: Квитанция об оплате госпошлины (если требуется) – 1 л. Копия паспорта – 1 л. Копия СНИЛС – 1 л. Справка об утере/сообщение о порче (если есть) – 1 л. Подпись: _____________ / [Фамилия И.О.] /
Важно:
- Дубликат бумажной книжки выдает последний работодатель‚ где вы работали на момент утери/порчи.
- Заявление подается в письменной форме.
- Выплата госпошлины (200 рублей на 2024 год) требуется только для дубликата бумажной книжки. Для ЭТК госпошлина не взимается.
- Срок изготовления дубликата — до 15 рабочих дней.
Общий алгоритм действий
- Определите‚ какой документ вам нужен: ЭТК‚ восстановление в ЭТК или дубликат бумажной.
- Подготовьте заявление по соответствующему образцу выше.
- Соберите приложения: копии паспорта‚ СНИЛС‚ документы о работе (трудовая книжка‚ приказы‚ справки).
- Оплатите госпошлину (только для дубликата бумажной книжки).
- Подайте заявление работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) лично под расписку или заказным письмом с уведомлением.
- Получите документ: справку об ЭТК‚ подтверждение о внесении записей или дубликат бумажной книжки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Мне 25 лет‚ я никогда не работал. Какая книжка будет?
При первом трудоустройстве вам откроют электронную трудовую книжку. Бумажную выдают только по заявлению.
У меня есть старая бумажная книжка СССР. Что с ней делать?
Сведения из нее должны быть перенесены в ЭТК. При устройстве на работу предъявите ее кадровику. Он внесет данные в электронный формат. Саму книжку вам вернут. Если она утеряна — восстановите дубликат через последнего работодателя‚ который ее выдавал.
Можно ли отказаться от электронной книжки и иметь только бумажную?
Нет. С 2021 года работодатель обязан открыть ЭТК. Вы можете получить бумажный документ‚ подтверждающий ее открытие (справку)‚ но основным юридическим документом является ЭТК в системе ЕГИССО.
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Через портал «Госуслуги» (требуется подтвержденная учетная запись) или через личный кабинет на портале ЕСИА. Также информацию могут предоставить в отделе кадров вашего текущего работодателя.
Главное‚ что нужно помнить: с 2021 года приоритет — электронная трудовая книжка. Заявления на ее открытие или восстановление — это стандартная процедура. Заявление на дубликат бумажной книжки требуется в более узких случаях (утрата‚ порча). Всегда уточняйте у кадровика вашего работодателя‚ какой именно документ вам нужен и в каком порядке действовать‚ так как внутренние регламенты могут незначительно отличаться.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных ситуациях (споры о стаже‚ утеря документов за давние годы) рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.