В 2026 году вопросы ведения трудовых книжек остаются актуальными для каждого работодателя и сотрудника․ Одним из важных моментов является ситуация, когда в основном документе о стаже заканчиваются страницы для записей․ В этом случае оформляется вкладыш․ Поскольку бланк вкладыша является документом строгой отчетности, он имеет определенную стоимость, которую, согласно законодательству, оплачивает работник․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на удержание стоимости вкладыша из заработной платы, и предоставим актуальный образец․

Правовые основы: кто платит за вкладыш?

Согласно действующему трудовому законодательству и правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан обеспечить наличие бланков трудовых книжек и вкладышей к ним․ Однако расходы на приобретение этих бланков возлагаются на работника․

Возмещение работником стоимости бланка трудовой книжки или вкладыша может производиться двумя способами:

• Путем внесения денежных средств в кассу организации или перечисления на расчетный счет․
• Путем удержания соответствующей суммы из заработной платы на основании письменного заявления работника;

Важно помнить, что удержание из зарплаты возможно только при наличии добровольного письменного согласия сотрудника, оформленного в виде заявления․ Без этого документа бухгалтерия не имеет права производить вычеты․

Когда требуется вкладыш?

Вкладыш вшивается в трудовую книжку в случае, если в одном из ее разделов (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждении») полностью заполнены все страницы․ Оформлением вкладыша занимается тот работодатель, у которого сотрудник работает на момент обнаружения нехватки страниц․

Ключевые моменты оформления:

1. Вкладыш недействителен без трудовой книжки, в которую он вшит․
2. На ьном листе вкладыша указывается дата его заполнения (а не дата заведения самой трудовой книжки)․
3. Вкладыш заверяется печатью организации и подписью ответственного лица․

Как составить заявление на удержание стоимости

Заявление пишется работником в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, чтобы быть принятым бухгалтерией․ Документ адресуется руководителю организации․

Структура заявления:

• Шапка: Указание должности и ФИО руководителя, а также должности и ФИО работника․
• Посередине строки пишется слово «Заявление»․
• Основная часть: Просьба о выдаче вкладыша и согласие на удержание его стоимости из заработной платы․ Желательно указать сумму (если она известна) или ссылку на прайс-лист организации․
• Дата и подпись: Обязательно указываются дата подачи документа и личная подпись сотрудника с расшифровкой․

Образец заявления на удержание стоимости вкладыша (2026 год)

Ниже представлен актуальный образец заявления, который можно использовать в качестве шаблона․

Порядок действий работодателя

После получения заявления от сотрудника работодатель должен выполнить следующие действия:

1. Зарегистрировать заявление в журнале входящей документации․
2. Издать приказ о выдаче бланка вкладыша сотруднику (если это требуется внутренними правилами учета)․
3. Внести запись о выдаче вкладыша в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․
4. Вшить вкладыш в трудовую книжку и сделать соответствующую запись в самой трудовой книжке (штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера)․
5. Передать копию заявления в бухгалтерию для производства удержания из зарплаты в ближайший день выплаты․

Частые вопросы

Можно ли удержать стоимость, если сотрудник уже уволился?
Нет, удержание из заработной платы возможно только в период трудовых отношений․ Если сотрудник увольняется, он должен оплатить бланк наличными в кассу или переводом до момента выдачи трудовой книжки на руки․

Что делать, если работник отказывается платить?
Работодатель не обязан выдавать бланк бесплатно․ Однако принудительно удерживать деньги без заявления нельзя․ В таких случаях рекомендуется предложить сотруднику внести деньги в кассу․

Нужно ли заверять вкладыш у предыдущего работодателя?
Нет, вкладыш оформляет и заверяет своей печатью тот работодатель, у которого трудовая книжка заполнилась․ Предыдущие места работы не участвуют в процессе оформления нового бланка․

Соблюдение правил оформления документации и своевременное составление заявлений на удержание стоимости позволит избежать конфликтов с работниками и вопросов со стороны проверяющих органов в 2026 году․