С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК); Теперь все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа исключительно в электронном виде, а граждане, желающие сохранить бумажную трудовую книжку, должны были подать соответствующее заявление до этой даты. Однако для тех, кто ещё не оформил переход, или для новых сотрудников, вступающих в трудовые отношения, подача заявления на переход на ЭТК остаётся актуальной и обязательной процедурой.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, перемещения, увольнения, награды и другие данные. Информация хранится в системе Социального фонда России (СФР) и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги или через личный кабинет на сайте СФР.

Зачем нужно подавать заявление?

Согласно законодательству РФ (Федеральный закон № 439-ФЗ от ), переход на электронную трудовую книжку осуществляется только по инициативе работника. Если вы не подадите заявление, ваш работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку. Однако с 2026 года все новые трудовые отношения оформляются только с электронной трудовой книжкой, если работник не заявил об обратном.

Кто может подать заявление?

• Работающие граждане, у которых ещё есть бумажная трудовая книжка;
• Новые сотрудники, поступающие на работу с 2020 года и позже;
• Граждане, которые хотят отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную форму учёта.

Какие документы нужны для подачи заявления?

Для подачи заявления на переход на ЭТК вам потребуется:

• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• Бумажная трудовая книжка (если она у вас есть — для внесения данных в ЭТК).

Образец заполнения заявления на переход на электронную трудовую книжку

Заявление можно подать в двух формах: в бумажном виде в отдел кадров или в электронном — через личный кабинет на портале Госуслуги. Ниже приведён официальный образец заполнения заявления в бумажном виде.

ЗАЯВЛЕНИЕ

о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме

Я, ФИО полностью: Иванов Иван Иванович
дата рождения:
паспорт: серия 45 07, номер 123456, выдан ОВД г. Москвы,
СНИЛС: 123-456-789 01
место работы: ООО «Ромашка»
должность: инженер-технолог

Заявляю:
Прошу перейти на ведение моей трудовой книжки в электронной форме в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от . Согласен на обработку персональных данных в целях формирования электронной трудовой книжки в системе Социального фонда Российской Федерации.

Подпись: _________________ /Иванов И.И./

Важные замечания при заполнении:

1. ФИО указывается полностью, как в паспорте, без сокращений.
2. Дата рождения указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Серия и номер паспорта пишутся цифрами, без пробелов и дефисов (например: 4507 123456).
4. СНИЛС указывается в полном виде: 123-456-789 01.
5. Название организации пишется точно как в учредительных документах.
6. Подпись ставится от руки — электронная подпись не требуется при подаче через кадровую службу.
7. Заявление подаётся в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй, с подписью и печатью возвращается сотруднику.

Что происходит после подачи заявления?

• Работодатель в течение 5 рабочих дней передаёт сведения о вас в Пенсионный фонд России (ПФР).
• ПФР формирует вашу электронную трудовую книжку и уведомляет вас через личный кабинет на Госуслугах.
• После формирования ЭТК вы можете получить выписку о трудовом стаже в любое время — онлайн, без посещения офисов.
• Бумажная трудовая книжка остаётся у вас как исторический документ, но новые записи в неё не вносятся.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да, но только до 31 декабря 2025 года. С 1 января 2026 года отказ от ЭТК невозможен для новых сотрудников. Те, кто уже имеет бумажную трудовую книжку, могут сохранить её, но только если подали соответствующее заявление до . После этой даты все новые трудовые отношения автоматически оформляются с ЭТК.

Как проверить, что ЭТК уже сформирована?

Вы можете проверить наличие своей электронной трудовой книжки:

1. Зайдите на портал Госуслуги → «Личный кабинет» → «Пенсия, пособия, льготы» → «Электронная трудовая книжка».
2. Или перейдите на сайт Пенсионного фонда: https://es.pfrf.ru → «Электронная трудовая книжка» → «Войти через Госуслуги».

Если вы видите свои данные — ЭТК уже создана. Если нет — обратитесь в отдел кадров вашей организации.

Важно помнить!

• Не подавайте заявление, если вы не уверены — после перехода на ЭТК бумажная книжка перестаёт быть официальным документом для учёта стажа.
• ЭТК нельзя потерять — она хранится в защищённой базе ПФР и доступна в любое время.
• ЭТК не требует ежегодного обновления, всё делает работодатель автоматически.
• Если вы работаете по совместительству — ЭТК формируется одна на всех местах работы.

Переход на электронную трудовую книжку — это шаг в будущее: удобно, безопасно, быстро и экологично. Образец заявления, приведённый выше, соответствует требованиям Пенсионного фонда РФ и может быть использован как шаблон для заполнения. Главное, не откладывайте подачу заявления, если вы хотите избежать лишних бюрократических процедур в будущем. ЭТК — это ваша цифровая история труда, которая всегда будет с вами, даже если вы смените город, работу или регион.

💡 Совет: сохраните копию заявления и получите подтверждение от работодателя. Это ваша страховка на случай споров о трудовом стаже.