С 2021 года в Российской Федерации действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Работник, желающий оформить ЭТК, подаёт письменное заявление работодателю․ Ниже представлен подробный разбор требований к такому заявлению, а также готовый образец, который можно скачать и заполнить под свои нужды․
Правовая основа
- Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» (в ред․ от );
- Постановление Правительства РФ от № 1845 «Об утверждении Порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 676н «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку»․
Согласно указанным нормативным актам, работник имеет право в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК, а работодатель обязан обеспечить его оформление в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления․
Кто может подать заявление?
- Все работники, состоящие в трудовых отношениях с организацией (включая удалённых, вахтовых и сезонных сотрудников);
- Лица, работающие по договорам ГПХ, если в договоре предусмотрено ведение трудовой книжки;
- Бывшие сотрудники, которым необходимо оформить ЭТК для последующего трудоустройства (заявление подаётся в последнее место работы)․
Что должно содержаться в заявлении?
Заявление составляется в произвольной форме, но должно включать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтруда № 676н:
- Реквизиты заявителя – ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации․
- Реквизиты работодателя – полное наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес․
- Дата подачи заявления․
- Просьба о переходе на электронную трудовую книжку – чётко сформулированное требование оформить ЭТК и (при необходимости) вернуть бумажную трудовую книжку․
- Подпись заявителя и расшифровка подписи․
- Приложения (при наличии) – копия паспорта, СНИЛС, трудовая книжка (если она ещё на руках)․
Образец заявления
Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и заполнить своими данными․ Все обязательные поля выделены жирным шрифтом․
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) «__» __________ 20__ г․, паспорт: серия № ____________, выдан _______________________ «__» __________ 20__ г․, СНИЛС: _______________________, проживающий(ая): ________________________________________________ работаю(ю) в Полное наименование организации (ИНН ____________, КПП ____________), должность: ________________________, структурное подразделение: ________________________․ Прошу оформить мне электронную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом от № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» и Постановлением Правительства РФ от № 1845․ Одновременно прошу вернуть мне бумажную трудовую книжку (если она находится на руках) после внесения в неё записи о подаче данного заявления․ Дата подачи заявления: «__» __________ 20__ г․ Подпись: ___________________ /Фамилия И․О․/ Приложения: Копия паспорта (страницы с фото и пропиской); Копия СНИЛС; Трудовая книжка (при наличии)․
После заполнения распечатайте документ, подпишите его и передайте в отдел кадров или непосредственно руководителю․ Рекомендуется оставить себе копию с отметкой о получении (входящий номер, дата, подпись ответственного лица)․
Как подать заявление?
- Лично в отделе кадров – получите расписку о принятии;
- Через внутренний электронный документооборот (если в организации настроен ЭДО) – подпишите электронной подписью;
- По почте с уведомлением о вручении – отправьте заказным письмом с описью вложения․
Срок рассмотрения заявления – не более трёх рабочих дней с даты его получения работодателем․
Что делать после одобрения заявления?
- Работодатель вносит запись в электронную трудовую книжку о приёме на работу (или о продолжении трудовой деятельности) и о подаче заявления на переход на ЭТК․
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя (например, 1С:ЗУП, «Контур․Труд»)․
- При необходимости работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент․
Полезные советы
- Перед подачей заявления проверьте актуальность своих данных в паспорте и СНИЛС – несоответствия могут привести к задержке․
- Если вы планируете продолжать пользоватся бумажной трудовой книжкой parallel с ЭТК, укажите в заявлении, что бумажный вариант нужен только для архивного хранения․
- Сохраните копию поданного заявления и подтверждение о его получении – это может понадобиться при спорах с работодателем или при обращении в трудовую инспекцию․
- В случае отказа работодателя оформить ЭТК без законных оснований вы имеете право обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд․
Статья актуальна на май 2026 года․ Законодательство может изменяться, поэтому перед подачей заявления рекомендуется уточнить текущие нормативные акты в отделе кадров или у юриста․