Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно в ней работодатель фиксирует информацию о том‚ где‚ когда и кем работал человек‚ а также о его поощрениях‚ переводах и увольнениях. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы‚ а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат.
Зачем нужно заявление «Прошу завести трудовую книжку»?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации‚ работодатель обязан завести трудовую книжку на сотрудника‚ который проработал у него более пяти дней‚ если это для него основное место работы‚ и если у работника еще нет этого документа.
Однако просто так выдать бланк работодатель не имеет права — процедура требует письменного волеизъявления от работника. Для этого сотрудник должен написать соответствующее заявление со словами: «Прошу завести трудовую книжку». Это заявление служит основанием для покупки чистого бланка и внесения первой записи.
Когда необходимо заводить новую трудовую книжку?
- Первое трудоустройство: если человек впервые в жизни устраивается на работу.
- Утрата документа: если трудовая книжка утеряна‚ и работник не обратился за выдачей дубликата по предыдущему месту работы‚ он имеет право попросить завести новый документ у текущего работодателя.
- Непригодность документа: если трудовая книжка испорчена (например‚ залита жидкостью‚ порвана‚ обгорела)‚ и внесение новых записей в нее невозможно или затруднено. В графе 4 испорченного документа могут возникнуть сложности с указанием реквизитов приказов‚ поэтому часто целесообразнее завести новую.
Как правильно написать заявление?
Заявление не имеет строгой унифицированной формы‚ однако должно содержать ключевую информацию:
- Шапка: наименование организации‚ должность и ФИО руководителя‚ а также должность и ФИО заявителя.
- Название документа: Заявление.
- Текст: «Прошу завести трудовую книжку в связи с [указать причину: первичным трудоустройством / утратой / порчей предыдущего документа]».
- Дата и подпись работника.
Особенности для иностранных граждан
Отдельного внимания заслуживают работники с иностранными трудовыми книжками. Например‚ если у работника украинская трудовая книжка‚ в которой с 1998 года записи велись на украинском языке и дублировались на русском‚ российский работодатель не имеет права продолжать вести этот документ. В этом случае сотруднику необходимо написать заявление «Прошу завести трудовую книжку» российского образца. При этом стаж‚ подтвержденный иностранной трудовой книжкой‚ может быть учтен на основании предоставленных документов (справок‚ выписок из пенсионных фондов).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): цифровизация не стоит на месте
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. С 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки. Статистика впечатляет: уже более 12 млн работников подали заявление на ведение электронной трудовой книжки вместо бумажной‚ и еще почти 5 млн человек завели ее впервые.
Как заполнить и вести ЭТК?
В отличие от бумажного формата‚ работнику не нужно писать заявление «Прошу завести трудовую книжку» в классическом понимании‚ если речь идет о первичном трудоустройстве сейчас — электронный формат формируется автоматически в системе Социального фонда России (СФР) с первой отчетности работодателя (форма ЕФС-1).
Частые вопросы по ЭТК:
- Как ее заполнить? Работодатель вносит данные в электронную систему при приеме‚ увольнении или переводе сотрудника. Работник видит информацию в личном кабинете на портале Госуслуг.
- При увольнении как оформить? При увольнении работодатель подает в СФР соответствующие сведения с указанием даты и причины увольнения. Данные обновляются в системе автоматически.
Что делать‚ если бумажная трудовая книжка испорчена?
Частая проблема: трудовая книжка не потеряна‚ а испорчена (залита кофе‚ чернилами и т.д.). Как вносить записи в графе 4 в таком случае? Если текст читается‚ работодатель может продолжить ведение‚ сделав пометку или приложив копию приказа. Но если ветхость бланка не позволяет вести записи‚ работодатель обязан выдать дубликат. В дубликат вносятся только те сведения‚ которые можно подтвердить документально (приказами‚ справками с прошлых мест работы).
Выдача трудовой книжки на время
Бумажная трудовая книжка, документ строгой отчетности и должна храниться у работодателя. Однако бывают исключения. Сотруднику на время надо выдать его бумажную трудовую книжку‚ если она ему необходима для оформления пенсии и других подобных выплат. Для этого работник пишет заявление‚ работодатель выдает документ под роспись‚ а после предоставления документа в соответствующие органы (например‚ в Социальный фонд) работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю.
Будущее трудовых книжек
Мнения экспертов и чиновников разделяются. Так‚ глава Федерации независимых профсоюзов России М. Шмаков согласен‚ что трудовые книжки изжили себя‚ и их надо отменять. Но он подчеркивает‚ что делать это нужно только после того‚ как появится другой‚ надежный документ‚ который будет удостоверять трудовой стаж и будет необходим для всех процедур. Пока же бумажный и электронный форматы существуют параллельно‚ и право выбора остается за работником.
Процедура заведения трудовой книжки по заявлению «Прошу завести трудовую книжку» — это важный юридический шаг‚ который защищает права работника на подтверждение его стажа и опыта. Независимо от того‚ заводите ли вы бумажный документ из-за его утраты или порчи‚ или же переходите на электронный формат‚ важно следить за корректностью вносимых записей и сохранностью данных о вашем профессиональном пути.