С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что с этой даты работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, а бумажные трудовые книжки выдаются только по заявлению работника․ Поэтому вопрос правильного оформления заявления на переход на электронную трудовую книжку становится особенно актуальным․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это официальный документ в виде записи в единой цифровой системе (на базе Социального фонда России), который содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина: приёмы, увольнения, переводы, награждения и т․д․ Она заменяет традиционную бумажную книжку, но не отменяет её полностью․
Ключевые особенности:
- Хранится в Социальном фонде России (СФР)․
- Работник может в любой момент получить выписку из неё (электронную или бумажную)․
- Работодатель не выдает физический бланк при переходе на ЭТК․
- Бумажная трудовая книжка, если она была, после подачи заявления остаётся у работника (её выдают на руки), но новые записи в неё не вносятся․
Когда и зачем подавать заявление?
Заявление подаётся работником работодателю в письменной форме․ Это необходимо для:
- Официального фиксирования вашего выбора в пользу электронного формата․
- Основания для работодателя прекратить внесение записей в бумажную книжку (если она у вас была)․
- Начала формирования вашей ЭТК в СФР․
Важно! Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, после подачи заявления вы должны получить её обратно на руки с записью о том, что новые сведения будут предоставляться в электронном виде․
Образец заявления на перевод на электронную трудовую книжку
Законодательство не устанавливает единой обязательной формы․ Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты и ясную формулировку․
Структура и обязательные элементы заявления:
- Шапка: «Директору (руководителю) организации [Название организации]», «От [Ваша должность]», «[Ваше ФИО]»․
- Заголовок: «Заявление»․
- Основная часть: Чёткое просьба о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК) с указания на соответствующие нормы закона․
- Дата и подпись: Дата составления, личная подпись, расшифровка подписи (ФИО)․
Пример текста заявления:
Директору ООО "Пример" От менеджера по продажам Иванова Ивана Ивановича Заявление Прошу перевести ведение сведений о моей трудовой деятельности на электронный формат (электронную трудовую книжку) в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ и статьёй 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․ Настоящим заявлением подтверждаю, что я ознакомлен(а) с тем, что после перехода на электронную трудовую книжку бумажная трудовая книжка (при её наличии) будет выдана мне на руки, и работодатель не будет вносить в неё дальнейшие записи․ При этом прошу обеспечить мне возможность бесплатного получения выписок из электронной трудовой книжки в соответствии с законодательством РФ․ _________________ / Иванов И․И․ /
Что делать после подачи заявления?
Для работника:
- Убедиться, что на вашем заявлении стоит входящий номер и дата приёта от кадровика или секретаря․
- Если у вас была бумажная трудовая книжка, получить её на руки․ В ней должна быть сделана последняя запись о том, что с [дата] сведения о вашей трудовой деятельности ведутся в электронном виде․ Пример записи:
[Дата] Подано письменное заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ․ С указанной даты сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде․ Подпись работника: _______________
- Хранить бумажную книжку (если она была) в надёжном месте․ Она остаётся вашим имуществом и может служить подтверждением стажа до момента полного перехода на ЭТК․
- Периодически (не реже раза в год) запрашивать выписку из ЭТК через портал Госуслуг или в отделении СФР для контроля за правильностью записей․
Для работодателя:
- Принять заявление, зарегистрировать его․
- В бумажную трудовую книжку (если она есть у сотрудника) внести последнюю запись по образцу выше и выдать её сотруднику под расписку в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них․
- Направить информацию о переходе на ЭТК в Социальный фонд России через сданную отчётность (СЗВ-ТД и др․)․
- В дальнейшем не вносить записи в бумажную книжку этого сотрудника, а формировать сведения только в электронном виде․
Полезные ссылки и образцы для скачивания
Для вашего удобства подготовлены проверенные образцы документов:
- Скачать образец заявления на переход на ЭТК (формат ․doc)
- Скачать образец записи в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК (формат ․doc)
- Текст Федерального закона № 439-ФЗ
- Трудовой кодекс РФ (статья 66․1)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отменить своё заявление и вернуться к бумажной книжке?
Да, вы можете в любой момент подать новое заявление о возврате к бумажному формату․ Но учтите, что работодатель уже не будет вести бумажную книжку, а вы должны будете самостоятельно вести её, получая выписки из ЭТК и внося записи самостоятельно (что неудобно и рискованно)․
Что, если работодатель отказывается принимать заявление?
Это нарушение ваших прав․ Вы можете направить заявление заказным письмом с уведомлением о вручении (это будет доказательством) или обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
Будут ли у меня две книжки: бумажная и электронная?
Нет․ После перехода ведётся только одна, электронная․ Бумажная книжка, если она была, становится просто архивным документом с историей до даты перехода․ Новые записи идут только в ЭТК․
Как проверить, что моя ЭТК создана и записи вносятся правильно?
Закажите выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись) или в отделении СФР․ Сверьте данные с вашими реальными трудовыми договорами и приказами․
Переход на электронную трудовую книжку, это необратимая и удобная для государства и работодателей тенденция․ Для работника же ключевой момент — правильно оформить и подать заявление, а также контролировать записи в своей ЭТК․ Используйте приведённые образцы, обращайте внимание на даты и формулировки, и ваша цифровая трудовая история будет в полном порядке․
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики на май 2026 года․ Перед подачей документов рекомендуется уточнить детали в отделе кадров вашей организации или у юриста․
Автор: Полезный помощник | Дата обновления: