В 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России подходит к своему логическому завершению. Однако вопросы, связанные с бумажными трудовыми книжками, по-прежнему актуальны для тех сотрудников, кто ранее не отказался от их ведения. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на ведение трудовой книжки, какие сроки установлены законом и что делать, если вы пропустили дедлайн.

Контекст 2026 года: Бумажная vs Электронная трудовая

С 1 января 2026 года в России завершается основной переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что по умолчанию для всех новых сотрудников и тех, кто ранее не выбирал формат, стаж фиксируется исключительно в электронном виде.

Тем не менее, законодательство предусматривает возможность одновременного применения электронного и бумажного вариантов. Это актуально в двух основных случаях:
Сотрудник ранее подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
Сотрудник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (выписку) и хочет продолжать вести бумажный вариант параллельно.

> Важно: Если работник не писал заявление об отказе от бумажной книжки до окончания переходного периода, работодатель обязан был продолжить ее ведение наряду с электронной, пока сотрудник не примет окончательное решение.

Когда необходимо писать заявление?

Заявление на ведение (или продолжение ведения) трудовой книжки требуется в следующих ситуациях:

• При приеме на работу: Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и он хочет, чтобы работодатель продолжал вносить в нее записи.
• При восстановлении утраченного документа: Если трудовая книжка была утеряна или повреждена не по вине работника, и он просит завести новую.
• При изменении решения: Если сотрудник ранее выбрал только электронную версию, но в предусмотренных законом случаях решил вернуться к бумажному формату (хотя после 2026 года возможности для обратного перехода сильно ограничены и регулируются специальными нормами).

Сроки подачи заявления

Соблюдение сроков — критически важный аспект кадрового делопроизводства.

Для новых сотрудников: Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (продолжить вести бумажную или перейти на электронную) подается при приеме на работу.

• Если сотрудник хочет, чтобы бумажная книжка велась дальше, он должен подать соответствующее заявление.
• Если заявление не подано, по умолчанию считается, что работник выбрал электронную трудовую книжку (для тех, кто трудоустраивается впервые после 2021 года, бумажная не заводится вообще).

Срок рассмотрения: Работодатель обязан рассмотреть заявление и издать соответствующий приказ в кратчайшие сроки, обычно в течение 3-5 рабочих дней, чтобы успеть внести первую запись при приеме или увольнении.

Особый случай (опоздание с заявлением): Если сотрудник не подал заявление о выборе формата в установленный переходный период, работодатель продолжает вести бумажную трудовую, если она была заведена ранее, до момента, пока сотрудник не напишет заявление об отказе от нее. Однако, если речь идет о первичном приеме, отсутствие заявления о ведении бумажной версии означает автоматический переход на ЭТК.

Как правильно составить заявление: Инструкция и образец

Законом не утверждена унифицированная форма заявления. Оно пишется в произвольной форме от руки или печатается на компьютере. Документ должен быть адресован руководителю организации.

Обязательные реквизиты документа:

• Шапка: Должность, ФИО руководителя и название организации (кому), а также должность и ФИО сотрудника (от кого).
• Заголовок: Посередине строки пишется слово «Заявление».
• Текст: Четкая формулировка просьбы (например, «Прошу продолжить ведение моей бумажной трудовой книжки…»).
• Приложения: Упоминание о прилагаемой трудовой книжке (если она передается работодателю).
• Дата и подпись: Обязательно собственноручная подпись автора и дата составления.

Образец заявления (2026 год)

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера Петровой А.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продолжить ведение моей бумажной трудовой книжки серии ТК № 1234567 одновременно с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Бумажную трудовую книжку прилагаю.

15 мая 2026 г. ____________ /Петрова А.И./

Алгоритм действий после подачи заявления

Регистрация: Заявление регистрируется в журнале входящей документации организации.
Резолюция: Документ направляется руководителю для получения резолюции.
Приказ: На основании заявления издается приказ о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (если это требуется внутренними правилами учета).
Внесение записи: В бумажную трудовую книжку вносится запись о приеме на работу в общем порядке. Параллельно сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) для формирования электронной версии.

Часто задаваемые вопросы

Что будет, если не подать заявление?

Если вы устраиваетесь на работу в 2026 году и у вас уже есть бумажная трудовая, но вы не написали заявление о желании ее продолжать вести, работодатель будет формировать вашу трудовую историю только в электронном виде; Бумажный документ останется у вас на руках, и новые записи в него вноситься не будут.

Можно ли изменить решение позже?

После завершения переходного периода (к 2026 году) возможности изменить выбор формата трудовой книжки крайне ограничены. Как правило, выбор, сделанный при первом трудоустройстве в период перехода, является окончательным. Вернуться к бумажному варианту можно только в случаях, предусмотренных специальными постановлениями правительства, либо если бумажная книжка уже велась параллельно.

Нужна ли печать на заявлении?

Нет, заявление пишется сотрудником и подписывается им. Печать организации на заявлении не ставится. Печать (или электронная подпись) ставится на самой трудовой книжке при внесении записей.

В 2026 году вопрос выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой требует внимательного отношения. Если для вас важно сохранение бумажного носителя как основного документа, подтверждающего стаж, убедитесь, что вы подали соответствующее заявление на ведение трудовой книжки сразу при приеме на работу. Помните, что несвоевременная подача документа может привести к тому, что ваш стаж будет фиксироваться исключительно в цифровом формате, а бумажная книжка останется без новых записей.

Всегда проверяйте наличие своей подписи и даты на копии заявления, остающейся у работодателя, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.