В 2026 году процесс ведения кадрового документооборота в России претерпел финальные изменения‚ связанные с полным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако вопрос бумажных документов и заявлений на их выдачу или внесение записей остается актуальным для многих сотрудников и работодателей. В этой статье мы подробно разберем‚ в какие сроки необходимо подавать заявление‚ как его правильно составить и какие нюансы появились в связи с завершением переходного периода.

Сроки подачи заявления: до какого числа?

Один из самых частых вопросов‚ который возникает у работников: «До какого числа нужно подать заявление?» Ответ на него зависит от конкретной ситуации‚ так как единой жесткой даты для всех случаев не существует.

При увольнении

Если вы увольняетесь‚ работодатель обязан выдать вам трудовую книжку (если она велась в бумажном виде и вы не перешли полностью на ЭТК ранее) или справку о трудовой деятельности (СТД-Р) в последний день работы.

• Специального заявления с указанием даты «до какого числа» писать не нужно.
• Факт увольнения и выдачи документов фиксируется в день расторжения трудового договора.
• Если вы не забрали книжку в день увольнения‚ работодатель обязан направить вам уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку его почтой.

При переходе на электронную трудовую книжку (исторический контекст и текущая ситуация)

Напомним‚ что активная фаза выбора между бумажной и электронной книжкой проходила в 2020–2021 годах.

• Сотрудникам‚ которые тогда не подали заявление о переходе на ЭТК‚ бумажная книжка продолжает вестись параллельно с электронной.
• В 2026 году‚ согласно данным о завершении переходного периода‚ новые сотрудники могут уже не получать бумажный бланк на руки‚ а вся информация вестись исключительно в цифровом виде.
• Если же речь идет о заявлении на восстановление записей или выдачу копии‚ сроки регулируются внутренними правилами организации и Трудовым кодексом РФ (обычно ответ дается в течение 3–5 рабочих дней‚ но конкретную дату подачи лучше уточнять в отделе кадров до наступления отчетного периода).

При приеме на работу

Заявление о приеме на работу пишется до начала выполнения трудовых обязанностей‚ обычно в первый рабочий день. Конкретной даты «до какого числа» в календаре нет, документ подается непосредственно при трудоустройстве.

Как правильно написать заявление: форма и образец

Законодательство РФ не утверждает строгого унифицированного бланка для заявления на выдачу трудовой книжки или заявления о приеме на работу. Документ составляется в произвольной форме. Его можно написать от руки или напечатать на компьютере.

Обязательные реквизиты документа

Чтобы заявление имело юридическую силу и было принято отделом кадров‚ в нем должны быть указаны:

Шапка документа:

• Полное наименование организации-работодателя (или ФИО ИП).
• Должность и ФИО руководителя‚ на имя которого пишется заявление.
• Должность и ФИО заявителя (сотрудника).

Заголовок: Посередине строки пишется слово «Заявление».
Основная часть:

• Четкая формулировка просьбы (например: «Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с увольнением» или «Прошу принять меня на работу…»).
• Указание причины (если требуется).
• Ссылка на прилагаемые документы (если есть).

Дата и подпись: Заявление должно быть датировано и собственноручно подписано автором.

Образец заявления (примерная форма)

> Генеральному директору ООО «Вектор»
> Иванову И.И.
> от менеджера Петрова П.П.
>> Заявление
>
> Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию. Дата увольнения, 22 мая 2026 года.
>
> г. _____________ /Петров П.П./

Важные нюансы 2026 года

В текущий период (май 2026 года) действуют следующие правила‚ основанные на завершении перехода к электронному формату:

• Приоритет электронного формата: Электронная трудовая книжка исключает риск потери сведений о стаже. Работодатели обязаны сдавать отчетность в Социальный фонд России (СФР‚ бывший ПФР) по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) при любом кадровом изменении (прием‚ перевод‚ увольнение).
• Отсутствие бумажного бланка у новых работников: Граждане‚ впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года‚ получают трудовую книжку только в электронном виде. Бумажный бланк им не заводится. Соответственно‚ заявление на «выдачу» бумажной книжки они написать не могут.
• Хранение бумажных книжек: Если сотрудник сохранил бумажную трудовую‚ она хранится у него на руках (при работе по совместительству или если он выбрал бумажный формат ранее) или у работодателя (если это основное место работы и выбран бумажный формат).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление позже установленного срока?
  
  При увольнении заявление об увольнении пишется за 2 недели (по общему правилу). Пропуск срока подачи заявления на выдачу трудовой книжки в день увольнения не лишает работника права получить документ позже‚ но может затянуть процесс.
• Нужно ли писать заявление‚ если трудовая электронная?
  
  Для ведения электронной трудовой книжки отдельное заявление от сотрудника обычно не требуется‚ согласие фиксируется при приеме на работу. Однако для получения справки СТД-Р (аналог выписки) сотрудник может написать заявление в свободной форме.
• Куда обращаться‚ если работодатель не выдает книжку?
  
  Необходимо направить письменное требование работодателю. В случае игнорирования — в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд. За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность.

Главное‚ что нужно помнить работнику в 2026 году: несмотря на цифровизацию‚ письменное заявление остается важным юридическим инструментом фиксации ваших отношений с работодателем. Пишите его четко‚ указывайте актуальную дату и обязательно оставляйте себе копию с отметкой о регистрации входящего документа. Это гарантирует защиту ваших прав и сохранность трудового стажа.