Ведение трудовой книжки – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Работодатель обязан вести трудовую книжку (или электронную трудовую книжку – ЭТК) каждого сотрудника, фиксировать в ней сведения о трудовой деятельности, отпусках, увольнении и т.д.
Для оформления всех изменений в трудовой книжке сотруднику необходимо подать заявление. Ниже подробно рассмотрены:
- какие виды заявлений бывают;
- какой закон регулирует их оформление;
- какой порядок заполнения;
- примеры готовых образцов.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62‑66) и Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках», заявление на ведение (ведение, изменение, восстановление) трудовой книжки может быть составлено в любой произвольной форме. Закон не предписывает обязательный шаблон, однако рекомендуется использовать стандартный бланк, чтобы ускорить процесс рассмотрения.
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Поэтому в большинстве организаций сейчас используется электронный формат, но традиционный бумажный вариант всё ещё применяется в некоторых отраслях.
Виды заявлений, связанные с трудовой книжкой
- Заявление о приёме на работу – документ, в котором будущий сотрудник просит оформить трудовую книжку и внести запись о начале трудового стажа.
- Заявление об отпуске – используется для внесения в книжку записи о предоставленном отпуске.
- Заявление об увольнении – просит оформить запись о прекращении трудовых отношений.
- Заявление о восстановлении трудовой книжки – в случае утери, порчи или уничтожения.
- Заявление о переводе в электронный формат (ЭТК) – просит перевести бумажную книжку в электронную.
Как правильно оформить заявление
Хотя закон не требует фиксированного шаблона, в практике принято соблюдать следующую структуру:
- Шапка – название организации, её реквизиты, дата.
- Обращение – к руководителю (директору, начальнику отдела кадров).
- Текст заявления – чётко сформулированная просьба.
- Перечень приложений (если есть).
- Подпись и расшифровка подписи сотрудника.
Все пункты могут быть размещены на обычном листе формата А4. При необходимости заявление может сопровождаться копиями документов (паспорт, трудовой договор, справка о зарплате и т.д.).
Образцы заявлений
Образец заявления о приёме на работу (введение в трудовую книжку)
ООО «Пример» ИНН 1234567890, КПП 123456789 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1 г. Руководителю ООО «Пример» _____________________ Ф.И.О. От ___________________________ (Ф.И.О. полностью) паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан г. УФМС России по г. Москве трудовой договор № 12/2026 от г. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу оформить и вести мою трудовую книжку (или электронную трудовую книжку) в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках». Прошу внести запись о начале трудового стажа с г. Приложения: Копия паспорта. Трудовой договор. _____________________ (подпись)
Образец заявления об отпуске (внесение записи в трудовую книжку)
ЗАО «Тест» ИНН 9876543210, КПП 987654321 Адрес: 654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Тестовый, д.2 г. Начальнику отдела кадров _____________________ Ф.И.О. От ___________________________ (Ф.И.О. полностью) должность: инженер‑технолог таб. № 45 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней с г. по г. и внести соответствующую запись в мою трудовую книжку (ЭТК). Приложения: Справка о наличии отпускных дней. _____________________ (подпись)
Образец заявления об увольнении (закрытие записи в трудовой книжке)
ИП Иванов И.И. ИНН 1122334455 Адрес: 777777, г. Казань, ул. Увольнительная, д.3 г. Директору ИП Иванов И.И. _____________________ Ф.И.О. От ___________________________ (Ф.И.О. полностью) должность: бухгалтер таб. № 12 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу уволить меня по собственному желанию с г. и оформить запись об увольнении в моей трудовой книжке (ЭТК). Приложения: Копия трудового договора. Справка о заработной плате. _____________________ (подпись)
Образец заявления о переводе в электронный формат (ЭТК)
АО «Электрон» ИНН 5566778899, КПП 556677889 Адрес: 101000, г. Москва, ул. Цифровая, д.5 г. Руководителю АО «Электрон» _____________________ Ф.И.О. От ___________________________ (Ф.И.О. полностью) должность: системный администратор таб. № 77 ЗАЯВЛЕНИЕ В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) и внести все текущие записи в систему. Приложения: Копия текущей бумажной трудовой книжки. _____________________ (подпись)
Полезные рекомендации
- Проверяйте реквизиты организации – в шапке заявления указывайте полные наименования, ИНН, КПП и адрес.
- Указывайте точные даты – от даты начала работы до даты увольнения, даты отпуска и т.д.
- Не забывайте о приложениях – без копий паспорта, трудового договора и справок заявление может быть отклонено.
- Подпись и расшифровка обязательны. При подаче электронного заявления подпись ставится в виде сканированного изображения или через электронную подпись (ЭП).
- Сохраняйте копию – сделайте фото или скан заявления и приложений для собственного архива.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли использовать какой‑то специальный бланк?
Нет. Закон не требует обязательного бланка. Можно написать заявление от руки или в текстовом редакторе на обычном листе А4. Тем не менее, многие организации предоставляют собственные шаблоны, которые ускоряют процесс.
Как оформить заявление, если я работаю удаленно и у меня нет бумажной трудовой книжки?
В таком случае подайте заявление о переводе в электронный формат (ЭТК). Данные вносятся в государственную информационную систему, а вам предоставляется доступ к личному кабинету.
Как быстро будет обработано заявление?
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней. При переводе в ЭТК процесс может занять меньше времени – обычно 1‑2 дня.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Необходимо подать заявление о восстановлении трудовой книжки, приложив копию паспорта и заявление от работодателя о подтверждении стажа.
Заявление на ведение (внесение, изменение, закрытие) трудовой книжки – простой, но важный документ, который помогает фиксировать ваш трудовой стаж и права. Несмотря на отсутствие обязательного шаблона, использование стандартного образца ускоряет процесс согласования и минимизирует риск ошибок.
С 2026 года большинство компаний перешли на электронные трудовые книжки, что делает процесс более удобным и прозрачным. Тем не менее, традиционный бумажный вариант остаётся актуальным, поэтому знание правил оформления заявлений будет полезно в любой ситуации.
Скачать готовые шаблоны заявлений (в формате DOCX) можно на специализированных юридических порталах, например, Docspapers.ru или Домашний‑юрист.ру. Все шаблоны бесплатны и не требуют регистрации.