С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все работодатели обязаны вести трудовые отношения исключительно на основе электронных записей, если сотрудник не оформил письменный отказ от ЭТК. В этой статье вы найдете подробный образец заявления на переход на электронную трудовую книжку, а также разберем все нюансы оформления, правовые основания и практические шаги.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранится вся история трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие сведения. Все данные формируются работодателем и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР), где они хранятся в защищённой базе данных.
Преимущества ЭТК:
- Нет риска потери или порчи документа;
- Доступ к информации — 24/7 через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- Автоматическое формирование стажа для назначения пенсии;
- Упрощённая процедура при трудоустройстве — новый работодатель получает данные через систему взаимодействия с ПФР.
Обязательно ли переходить на ЭТК?
Нет, переход на электронную трудовую книжку — добровольный. Сотрудник имеет право:
- Оставить бумажную трудовую книжку (если не подал заявление об отказе);
- Перейти на электронную форму (подав заявление);
- Использовать оба варианта одновременно — если сотрудник не подал заявление, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную версии.
Важно! С 1 января 2026 года все новые сотрудники, устраивающиеся на работу, получают только электронные трудовые книжки. Бумажные книжки выдаются только тем, кто подал заявление об их сохранении.
Как правильно оформить заявление на переход на ЭТК?
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже приведён официальный образец заявления, соответствующий требованиям Трудового кодекса РФ и методическим рекомендациям ПФР.
Образец заявления на переход на электронную трудовую книжку
<b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b>
Я, <u>[ФИО полностью]</u>, паспорт: серия [XXXX] № [XXXXXX], выдан [кем и когда], СНИЛС [XXXX-XXXX-XXX], работаю в [наименование организации] в должности [должность] с [дата трудоустройства].
На основании части 5 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации и в целях обеспечения сохранности и доступности сведений о моей трудовой деятельности, прошу:
<ol>
<li>Прекратить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме с [дата, например: ].</li>
<li>Передать все сведения о моей трудовой деятельности, содержащиеся в бумажной трудовой книжке, в электронную форму в Пенсионный фонд Российской Федерации.</li>
<li>Вести мою трудовую деятельность исключительно в электронной форме (электронная трудовая книжка).</li>
</ol>
Прошу предоставить мне на руки бумажную трудовую книжку с отметкой о передаче сведений в электронный архив ПФР.
[ФИО расшифровка]Ключевые моменты при заполнении заявления:
- Обязательно указать ФИО полностью, как в паспорте;
- Указать СНИЛС — это ключевой идентификатор для передачи данных в ПФР;
- Указать дату прекращения ведения бумажной книжки — обычно это дата подачи заявления или следующий рабочий день;
- Заявление подписывается собственноручно;
- Указывается дата подачи.
Что происходит после подачи заявления?
- Работодатель получает заявление и в течение 10 рабочих дней обязан передать сведения о сотруднике в ПФР через специальную систему взаимодействия (форматы XML, через КриптоПро и т.п.).
- Пенсионный фонд обрабатывает данные и формирует электронную трудовую книжку в личном кабинете сотрудника на сайте es.pfrf.ru или на портале Госуслуги.
- Работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую книжку с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронную форму в ПФР. Дальнейшее ведение, в электронном виде.»
- Сотрудник может в любое время проверить свою ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или в ПФР.
Что делать, если сотрудник хочет вернуться к бумажной книжке?
С 2026 года возврат к бумажной трудовой книжке невозможен. После передачи данных в ПФР и формирования ЭТК, бумажная книжка становится архивным документом. Работодатель больше не ведёт её. Если сотрудник захочет получить информацию — он может распечатать выписку из ЭТК через Госуслуги или ПФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я подать заявление на ЭТК, если я работаю по совместительству?
Да. Заявление подаётся на основное место работы. Сведения о работе по совместительству также будут включены в ЭТК, если работодатель по совместительству передаст данные в ПФР (это его обязанность).
Нужно ли мне самому регистрироваться в ПФР для доступа к ЭТК?
Нет. Как только работодатель передаст ваши данные, ЭТК автоматически формируется в вашем личном кабинете на Госуслугах или на сайте ПФР. Вам нужно только авторизоваться с подтверждённой учётной записью.
Как проверить, что ЭТК уже создана?
Зайдите на сайт es.pfrf.ru → «Личный кабинет» → авторизуйтесь через Госуслуги. Если ЭТК есть — вы увидите все записи о трудовой деятельности.
Что делать, если в ЭТК есть ошибки?
Обратитесь к работодателю с письменным запросом. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней внести исправления и повторно передать обновлённые данные в ПФР.
Переход на электронную трудовую книжку — это не просто нововведение, а важный шаг к цифровизации социальной сферы. Заявление на ЭТК, простой, но критически важный документ, который влияет на вашу будущую пенсию, доступ к трудовым данным и удобство при смене работы.
Рекомендация: Подайте заявление на ЭТК как можно раньше — это позволит избежать скопления документов в последний момент перед 2026 годом и обеспечит полную прозрачность вашей трудовой истории.
Если у вас остались вопросы, обратитесь в бухгалтерию вашей организации или в ближайшее отделение Пенсионного фонда России. Сотрудники ПФР всегда готовы помочь с консультацией по электронным трудовым книжкам.
Важно помнить: ваша трудовая история — это ваше право. Электронная трудовая книжка делает её доступной, безопасной и вечной.