В современной системе трудового учета в России важную роль играет выбор формата ведения трудовой книжки. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат продолжает оставаться актуальным для многих работников. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить заявление на ведение трудовой книжки в бумажном формате, какие документы для этого необходимы и на что следует обратить особое внимание.

Что такое бумажная трудовая книжка и когда она актуальна

Бумажная трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Она ведется работодателем и хранится у него до момента выдачи работнику при увольнении.

Согласно действующему законодательству:

• Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2020 года, имеют право выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажный или электронный.
• Работники, начавшие трудовую деятельность с 1 января 2021 года, ведут трудовую книжку только в электронном формате. Для них бумажный вариант не предусмотрен.
• Работники, выбравшие бумажный формат до 31 декабря 2020 года, могут продолжать использовать бумажную трудовую книжку, если своевременно подали соответствующее заявление.

Правовые основы: что говорит закон

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:

1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, внес изменения в Трудовой кодекс РФ, введя понятие электронной трудовой книжки.
2. Статья 66.1 Трудового кодекса РФ, определяет порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном формате.
3. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2020 г. № 549 — устанавливает правила ведения и хранения электронных трудовых книжек.
4. Приказ Минтруда России от 10 октября 2016 г. № 557н — содержит инструкцию по заполнению бумажных трудовых книжек.

Когда необходимо подавать заявление на бумажную трудовую книжку

Заявление на ведение трудовой книжки в бумажном формате необходимо подать в следующих случаях:

• При первом трудоустройстве до 1 января 2020 года, если вы хотите сохранить бумажный формат.
• При смене работодателя, если вы ранее выбрали бумажный формат и хотите его сохранить.
• При желании перейти с электронного формата на бумажный (если ранее вы уже перешли на ЭТК).

Срок подачи заявления, до 31 декабря 2020 года. После этой даты возможность выбора была утрачена, и все новые трудовые книжки ведутся только в электронном формате.

Как правильно составить заявление

Заявление о предоставлении бумажной трудовой книжки составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

Обязательные элементы заявления:

1. Шапка: наименование организации, должность и ФИО руководителя.
2. Название документа: «Заявление».
3. Текст: просьба о ведении трудовой книжки в бумажном формате с указанием ФИО, даты рождения, паспортных данных.
4. Дата и подпись: заявление подписывается лично работником с расшифровкой подписи.

Куда и как подать заявление

Заявление подается:

• Непосредственно руководителю организации (директору, генеральному директору и т.д.).
• В отдел кадров или службу персонала.
• Через канцелярию организации (если есть соответствующая процедура).

Рекомендуется:

• Подать заявление в двух экземплярах.
• На втором экземпляре получить отметку о принятии с указанием даты, номера входящего документа и подписи ответственного лица.
• Сохранить копию заявления у себя (для личного архива).

Что происходит после подачи заявления

После получения заявления работодатель обязан:

1. Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
2. Продолжать вести трудовую книжку в бумажном формате.
3. Принимать меры по надлежащему хранению документа.

Работодатель не вправе отказать в ведении бумажной трудовой книжки, если заявление подано в установленный срок (до 31 декабря 2020 года) и соответствует требованиям законодательства.

Можно ли изменить решение позже

Да, работник может изменить свое решение и перейти на электронный формат ведения трудовой книжки. Для этого необходимо:

1. Подать новое заявление о переходе на электронный формат.
2. Работодатель внесет соответствующую запись в трудовую книжку.
3. С этого момента ответственность за ведение и хранение трудовой книжки переходит к работодателю в электронном формате.

Однако обратный переход с электронного на бумажный формат возможен только в исключительных случаях и требует дополнительных согласований.

Что делать, если работодатель отказывает в ведении бумажной трудовой книжки

Если работодатель отказывается принимать заявление или не вносит соответствующие записи, необходимо:

1. Написать письменное обращение к руководителю организации с требованием соблюдения трудового законодательства.
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой.
3. При необходимости — обратиться в суд для защиты своих прав.

Заявление в ГИТ можно подать:

• Через официальный сайт Роструда.
• По почте.
• Лично в территориальном отделении.

Образцы и шаблоны заявлений

Для удобства мы приводим несколько образцов заявлений:

Образец 1. Заявление о ведении бумажной трудовой книжки

Образец 2. Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки при смене работодателя

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли подать заявление в электронном виде?

Ответ: Нет, заявление о ведении бумажной трудовой книжки должно быть написано от руки или напечатано, но обязательно подписано собственноручно. Электронная форма не допускается.

Вопрос 2. Что делать, если я не подал заявление до 31 декабря 2020 года?

Ответ: Если вы не подали заявление в установленный срок, ваша трудовая книжка будет вестись только в электронном формате. Возможность выбора бумажного формата утрачена.

Вопрос 3. Могу ли я получить бумажную трудовую книжку при увольнении, если она велась в электронном формате?

Ответ: Нет, если трудовая книжка велась в электронном формате, при увольнении вам выдадут не саму книжку, а выписку из нее (СТД-Р) в бумажном формате.

Вопрос 4. Как проверить, что моя трудовая книжка ведется в бумажном формате?

Ответ: Вы можете обратиться к работодателю с просьбой предоставить выписку из трудовой книжки или лично убедиться в наличии бумажного документа.

Вопрос 5. Что делать, если работодатель потерял мою бумажную трудовую книжку?

Ответ: Работодатель обязан восстановить утерянную трудовую книжку в течение 15 дней. Если этого не происходит, обратитесь в ГИТ или суд.

Выбор формата ведения трудовой книжки — это важное решение, которое влияет на всю дальнейшую трудовую деятельность. Для работников, начавших трудовую деятельность до 2021 года, сохранение бумажного формата возможно только при своевременной подаче соответствующего заявления.

Помните:

• Заявление должно быть подано до 31 декабря 2020 года.
• Документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
• Работодатель не вправе отказать в ведении бумажной трудовой книжки, если заявление подано корректно.
• При возникновении проблем с работодателем можно обратиться в Государственную инспекцию труда или суд.

Своевременное и правильное оформление заявления позволит сохранить привычный формат трудовой книжки и избежать возможных проблем в будущем.