Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Зачем может понадобиться копия трудовой книжки
2. Правовая база
3. Кому и в каких случаях обязан выдать копию
4. Пошаговая инструкция по получению копии
5. Образец заявления (бумажный и электронный варианты)
6. Может ли работодатель отказать?
7. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
8. Часто задаваемые вопросы

Зачем может понадобиться копия трудовой книжки

Копия (или выписка) из трудовой книжки требуется в самых разных ситуациях:

• предоставление в консульство при оформлении визы;
• подача документов в банк (кредит, ипотека, открытие счета);
• участие в судебных разбирательствах, связанных с трудовыми спорами;
• оформление государственных пособий и соцстрахования;
• проверка стажа перед получением пенсии;
• при трудоустройстве в новую организацию, если прежний работодатель отказался выдать оригинал.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу копий трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ, статья 62 – работодатель обязан по требованию работника выдать заверенную копию трудовой книжки.
• Федеральный закон № 115‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 января 2026 г.) – устанавливает порядок получения сведений из ЭТК.
• Приказ Минтруда России от  № 123н «Об образцах заявлений и выписок из трудовых книжек».

Кому и в каких случаях обязан выдать копию

Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать копию трудовой книжки:

• по письменному или электронному запросу работника;
• в течение трёх рабочих дней с момента получения запроса (если иное не предусмотрено коллективным договором);
• при наличии подтверждения личности (паспорт, СНИЛС, ИНН).

Если работник отказался от бумажной формы и перешёл на электронную (ЭТК), копию можно получить через:

• портал Госуслуги;
• мобильное приложение «Электронная трудовая книжка»;
• личный кабинет работодателя (если он подключён к системе ЕТК).

Пошаговая инструкция по получению копии

Подготовка документов

1. Удостоверение личности (паспорт РФ или заграничный паспорт).
2. СНИЛС (для ускорения обработки в государственных сервисах).
3. Если запрос делается в электронном виде – доступ к Госуслуги (логин, пароль, подтверждение по СМС).

Формирование заявления

Заявление может быть оформлено в двух формах:

• бумажный вариант – печатный документ, подписанный от руки;
• электронный вариант – заполненная форма на портале Госуслуги или в личном кабинете работодателя.

Подача заявления

1. Если вы подаёте бумажный запрос – доставьте заявление в отдел кадров (или в бухгалтерию, если в организации так принято).
2. Для электронного запроса – зайдите в раздел «Трудовые книжки» → «Запрос копии» и загрузите скан паспорта.

Ожидание обработки

Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трёх рабочих дней. При запросе через Госуслуги срок может быть продлён до 5 рабочих дней.

Получение копии

• Бумажный вариант – в руки, с подписью и печатью работодателя.
• Электронный вариант – в личном кабинете в виде PDF‑файла, подписанного электронной подписью организации.

Образец заявления

Бумажный вариант

Заявление
 

Я, Иванов Иван Иванович, 
дата рождения , 
паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан «» г. отделом УФМС России по г. Москве, 
проживающий по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5,

прошу выдать мне заверенную копию (выписку) из моей трудовой книжки за период работы в вашей организации с  по .

Основание: статья 62 Трудового кодекса РФ.

Подпись ______________________ Дата __________

Электронный вариант (портал Госуслуги)

На портале необходимо заполнить следующие поля:

• ФИО заявителя;
• СНИЛС;
• Дата рождения;
• Серия и номер паспорта;
• Период, за который требуется копия (можно указать «весь период»);
• Цель получения (например, «для предоставления в банк»);
• Контактный телефон и e‑mail.

После отправки система автоматически генерирует запрос, который попадает в личный кабинет работодателя. Работодатель подтверждает запрос своей электронной подписью, и документ появляется в вашем личном кабинете в виде PDF‑файла.

Может ли работодатель отказать?

Отказ возможен только в строго ограниченных случаях:

• Отсутствие у работника подтверждения личности (не предоставлен паспорт, СНИЛС и т.п.).
• Если работник отказывается от бумажной формы и не имеет доступа к ЭТК (например, не зарегистрирован в системе Госуслуги).
• Если запрос оформлен не в соответствии с установленными формами (например, без подписи).

В остальных ситуациях отказ считается незаконным, и работник вправе обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 г. завершён переходный период по внедрению ЭТК. Теперь:

• Все новые трудоустройства (с ) фиксируются только в электронном виде.
• Сотрудники, отказавшиеся от бумажной формы, могут получать сведения о стаже через портал Госуслуги или мобильное приложение «ЭТК».
• Для получения копии из ЭТК необходимо подтвердить личность (паспорт + СНИЛС) и выбрать пункт «Скачать выписку».
• Полученный документ имеет юридическую силу, если подписан электронной подписью работодателя.

Часто задаваемые вопросы

1. Сколько стоит получение копии трудовой книжки? – По закону бесплатно. Платные услуги могут предлагать только частные компании, но они не имеют юридической силы без подписи работодателя.
2. Можно ли получить копию, если трудовая книжка утеряна? – Да. Работодатель выдаёт заверенную копию, а в случае полной утраты – дубликат, если в ней нет записей, требующих восстановления.
3. Как подтвердить, что копия действительно заверена? – На бумажном документе должна стоять подпись ответственного лица (директора, главы отдела кадров) и печать организации. В электронном документе – подпись квалифицированного сертификата ЭТК.
4. Можно ли получить копию в любой момент? – Да, работник имеет право запросить её в любое время, даже после увольнения.
5. Что делать, если работодатель не реагирует? – Сначала направьте письменный запрос с уведомлением о сроке (три рабочих дня). При отсутствии ответа – подайте жалобу в Трудовую инспекцию или в суд.