Дата составления:

Что представляет собой заявление на пересылку трудовой книжки?

Заявление — это письменное согласие работника, в котором он просит работодателя
направить его трудовую книжку (а также прилагаемые к ней документы: приказ об увольнении,
справку‑выписку и пр.) заказным письмом на указанный им адрес. Такое заявление
необходимо в тех случаях, когда работник не может получить книжку лично
(переезд, длительное отсутствие, удалённый регион и т.п.).

Когда требуется заявление?

• При увольнении, если работник находится в другом городе или за границей;
• При переводе в филиал/другую организацию, где невозможно вручную передать книжку;
• При необходимости отправки книжки в органы (например, в Пенсионный фонд) по инициативе работника;
• В случае, когда работник желает получить копию трудовой книжки, а оригинал будет отправлен по почте.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 80, 81) работодатель обязан в день увольнения

выдать работнику трудовую книжку. Если выдача невозможна, работник может
дать письменное согласие на её отправку заказным письмом. Такое согласие оформляется
в виде заявления, которое является основанием для действий работодателя.

Как правильно оформить заявление?

1. Шапка заявления – указывается название документа (Заявление), ФИО работника, должность, подразделение.
2. Текст заявления – чётко формулируется просьба о пересылке, указываются реквизиты получателя (полный адрес, почтовый индекс, телефон).
3. Основание – указывается причина (переезд, отсутствие возможности личного получения и т.д.).
4. Подпись и дата – документ подписывается работником и датируется.
5. При необходимости приложить копию паспорта (для подтверждения личности) и/или доверенность, если книжку получает представитель.

Образец заявления

Пошаговая инструкция отправки трудовой книжки работодателем

1. Получить от работника подписанное заявление и копию паспорта (при необходимости).
2. Сформировать акт передачи трудовой книжки (внутренний документ организации).
3. Упаковать книжку в конверт, приложив копию приказа об увольнении.
4. Отправить заказным письмом с объявлением о вручении через почтовое отделение
   (рекомендовано использовать «Отправление с объявлением о вручении»).
5. Сохранить копию почтовой квитанции и номер отслеживания в личном деле работника.
6. Уведомить работника (по телефону, e‑mail или СМС) о дате отправки и предоставить номер отслеживания.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку без заявления?

Нет. По закону работодатель может отправить книжку только после получения
письменного согласия работника (заявления) или доверенности.

Какой тип почтового отправления считается надёжным?

Рекомендуется использовать заказное письмо с объявлением о вручении или
рекомендованное отправление. Такие виды отправлений фиксируют факт получения
получателем и позволяют отследить перемещение.

Что делать, если получатель отказался принимать книжку?

Работодатель оформляет акт отказа в получении трудовой книжки, в котором
указывается причина отказа и подпись получателя (или его представителя). Копию акта
нужно вложить в личное дело работника.

Нужно ли платить работнику за пересылку?

Оплата расходов на пересылку обычно возлагается на работодателя, если иное не
установлено коллективным договором или локальными нормативными актами.

Приложения

• Бланк заявления (можно скачать в формате DOCX): скачать
• Акт передачи трудовой книжки – образец: скачать
• Инструкция по оформлению заказного письма (PDF): скачать

Важно: сохраняйте копию всех документов (заявление, акт, квитанцию) в личном деле
работника – это поможет избежать споров и подтвердит законность действий.