Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – важный шаг для модернизации кадрового учёта. В статье подробно рассматриваем, как правильно оформить заявление на переход на электронные трудовые книжки в системе 1С, какие требования предъявляются и какие нюансы следует учитывать.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону «О труде», с 2020 года работники могут вести электронную форму своей трудовой книжки. В 1С:Зарплата и управление персоналом реализованы все необходимые функции для оформления такого перехода.
Нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ, ст. 64 – порядок ведения трудовых книжек.
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об электронном документообороте».
- Постановление Правительства РФ № 571 «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек».
Кто может перейти на ЭТК?
На переход на электронную форму могут претендовать:
- Сотрудники, впервые поступившие в организацию после .
- Рабочие, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, но желают перейти на её электронную форму.
- Внутренние совместители и штатные работники, у которых есть основание для изменения формы.
Как оформить заявление
Заявление может быть написано от руки или подготовлено в любой текстовой программе (в т.ч. в 1С). Главное – указать:
- ФИО сотрудника;
- Должность;
- Номер и серия текущей бумажной трудовой книжки (если имеется);
- Желаемую дату начала ведения электронной формы;
- Подпись и дату.
Пример заявления
Заявление о переходе на электронную форму трудовой книжки Я, Иванов Иван Иванович, работающий в организации «Пример» с года младшим специалистом отдела продаж, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат, начиная с года. Подпись: ______________________ Дата:
Пошаговая инструкция в 1С
- Подготовка документа – откройте модуль «Трудовое дело» → «Трудовая книжка».
- Создание нового типа документа – выберите «Заявление о переходе на ЭТК».
- Заполнение реквизитов – укажите ФИО, должность, номер текущей книжки, дату перехода.
- Подпись и отправка – подпишите электронно (или отпечатайте для подписи вручную) и отправьте заявление руководителю.
- Обработка в 1С – после согласования система автоматически создаст запись в электронной форме.
Какие документы приложить
- Копия текущей бумажной трудовой книжки (страницы с отметками о работе).
- Копия трудового договора (для подтверждения места работы).
- Приказ о приёме на работу (если требуется).
- Электронная подпись (по желанию) – ускоряет процесс согласования.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отменить переход? – Да, в любой момент сотрудник может запросить возврат к бумажной форме, подав соответствующее заявление.
- Как хранить электронную книжку? – ЭТК хранится в защищённом облачном хранилище, доступном только уполномоченным лицам.
- Какие сроки обработки заявления? – Обычно от 1 до 3 рабочих дней после получения полного пакета документов.
Преимущества электронной формы
- Удобный доступ к данным в любой момент.
- Сокращение риска потери или порчи бумажных документов.
- Автоматическое формирование отчетов для контролирующих органов.
- Быстрая интеграция с другими модулями 1С (Зарплата, Кадровый учет).
Переход на электронные трудовые книжки – современный и практичный способ ведения кадрового учета. Правильно составленное заявление на переход на электронные трудовые книжки 1С упрощает процесс согласования, ускоряет внедрение новой формы и обеспечивает соответствие требованиям законодательства.
Если у Вас возникнут вопросы по оформлению заявления или работе с 1С, обратитесь к нашему специалисту по кадровому сопровождению.