Увольнение — это всегда сложный процесс, который сопровождается множеством бюрократических процедур․ Одним из важнейших этапов расторжения трудового договора является выдача сотруднику его трудовой книжки․ Несмотря на повсеместный переход на электронный формат, вопрос получения бумажного документа остается актуальным для многих работников․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о получении трудовой книжки на руки при увольнении, какие нюансы существуют в 2026 году и зачем вообще нужно такое заявление․
Электронная или бумажная: ситуация в 2026 году
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что данные о трудовом стаже всех работников теперь в обязательном порядке передаются работодателем в электронном виде․ Однако это не означает, что бумажные трудовые книжки канули в лету․
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов все еще предусмотрено, если работник ранее не написал заявление об отказе от бумажной книжки․ Если сотрудник сохранил за собой право на бумажный документ, работодатель обязан вести его наравне с электронным․ Именно поэтому при увольнении работнику необходимо забрать не только свои данные в электронном виде, но и физический документ․
Зачем нужно заявление на выдачу трудовой книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения (последний рабочий день)․ В идеале это происходит автоматически: кадровик просто отдает документ на руки, а работник ставит подпись в журнале учета․ Однако на практике часто требуется письменное заявление․ Почему это происходит?
- Пересылка по почте: Если работник отсутствует в день увольнения (например, заболел или уехал) или просто не может лично забрать документ, работодатель не имеет права просто отправить книжку по почте без согласия сотрудника․ Заявление с просьбой переслать документ является законным основанием для отправки ценным письмом․
- Внутренний регламент компании: В некоторых организациях письменное заявление является обязательным элементом документооборота, гарантирующим, что кадровик не понесет ответственности за задержку выдачи, если работник не явился за документом вовремя․
- Совместительство: Если сотрудник работает в организации как штатный работник и как внутренний совместитель, при увольнении по одной из должностей может потребоваться отдельное заявление для внесения записей и выдачи документа․
Как правильно составить заявление?
Законом строгий шаблон или бланк такого заявления не предусмотрен․ Документ составляется на обычном листе бумаги формата А4․ Его можно написать от руки или набрать на компьютере в произвольной форме․ Главное правило, заявление должно содержать всю необходимую информацию для корректной выдачи документа и обязательно заверяться личной подписью автора․
Структура заявления
Несмотря на свободную форму, чтобы заявление имело юридическую силу и было принято отделом кадров, оно должно включать следующие элементы:
- Шапка (правый верхний угол):
- Должность руководителя организации и его ФИО;
- Наименование организации;
- ФИО работника;
- Должность и структурное подразделение работника․
- Название документа: Посередине строки пишется «Заявление»․
- Основная часть: Текст заявления, в котором формулируется просьба․ Обязательно указывается дата увольнения (последний рабочий день) и способ получения документа (лично или почтой)․
- Дата составления: Указывается внизу заявления․
- Подпись работника: Без личной подписи документ не имеет силы․
Образец заявления
Ниже представлен готовый пример заявления, который вы можете адаптировать под свою ситуацию․
Вариант 1: Личная выдача
Директору ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П․
Заявление
Прошу выдать мне мою трудовую книжку на руки в связи с увольнением по собственному желанию 22 мая 2026 года․ С обязанностью по получению трудовой книжки в день увольнения ознакомлен․
Петров / П․П․ Петров /
Вариант 2: Отправка по почте
Директору ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П․
Заявление
В связи с моим увольнением 22 мая 2026 года и невозможностью лично явиться за трудовой книжкой, прошу выслать мне трудовую книжку по почте ценным письмом с описью вложения по следующему адресу: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5․
Петров / П․П․ Петров /
Важные нюансы, о которых нужно помнить
- Ответственность работодателя: Если вы не забрали трудовую книжку в день увольнения, а заявления на пересылку не написали, работодатель обязан хранить ее у себя․ При этом он не несет ответственности за задержку выдачи, так как вы сами не явились за документом․
- Отзыв заявления: Организация вправе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, написавшим заявление об увольнении и впоследствии отозвавшим его, только в том случае, если на момент отзыва на ваше место в письменной форме не был приглашен другой работник․ Если вы отозвали заявление, необходимость в выдаче трудовой книжки отпадает․
- Акт приема-передачи: При личном получении документа обязательно проверьте все записи в трудовой книжке и расписайтесь в книге учета движения трудовых книжек․ Это ваша гарантия того, что документ получен без претензий․
Процесс получения трудовой книжки при увольнении в 2026 году хоть и опирается на новые цифровые реалии (ЭТК), но в части бумажного документа остался прежним․ Главное — не забывать о своих правах и обязанностях․ Своевременно написанное заявление о получении трудовой книжки на руки (или о ее пересылке) обезопасит вас от проблем с подтверждением стажа в будущем и избавит работодателя от лишних вопросов со стороны трудовой инспекции․