В процессе работы сотрудник может потребоваться вкладка в трудовую книжку – дополнительный лист, который заполняется, когда исчерпаны страницы основной трудовой книжки․ Чтобы оформить такой вкладыш и одновременно удержать его стоимость из заработной платы, работник подаёт заявление на удержание за вкладыш․ Ниже – подробный разбор всех аспектов этого процесса․
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям КонсультантПлюс, удержание стоимости вкладыша производится только по письменному заявлению работника․ Обязательства по возврату средств могут быть выполнены двумя способами:
- Удержание суммы из заработной платы;
- Получение наличных средств в кассу организации (перечисление на расчетный счет)․
Если первоначальная трудовая книжка или её вкладыш были испорчены не работодателем, удержание также допускается․
Когда требуется вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш оформляется, когда в книжке полностью заполнены:
- Все страницы соответствующего раздела;
- Один из разделов (например, «Сведения о трудовом месте»)․
После этого наниматель оформляет новый лист, который вшивается в книжку и заполняется в том же порядке, что и основной документ․
Как оформить заявление на удержание
Заявление должно содержать:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Номер и дату выдачи первой трудовой книжки;
- Сведения о повреждении/исчерпании первой книжки;
- Сумма, подлежащая удержанию (стоимость вкладыша);
- Подпись работника и дату․
Ниже – образец заявления (можно скопировать в Word или PDF)․
Заявление работника об удержании стоимости вкладыша в трудовую книжку Я, ________________________ (ФИО), паспорт: _______________, выдан _______________ (кем), выдан _______________ (дата)․ Прошу удержать из моего расчетного документа стоимость вкладыша в трудовую книжку в размере ___________ (словами: ____________) рублей в пользу ________________________ (название организации)․ Причиной удержания является необходимость получения нового вкладыша в связи с полным заполнением страниц первой трудовой книжки (номер __________, выдан __________)․ Подпись: ______________________ Дата: «__» __________ 20__ г․
Порядок подачи заявления в бухгалтерию
Работник заполняет форму заявления․
Подает её в отдел кадров или в бухгалтерию․
После получения заявления бухгалтерия оформляет удержание в системе расчета зарплаты․
При необходимости сотрудник может получить копию удержания и подтверждение о выплате в кассу․
Часто задаваемые вопросы
- Возврат средств? При удержании из зарплаты возврат возможен только по новому письменному заявлению․
- Можно ли удержать сумму без согласия работника? Нет, удержание требует письменного согласия (заявления) работника․
- Какой срок действия заявления? Оно действует до момента полного использования вкладыша; после его окончания требуется новое заявление, если требуется новый лист․
- Можно ли оформить вкладыш без удержания? Да, вкладыш может выдаваться бесплатно, но в этом случае стоимость не удерживается․
Пример оформления вкладыша
Вкладка оформляется по следующему шаблону (пример заполнения):
- Номер вкладыша: 001;
- Дата заполнения: «05» __________ 2026 г․;
- Раздел: «Сведения о трудовом месте»;
- Заполняются данные о новом месте работы, дате начала и т․д․
После заполнения вкладыш вшивается в трудовую книжку и заверяется печатью организации․
Заявление на удержание за вкладыш в трудовую книжку – обязательный документ, позволяющий юридически правильно оформить дополнительный лист и одновременно обеспечить возврат его стоимости․ Соблюдение установленного порядка и использование правильного образца заявления гарантирует отсутствие юридических рисков и плавное продолжение трудовой деятельности․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или в консалтинговую службу КонсультантПлюс․